Turbulenzfreies und sicheres Personalwesen

Die Austrian Airlines führte gemeinsam mit dem Softwarehersteller Fabasoft innerhalb weniger Monate die digitale Personalakte ein. Die COMPUTERWELT sprach mit dem Lean-Manager Cornelius Schöne über den straffen Projektablauf. [...]

Cornelius Schöne, Head of SIMPLE/Lean Management bei Austrian Airlines, hat eine klare Aufgabe: Gemeinsam mit den Mitarbeitern und Führungskräften Unternehmensprozesse auf Optimierungspotenziale zu prüfen und entsprechende Maßnahmen einzuleiten.

Ein diesbezüglich wichtiger Bereich war bis vor kurzem das Personalwesen: „Die rund 6.000 Personalakten der Mitarbeiter waren auf mehrere Standorte wie Wien und Innsbruck verteilt“, erklärt Schöne im Gespräch mit der COMPUTERWELT. „Die Papierakten konnten zudem nur gepflegt werden, wenn sie physisch vorhanden waren.“ Die Folge war ein hoher manueller und zeitlicher Aufwand für die Pflege der Datenbestände.

Die Lösung für das Problem war schnell gefunden: Die Papierakten sollten digitalisiert werden. Im Jahr 2012 fiel die Entscheidung für die Umstellung. Außerdem definierten die Verantwortlichen u.a. folgende Ziele:
-Reduktion von Raum- und Sachmittelkosten durch die Digitalisierung bei gleichzeitigem Abbau des Papierarchivs;
-raschere Durchlaufzeiten bei internen Bearbeitungsprozessen dank des dezentralen Zugriffs auf das digitale Archiv;
-Reduktion des administrativen Aufwands durch die Konsolidierung der Aktenstruktur und Dokumententypen;
-verbesserte Sicherung persönlicher Daten durch eine zentrale, konzernweite Archivierung sowie das Einhalten von Compliance-Vorgaben.

DETAILLIERTE SPEZIFIZIERUNG
Ende 2012 startete das Projektteam, das aus Mitarbeitern der Personalabteilungen, des IT- und Lean-Management-Bereichs bestand, mit der Spezifikationsphase. Nach der Analyse der bestehende Akten einigte sich das Team auf fünf Register (Vereinbarungen, Personendaten, Abwesenheiten, Beurteilungen und Austritt), 29 Dokumentenkategorien und 115 Dokumentenarten – vom Meldezettel bis zum polizeilichen Führungszeugnis. Die hohe Zahl an Typen und Kategorien sei laut Schöne darauf zurückzuführen, dass Austrian Airlines ein sehr breites Berufsspektrum mit administrativen, technischen und fliegenden Mitarbeitern abdeckt. Dazu kommt: „Je genauer wir spezifizieren, desto genauer können die Anbieter ihre Preise und Angebote berechnen“, sagt der Lean-Manager, der auch Erfahrungen als Einkäufer mitbringt. Gleichzeitig definierte das Projektteam die Zugangsberechtigungen innerhalb und außerhalb der HR-Abteilung. „Wir hatten von Anfang an die Mitglieder des Betriebsrats mit an Bord. Das schuf Vertrauen. Gemeinsam mit ihnen konnten wir alle datenschutzrechtlichen Fragen klären.“

ZWEI-PHASEN-PROJEKT
An der Ausschreibung im Februar 2013 nahmen acht Lösungsanbieter für digitale Personalakte sowie sieben Scan-Dienstleister teil. Es setzten sich die Linzer Softwareschmiede und Cloud-Anbieter Fabasoft sowie der Scan-Dienstleister G4S biss durch.

Bei der Auswahl der Softwarelösung legte Austrian Airlines laut Cornelius Schöne besonders Wert darauf, „dass nicht das Werkzeug die Prozesse definiert, sondern die Menschen, die damit arbeiten.“ Die Anpassungsfähigkeit der Lösung war also ein zentrales Anliegen.

Das verantwortliche Team entschloss sich, das Projekt in zwei Phasen über die Bühne zu bringen. Zunächst sollte das Fabasoft-Tool implementiert und die erste Hälfte der rund 6.000 Papierakten digitalisiert werden. Danach wollte man die Akten des fliegenden Personals – zirka 3.200 Stück – in das digitale System einpflegen.

Die Implementierung der Software begann im Mai letzten Jahres. Zeitgleich zur technischen Einführung der digitalen Personalakte lief das Scannen der Papierakten ab. Der Dienstleister digitalisierte die ersten 3.150 Akten innerhalb von sechs Wochen. Um die korrekte Übertragung zu gewährleisten, prüfte das Projektteam rund zehn Prozent der gescannten Personalakten in dieser Phase stichprobenartig. „Die Stichprobe war zu 95 Prozent in Ordnung. Wir haben damit eine sehr hohe Qualität erreicht“, so Schöne.

Ende August 2013 erfolgte die sogenannte Aktenbildung, also die Übernahme der elektronischen Dokumente in die vorbereitete Softwarelösung. Das Projektteam von Austrian Airlines legte im Zuge dessen die Registerstruktur an, übertrug die Personalstammdaten, importierte die Dokumente und kategorisierte diese.

Im November 2013 war die erste Phase der Umstellung mit den ersten 3.200 Akten abgeschlossen. Der Scan und die Umstellung der restlichen Papierakten – jene des fliegenden Personals – erfolgt nun Zug um Zug. Für einen definierten Übergangszeitraum von zirka einem Jahr werden die Papierpersonalakten weiterhin aufbewahrt und anschließend vernichtet.
Die Software bietet neben dem klassischen Personalakt weitere Lösungsbausteine wie Vorlagenmanagement, Employee-Self-Service (ESS) und Management-Self-Services (MSS). So lassen sich beispielsweise dokumentbasierte Personalprozesse realisieren.

Die Personalabteilung der Austrian Airlines arbeitet seit Dezember 2013 mit der digitalen Personalakte von Fabasoft. Von der Beauftragung bis zur Inbetriebnahme dauerte die Umsetzung rund sechs Monate. „Die digitale Personalakte bildet nun die Grundlage für effiziente Prozesse in unserer zentralen serviceorientierten Personalabteilung. Der Aufwand in der Administration konnte dadurch erheblich reduziert werden und gleichzeitig wurde die Sicherheit erhöht“, sagt der Projektverantwortliche bei der Fluggesellschaft. „Der Zugriff auf die Akten ist eindeutig definiert und wird protokolliert.“

Michael Hadrian von Fabasoft ergänzt: „Digitale Personalakten bringen Unternehmen viele Vorteile. Der Aufwand für die Mitarbeiter in den Personalabteilungen wird deutlich verringert, da die Unterlagen digital abrufbar sind. Gleichzeitig können Kosten für Lagerung und Papier eingespart werden sowie Personalprozesse wesentlich effizienter gestaltet werden. Wir haben in die Entwicklung unsere Erfahrungen der letzten Jahre einfließen lassen.“

SENSIBLE DATEN
Die digitale Personalakte verwaltet sowohl personenbezogene Dokumente als auch strukturierte Daten wie Personenstandsinformationen. Über ein differenziertes Zugriffssystem wird sichergestellt, dass nur berechtigte Personen Zugriff auf Dokumente und Informationen erhalten. Regelmäßige Abläufe können über eine Ablaufsteuerung automatisiert werden. Die Softwarelösung ist individuell auf die vorhandenen Unternehmensspezifika anpassbar und dient gleichzeitig als revisionssichere Langzeitarchivierung. Cornelius Schöne: „Durch die Einführung der elektronischen Personalakte konnten wir die Datensicherheit von sensiblen Daten deutlich erhöhen.“ (wf)