Viele Meetings – wenige Reisen

Seit der Einführung von GoToMeeting, einer Software für Videoconferencing, ist nicht nur die Zahl der internen Meetings bei Plaut gestiegen. Die interne Kommunikation hat sich dadurch wesentlich verbessert, was sich positiv auf das Beratungsgeschäft auswirkt. [...]

Effiziente Kommunikation ist für ein in sieben Ländern vertretenes Beratungsunternehmen der Schlüssel zum Erfolg. Für Herbert Brauneis, Director Marketing bei Plaut, bedeutet das zahlreiche Meetings, an denen er teilnehmen muss. Das Gute daran: Seit der Einführung des Videoconferencingtools Citrix GoToMeeting muss er dazu nicht mehr zwingend verreisen, sondern bleibt einfach im Büro vor dem Rechner sitzen. Über zehn Meetings wickelt Brauneis inzwischen pro Monat über GoToMeeting ab und kann sich nicht mehr vorstellen, wie die Arbeit ohne Videoconferencing war. „Als Beratungs­unternehmen gilt: Je besser wir intern abgestimmt sind, und je besser wir mit unseren Kunden kommunizieren, desto besser laufen auch die Beratungsprojekte“, erklärt Brauneis im Gespräch mit der COMPUTERWELT. „Unsere Mitarbeiter schätzen die Lösung sehr für Erstgespräche mit potenziellen Kunden. Sie können so spezifische Interessen persönlich abklären, bevor sie zu einem Vor-Ort-Termin reisen.“

Darüber hinaus ermöglicht es GoToMeeting, Plaut-Mitarbeiter verschiedenster Standorte an einem Kundentermin teilhaben zu lassen und Experten für bestimmte Themen aus anderen Ländern zuzuschalten. Ein weiteres Einsatzgebiet sind interne Abstimmungsmeetings: „Wir arbeiten oft in räumlich verteilten Teams an Projekten“, sagt Brauneis. Erst kürzlich musste Plaut für einen Großkunden innerhalb weniger Wochen ein umfassendes Angebot erstellen, das von österreichischen und deutschen Mitarbeiter gemeinsam mit externen Partnern über GoToMeeting entwickelt wurde. „In der Endphase des Projektes haben wir uns täglich um 17 Uhr über GoToMeeting getroffen. Ohne diese Online-Meetings hätten sich alle Mitarbeiter für mehrere Tagen an einem Ort treffen müssen, was hohe Reisekosten nach sich gezogen hätte.“ Doch die Reisekosten sind für Brauneis eigentlich zweitrangig: „Viel wichtiger ist die Zeit, die durch Online-Meetings eingespart werden kann.“

Auch vor der Einführung von GoToMeeting hatte Plaut mit Cisco Webex eine Lösung für Videoconferencing im Einsatz, mit der Brauneis jedoch nicht zufrieden war. Hauptkritikpunkt war das komplexe Pay-per-Use-Abrechnungsmodell mit nicht kalkulierbaren Kosten: „Mit jeder Abrechnung hat uns eine Überraschung erwartet, was in einer künstlichen Einschränkung bei der Anzahl der durchgeführten Online-Meetings resultierte.“ Bevor User einen Businesscase für ein Online-Meeting rechnen, findet das Meeting eben nicht statt. Für interne Abstimmungen kam Webex dementsprechend überhaupt nicht zum Einsatz.

FLATRATE FÜR VIDEOKONFERENZEN
Einer der Hauptgründe für die Wahl von GoToMeeting war daher die Flatrate des Cloud-Services von Citrix. „Bei Citrix zahlen wir pro Monat pro named User einen fixen Betrag. Egal wie viele Meetings ein User macht, der Preis bleibt gleich.“ Welchen Betrag Plaut pro User bezahlt, will Brauneis nicht sagen. Es dürfte jedoch nicht allzuviel sein, denn die Berechnung des ROI für die Lösung hat sich Brauneis gleich geschenkt: „Wenn ich mir nur ein Meeting pro Monat, die Reisekosten und den Zeitaufwand dafür spare, dann hat es sich schon gelohnt. Das ist wie den ROI eines Handys zu berechnen. Das ist kein Thema, weil die einzige Frage ist, was ich für ein Handy habe.“ Auch wieviele Online-Meetings die Plaut-Mitarbeiter nun abhalten weiß Brauneis nicht im Detail: „Das ist mir auch egal, da wir eine Flatrate haben. Das fördert die Nutzung enorm, weil man nicht jedes Mal überlegen muss, was das dann kosten wird.“

Neben der verbesserten Kommunikation ist für Brauneis die Möglichkeit, den eigenen Bildschirm zu übertragen und gemeinsam mit anderen an Dokumenten zu arbeiten, eine der wichtigsten Funktionen von GoToMeeting: „Am Ende eines Meetings hat man statt drei Dokumenten auf drei Rechnern nur eines, das man mit anderen teilen kann. Das ist eine sehr angenehme Art des Arbeitens.“ Besonders hilfreich ist diese Funktion beispielsweise bei der gemeinsamen Erstellung von Ver­trägen: „Man kann sich gemeinsam einen Vertrag anschauen und sagen: diese Stelle gehört noch anders formuliert. Und am Ende dieses Prozesse kommt ein Dokument heraus, an dem alle gemeinsam gearbeitet haben.“

MOBILE MEETINGS
Die Mitarbeiter bei Plaut schätzen zudem, dass die Teilnahme an einem Meeting über unterschiedliche mobile Endgeräte hinweg möglich ist. „Viele unserer Mitarbeiter sind häufig unterwegs und arbeiten dann mit Geräten wie iPhones, iPads oder Android-Smartphones und -Tablets. Dass sie trotzdem an Meetings teilnehmen können, ist für uns ein echtes Plus“, sagt Brauneis.  Positiv bewertet er auch die unterschiedlichen Einwahlmöglichkeiten in die Telefonkonferenz. „Es gibt zwei Möglichkeiten der Voice-Verbindung: VoIP oder – wenn jemand Schwierigkeiten mit Konfiguration oder Performance hat – Telefoneinwahl.“ Auch ein gemischter Betrieb ist mit GoToMeeting möglich. „Das können andere Lösungen oft nicht. Da muss man sich grundsätzlich entscheiden, ob VoIP oder Telefoneinwahl.“

Neben GoToMeeting verwendet Plaut auch Citrix GoToWebinar und bietet damit Webinare für Kunden und Interessenten an. „Wir halten Webinare zu verschiedenen Themen ab, um Kunden über unser Angebot zu informieren“, erklärt Brauneis. „GoToWebinar bietet viele nützliche Funktionen für die Gestaltung von Webinaren wie beispielsweise die Auswertungsfunktionen und das Umfrage-Tool. Darüber hinaus ist es toll, dass man zwei Organisatoren ernennen kann, die beide die Sitzung starten können, falls jemand im Stau steckt oder Probleme mit seinem Computer hat.“ Praktisch ist das auch dann, wenn ein Organisator mal früher gehen muss. Dann geht die Konferenz einfach ohne ihn weiter.

Genau so einfach wie die Nutzung war auch die Einführung der Citrix-Cloud-Services. „Die IT hatte damit eigentlich nicht viel zu tun“, erklärt Brauneis. „Die Entscheidung habe ich getroffen, nach einem Check, ob das bei uns Security-technisch geht.“ Es gab eine kurze Abstimmung mit der IT-Abteilung bezüglich Firewall sowie eine Integration mit dem Outlook-Kalender und das war es auch schon. Auf die Frage, wie lange denn die Implementierung gedauert hat, antwortet Brauneis dementsprechend: „Ich würde da gar nicht von Implementierung sprechen. Eher von Nutzung.“ Die Herausforderung sei gewesen, die Leute daran zu gewöhnen, dass sie in einer anderen Art und Weise kommunizieren müssen. „Das hat viel mit Disziplin zu tun: Die User müssen konsequent ein Headset oder eine ordentliche Freisprecheinrichtung verwenden und nicht mit dem internen Mikrofon und dem internen Lautsprecher arbeiten. Denn wenn einer das macht und Rückkoppelungen produziert, dann stört er alle anderen. Das hatten wir zu Beginn auch. Da muss man dann konsequent sagen: Bitte steck dein Headset an.“ Tut ein User das nicht, dann wird er stumm geschalten. (oli)