Turboantrieb für die Zusammenarbeit

AVL, das weltweit führende Unternehmen für Antriebstechnik, schafft mit Accellion sowohl für seine internen als auch externen Mitarbeiter eine sichere, mobile File-Sharing-Umgebung – bei Datenbergen, die sich alle zwei bis drei Jahre verdoppeln. [...]

Neben anderen proprietären Tools setzte AVL für das gemeinsame Nutzen großer Dateien und verschlüsselter Verbindungen mit seinen Entwicklungspartnern bisher SFTP ein. Doch AVL sah sich mit einem zunehmenden Risiko für Datenverlust konfrontiert, insbesondere durch das wachsende Angebot an kostenfreien, für den Privatgebrauch gedachten Online-Speichern.

Um auf eine integrierte und sichere Methode für die externe Zusammenarbeit mit Kunden, Partnern und Lieferanten bauen zu können, hatte AVL zuvor ein auf SharePoint basiertes Extranet erstellt. Dies hatte jedoch ein Dateigrößenlimit von zwei GB. Zudem hielt die zugrunde liegende Komplexität das IT-Team davon ab, den Benutzern Optionen für die Selbstverwaltung anzubieten. Das führte jedoch zu wochenlangen Verzögerungen bei der Bearbeitung der Anfragen von anderen Standorten und Auftraggebern. Während sich einige Projekte über Jahre ausdehnen können, dauern viele andere lediglich einen Monat. Das Unternehmen benötigte also eine Lösung, die den administrativen Overhead beseitigen würde.

Da bei AVL weltweit verteilte Entwicklungsteams und Niederlassungen unterschiedliche Speicher- und Content- Management-Systeme nutzen, wollte das Unternehmen künftig nur eine verteilte und robuste Lösung einsetzen. Zudem sollte auch die existierende Microsoft-Umgebung unterstützt werden, sodass die Kollaboration verbessert und der bislang damit verbundene Zeit- und Kostenaufwand reduziert würde. Entsprechend musste eine Lösung gefunden werden, die sich nahtlos mit unterschiedlichen Versionen von SharePoint (2010, 2013 und Office 365), verteilten File-Systemen und Outlook integrieren lässt, mobile Plattformen sowie Windows 7 und 8 unterstützt und ein neues Modell für den weltweiten Zugriff und die Synchronisation von Dateien bietet.

Als weitere große Hürde erwies sich, dass sich die bei AVL gespeicherten Datenmengen alle zwei bis drei Jahre verdoppeln. Es war also entscheidend, eine Plattform zu finden, die sowohl das gemeinsame Nutzen riesiger Mengen von Content, als auch sehr große Dateien bewältigen kann. Denn neben der Vermarktung von Simulationsmethoden, die für das Testen von Motoren und Fahrzeugen erforderlich sind, entwickelt und optimiert das Unternehmen zahlreiche Antriebssysteme. Die von AVL entwickelte Simulationssoftware dient dem Design und der Optimierung von Antriebssystemen, und die dabei produzierten Daten, Modelle und Videos können eine Dateigröße von mehr als 60 GB erreichen – ein Umfang, den die meisten Online-Content-Management-Systeme nicht unterstützen können.

Zunächst zog AVL Lösungen seiner Storage-Anbieter EMC und NetApp in Erwägung. Nach umfassenden Untersuchungen kam man jedoch zu dem Schluss, dass keiner von beiden ihre Geschäftsanforderungen erfüllen konnte und zudem die Mobile-Lösungen beider Unternehmen noch in einer frühen Entwicklungsphase und kein integraler Bestandteil der Lösungsangebote waren. „Wir entschieden, dass wir Experten für den sicheren Datenaustausch zwischen verschiedenen Speicherorten finden mussten und überall dort, wo wir hinschauten, tauchte Accellion als Antwort auf“, so Thomas Fischer, Spezialist für die IT Infrastruktur-Analyse und bei AVL für das User Management und den externen Datenzugriff verantwortlich. „Wir schlugen die Strategie eines Machbarkeitsbeweises ein, um zu prüfen, ob die Lösung wirklich so gut war, wie es die YouTube-Videos zeigten – und wir waren überrascht, dass das – anders als bei anderen Anbietern – tatsächlich so war“, so Fischer. „Accellion hakte unsere komplette Wunschliste ab und der Pre-Sales-Support war auf einem derart hohen Niveau, dass er ein wichtiger Faktor bei unserer Entscheidung für Accellion war.“

Das IT-Team war überrascht zu sehen, wie schnell die ersten Anwender das System annahmen. Die Pilotphase war so erfolgreich, dass die Testanwender davon abgehalten werden mussten, ständig weitere, externe Mitarbeiter zur Unterstützung ihrer Projekte hinzuzufügen, noch bevor Accellion überhaupt vollständig implementiert war. Nach dem Rollout der Lösung an alle Mitarbeiter wurde Accellion nach nur zwei bis drei Wochen zum integrierten Bestandteil der täglichen Arbeitsabläufe. Die Mitarbeiter hatten sich zudem einen Weg gewünscht, über Mobiltelefone und ohne VPN auf Inhalte zugreifen zu können. Mit der Accellion-App ist dies möglich, und die Benutzer begannen sehr schnell, diese Applikationen zu nutzen, um mit internen und externen Partnern zusammen zu arbeiten – von welchem Standort aus auch immer.

„Wir hatten während des gesamten Roll-Outs nicht einen Grund zur Klage. Die Mitarbeiter waren begeistert, dass sie nicht nur über Mobilgeräte auf Inhalte zugreifen, sondern aus der Accellion-App heraus auf jedem Endgerät auch Office-Dokumente bearbeiten konnten. Tatsächlich haben uns viele gesagt, dass sie nicht mehr wissen, wie sie bisher ohne diese Lösung zurecht gekommen sind“, so Fischer.

Das IT-Department war mit Accellion nicht weniger zufrieden als die Endanwender. Aus Sicherheitsgründen hatte die IT gefordert, dass die Lösung den Einsatz von LDAP-Zugriff und Microsoft Active Directory authentifizieren sollte, sodass für sehr sensitive Projekte eine optionale 2-Faktor-Authen­tifizierung gegeben ist. Sie waren au­ßerdem zufrieden mit der In-house Private-Cloud-Implementierung, was ihnen eine bessere Kontrolle über die Geschäftsdaten an die Hand gab. Eine der Niederlassungen des Unternehmens hatte Box als Alternative eingesetzt, doch AVL war nicht damit einverstanden, dass vertrauliche Daten in einem externen Public-Cloud-Service hinterlegt wurden. Jetzt arbeiten die Partner über Accellion mit AVL zusammen. Die wichtigsten Server bei AVL werden vor Ort in Österreich eingesetzt; außerdem gibt es weitere Server in Tokio und in Plymouth, Michigan. Zwischen diesen drei Standorten werden sämtliche Daten automatisch repliziert. Darüber hinaus sind lokale Services für Indien und China geplant, um diese Märkte effizienter bedienen zu können.

Mehr als 6.650 interne Anwender bei AVL sowie bis zu 3.000 externe Projektmitarbeiter werden Accellion für sicheres Mobile File Sharing und ihre Zusammenarbeit nutzen. Die Lösung wird außerdem für das Verteilen von Software-Updates und der Dokumentation innerhalb sicherer, gemeinsam genutzter „view only“-Folder von zusätzlichen 5.000 Kunden und Geschäftspartnern eingesetzt werden. Zudem wird AVL die Accellion-Lösung jetzt mit ihrer Open-Text-Infrastruktur integrieren, um die Vorteile weiterer Kollaboration-Features nutzen zu können. „Accellion macht alles, was wir brauchen und trägt unser Geschäftsmodell und unsere Workflow-Prozesse perfekt“, so Fischer. (pi/wf)