Vereinfachung bei E-Billing

Seit 1. Jänner 2013 ist die elektronische Rechnung der Papierrechnung gleichgestellt. [...]

Rechnungsempfängern ist seit 1. Jänner 2013 freigestellt, wie sie erhaltene Rechnungen verarbeiten und archivieren. Sie müssen dies nur durch ein innerbetriebliches Prüfverfahren dokumentieren. Ein Unternehmen kann nun die Verwaltung seiner Eingangsrechnungen vollständig auf elektronische Verarbeitung oder vollständig auf Papierverarbeitung umstellen, unabhängig davon, in welcher Form es Rechnungen erhält. Bisher mussten E-Rechnungen elektronisch aufbewahrt werden und Papier-Rechnungen in Papierform archiviert werden, für viele Unternehmen waren teure Parallelsysteme nötig. Diese Verpflichtung ist nun gefallen.

Damit wurde auch die bisher geübte Praxis vieler Unternehmen, E-Rechnungen auszudrucken und sie wie Papier-Rechnungen zu behandeln und umgekehrt alle Eingangsrechnungen einzuscannen, die Papierkopien zu vernichten und elektronisch weiter zu bearbeiten, legalisiert. Österreich setzt damit die in der EU-Richtlinie 2010/45/EU festgeschriebene völlige Gleichstellung der elektronischen Rechnung (E-Billing) mit der Papierrechnung zumindest größtenteils um. Die Regelung dürfte besonders die rund 360.000 heimischen Kleinunternehmer freuen.

Gleichzeitig wird auf der Webseite des Finanzministeriums (BMF) klargestellt, dass bisherige Sicherheitsverfahren wie das Signieren elektronischer Rechnungen durch fortgeschrittene elektronische Signaturen als Teil des Steuerungsverfahrens weiter zulässig sind.

KEIN BESONDERES VERFAHREN NOTWENDIG
Neu ist, dass grundsätzlich kein besonderes technisches Verfahren mehr gefordert wird, sondern dass Echtheit und Unversehrtheit auch durch Anwendung eines innerbetrieblichen Steuerungsverfahrens gewährleistet werden können, wenn dadurch ein verlässlicher Prüfpfad zwischen der Rechnung und der Leistung geschaffen wird. Die Direktive nennt allerdings beispielhaft zwei Technologien, durch deren Anwendung die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhalts einer elektronischen Rechnung jedenfalls gewährleistet sind, nämlich wenn die Rechnung mit einer „qualifizierten Signatur“ versehen ist oder die Rechnung durch elektronischen Datenaustausch (EDI) gemäß Art. 2 der Empfehlung 1994/820/EG übermittelt wurde. Lieferanten können „auf Nummer sicher gehen“ und jede elektronische Rechnung, so wie bisher, fortgeschritten elektronisch signieren, egal ob der Empfänger diesen Unversehrtheitsnachweis benötigt oder er die Unversehrtheit sonstwie sicher stellt. Rechnungsempfänger haben zusätzlich seit 1.1.2013 die Möglichkeit, unsignierte elektronische Rechnungen selbst zu signieren und damit die „Unversehrtheit“ technisch zu sichern oder auch Papierrechnungen einzuscannen und durch die fortgeschrittene elektronische Signatur zu sichern. Die ARGE Daten begrüßt die Entwicklung, empfiehlt aber, elektronische Rechnungen mit einer fortgeschrittenen elektronischen Signatur zu versehen. Dies sei das einfachste Mittel, die Unversehrtheit einer E-Rechnung sicherzustellen. (cb)