„Unser Ziel ist ein papierarmes Büro“

Das heimische Unternehmen Scanpoint ist eine hundertprozentige Tochter der Österreichischen Post. Mit Hilfe der Lösungen von Scanpoint werden die Möglichkeiten der Postzustellung signifikant erweitert. [...]

Mit sechs Digitalisierungszentren in Österreich und einem Produk-tions­standort in der Slowakei bietet Scanpoint schnelle Verarbeitung der Posteingangs- und Geschäftsdokumente. Die COMPUTERWELT hat mit Roland Spitzhirn und Martin Ferger, Geschäftsführer der Scanpoint GmbH, gesprochen.

Computerwelt: Inwieweit hat sich das Arbeitsumfeld von Scanpoint durch die Digitalisierung der Kommunikation verändert?
Roland Spitzhirn: Mit dem Tochterunternehmen Scanpoint bietet die Post den Kunden die Möglichkeit, Brief- oder Post-Sendungen digital zu erhalten und damit über das von ihnen bevorzugte Device zu lesen und bearbeiten. Die mobile Nutzungsintensität ist unserer Einschätzung nach aber eher gering, da die dazu notwendigen Dokumentenmanagementsysteme noch selten mit mobilen Clients genutzt werden.

Welche Vorteile ergeben sich durch das Nahverhältnis zur Österreichischen Post?
Roland Spitzhirn: Durch die Integration im Post-Konzern hat Scanpoint neben der Expertise rund um die Digitalisierung der Eingangspost, der Datenextraktion und -klassifizierung auch ein umfangreiches Wissen um die Postprozesse. Die Produktionsstandorte in Österreich befinden sich direkt in oder neben den Verarbeitungshallen der Briefverteilzentren. In Summe ergibt das kurze Wege, die im Sinne der Kunden bestmöglich genutzt werden. Ein weiterer Vorteil für den Kunden ist, dass durch das umfassende Lösungsangebot der Post viel besser und intensiver auf Anforderungen eingegangen werden kann. Neben den Dienstleistungen rund um die Digitalisierung der Eingangspost ist die Post in Österreich einer der größten Anbieter von Druckdienstleistungen im Transaktionsdruck, Marktführer im Bereich des Betriebs von Poststellen vor Ort und Anbieter umfassender Sonderlogistiklösungen rund um die Post und Dokumente.  Durch die Kombination dieser Leistungsbausteine bietet die Post hohe Einsparungspotenziale in der Dokumentenlogistik – vom Inputmanagement über Inhouse-Lösungen zum Outputmanagement.

Wie wird die digitale Postzustellung angenommen? Gibt es Berührungsängste?
Roland Spitzhirn: Wir sehen hier mehr technische Hürden als Berührungsängste der Kunden oder Mitarbeiter. Im beruflichen Alltag sind digitale Dokumente wie E-Mail allgegenwärtig, da kommt die Digitalisierung der Papierpost sehr gelegen, damit für die weitere Bearbeitung alle Dokumente digital vorliegen.
Viele Organisationen sind aber aufgrund fehlender ECM- oder auch ERP-Systeme nicht oder nur sehr eingeschränkt in der Lage, digitalisierte Eingangspost effizient zu bearbeiten. Wir sehen, dass in Organisationen oder Teilbereichen von Firmen, wo diese IT-Systeme vorhanden sind und genutzt werden,  Prozesse oft um den Faktor 20 beschleunigt und hohe Kosteneinsparungen erzielt werden. Dabei starten Firmen mit einem Teilbereich der Eingangspost, der digital geliefert werden soll, etwa der klassischen Eingangsrechnung in Papier, die von Scanpoint so elektronisch aufbereitet geliefert wird, dass die Buchhaltung damit fast keine Arbeit mehr hat.

Wird das papierlose Büro irgendwann Realität?
Martin Ferger: Heute sprechen wir vom papierarmen Büro als Ziel. Gerade bei Umzügen werden die Arbeitsplätze neu gestaltet und Ablageflächen reduziert. Da bietet sich die Digitalisierung der Akten an, die nicht entsorgt werden können. Voraussetzung dafür ist, dass zumindest ein digitales Archiv vorhanden ist. Im Bereich der papierlosen oder -armen Bearbeitung von Geschäftsprozessen sind Workflowsysteme und daran angebundene Fachanwendungen notwendig, damit die Mitarbeiter rein am Computer ihre Arbeit erledigen können.
Dies ist im Bereich von Versicherungen – etwa bei Uniqa, wo Scanpoint die gesamte Eingangspost seit einigen Jahren rein digital anliefert – schon sehr weit verbreitet. Im Bereich des Postausgangs wird der sichere digitale Versand künftig eine größere Rolle spielen. Dafür ist die Post schon heute gut aufgestellt und bietet duale und hybride Versandlösungen an. Dabei werden die Druckdaten mit den Empfäng­erinformationen strukturiert übernommen und abhängig von den Empfängerpräferenzen gedruckt und physisch zugestellt oder aber gleich elektronisch in ein System wie den Post Manager abgelegt.

Gibt es Pläne für eine Erweiterung des Lösungsportfolios?
Martin Ferger: Das Lösungsportfolio wird laufend evaluiert und wo sinnvoll, ergänzt. Wichtig ist heute nicht Insellösungen zu entwickeln, sondern den Bedarf des Kunden richtig zu erfassen und entsprechende Leistungspakete anzubieten. Das ist das Ziel des Geschäftsbereichs Mail Solutions, wo Lösungen rund um den Brief verkauft werden, die rein digitalen oder hybriden Leistungen aber schon fast den größeren Umsatzanteil ausmachen.
Die Wachstumschancen in diesem Markt sind gerade für einen großen und kompetenten Anbieter wie die Post sehr gut, da die Kunden in dem sensiblen Geschäft mit Datenbe- und -verarbeitung zur Unterstützung der Unternehmensprozesse auf stabile und bekannte Anbieter setzen.

Kann ECM oder ERP noch isoliert betrachtet werden?
Martin Ferger: Eine isolierte Betrachtung ist nicht zielführend. ECM umfasst wie ERP, CRM etc. eine Vielzahl von Funktionen und Ausprägungsformen, die nur im Zuge einer IT-Gesamtstrategie sinnvoll zum Einsatz kommen kann. Da nehmen wieder die Schnittstellen eine extrem wichtige Rolle ein. Einerseits die Schnittstellen zwischen den IT-Systemen innerhalb einer Organisation, genauso wichtig aber die Übergabepunkte nach außen. Und hier kommt wieder die Post ins Spiel – sei es im Eingangsbereich mit den Leistungen der Digitalisierung der Eingangspost, der physischen Bearbeitung und Verteilung innerhalb der Organisationen bis hin zu den Druckdienstleistungen und den dualen oder hybriden Versandmodellen. (red.)