Web-Trainings erleichtern Mitarbeiter-Schulung

Mit einem E-Learning-System von Infoniqa hat STRABAG SE die interne Ausbildung für rund 30.000 Mitarbeiter optimiert. Die Inhalte zu Themen wie Compliance und Arbeitssicherheit werden nun selbst erstellt und zentral zur Verfügung gestellt. [...]

Der Technologiekonzern für Baudienstleistungen STRABAG SE besitzt zahlreiche internationale Tochtergesellschaften und beschäftigt rund 73.000 Mitarbeiter. Der Schulungsaufwand für die rund 30.000 Angestellten, die an den weltweiten Standorten tätig sind, ist enorm. Regelmäßig müssen die Beschäftigten Web-Based-Trainings zu Themen wie Compliance, Arbeitssicherheit und interkultureller Kompetenz absolvieren, um die Unternehmensstandards zu erfüllen und die länderübergreifende Zusammenarbeit zu verbessern. Diesen Schulungsumfang zu managen, ist eine umfassende und anspruchsvolle Aufgabe.

„Vor rund drei Jahren kam von unserer Compliance-Abteilung die Forderung nach verpflichtenden Trainings für die Angestellten zum Thema Compliance. Insgesamt sind das 30.000 internationale Mitarbeiter, die in 16 Sprachen alle drei Jahre geschult werden müssen. Da diese Anforderungen und auch der damit verbundene Aufwand komplett neu und sehr umfangreich waren, haben wir nach einer Softwarelösung gesucht, um den Schulungsbetrieb effizient verwalten zu können“, erklärt Silvia Simoner, die bei STRABAG SE für Human Resource Development (HRD) verantwortlich ist. Im ersten Schritt sondierte das Unternehmen den Markt nach einer passenden Lösung. „Wir haben uns mehrere Anbieter näher angesehen und uns schließlich für das E-Learning-Modul engage! von Infoniqa entschieden. Da wir keine Insellösung wollten, war das ein logischer Schritt, denn wir nutzen das HR-Portal dieses Anbieters bereits seit 2005 als zentrales System“, sagt Simoner.

Im Jänner 2012 starteten die Verantwortlichen aus der HRD-Abteilung und Infoniqa mit der Planung des E-Learning-Schulungsportals. Bereits Ende Mai konnte mit der konkreten Umsetzung begonnen werden. „Unsere Projektgruppe war interdisziplinär aufgestellt, mit HR- und Compliance-Verantwortlichen sowie IT-Fachleuten. Infoniqa stellte Spezialisten für die E-Learning- und HR-Lösung und zusätzlich waren auch Experten für das separate Autoren-Tool dabei“, erklärt Simoner. In den nächsten Schritten diskutierte man gemeinsam die Prozesse und Strukturen der Schulungslösung, definierte Abläufe und klärte offene Fragen wie die Anbindung des Autoren-Tools an die E-Learning-Plattform. „Bemerkenswert dabei war, dass es nicht einmal eine Handvoll Präsenz-termine gab, sondern hauptsächlich Web-Meetings. Bereits im November 2012 konnten wir die Pilotphase starten und die ersten Schulungen in Österreich und Deutschland durchführen.“

In weiterer Folge wuchs das E-Learning-Projekt rasch an. „Zug um Zug mussten wir die Ressourcen auf beiden Seiten aufstocken“, sagt Sonja Bechler, die für die E-Learning-Technik bei STRABAG SE verantwortlich ist. Im April 2013 startete der Schulungsechtbetrieb in Österreich mit rund 4.100 Beschäftigten und im September 2013 auch in Deutschland mit knapp 10.000 Mitarbeitern. „Dabei haben wir das Personal schrittweise zu der Compliance-Schulung eingeladen, um unseren Support optimal einteilen zu können. Für die Mehrheit unserer Mitarbeiter war dies das erste Mal, dass Sie ein Web-Based-Training absolviert haben. Daher war für uns das Feedback der Anwender besonders wichtig.“

Im Oktober folgten die Standorte in Polen und weiteren Ländern. Mittlerweile wurde die Compliance-Schulung in dreizehn Ländern ausgerollt, weitere fünf sollen bis Jahresende 2014 dazu kommen. „Hier geht es um den länderspezifischen Content und die Übersetzungen, denn die technische E-Learning-Infrastruktur ist ja bereits vorhanden“, erläutert Bechler.

AUTOMATISCHE EINLADUNGEN
Bis heute haben rund 84 Prozent der Beschäftigten die Compliance-Schulung absolviert. Zudem wird seit September 2014 das Personal zum Thema Arbeitssicherheit geschult. Für diese verpflichtenden Kurse sind Wiederholungen nach drei Jahren vorgesehen. Das engage!-System schickt automatisiert eine E-Mail an die betreffenden Mitarbeiter und fordert zum neuerlichen Kursbesuch auf. „Das ist praktisch für uns, denn wir brauchen die Personen nur ein Mal zur Schulung anzumelden und die Wiederholungseinladungen übernimmt das System. Ebenso nützlich und wichtig sind die Dokumentation des Schulungsabschlusses sowie die Auswertungen, um ein optimales Monitoring sicherstellen zu können“, erklärt Bechler.

SELBST ERSTELLTE INHALTE
Darüber hinaus werden freiwillige Kurse zum Thema „interkulturelle Kompetenz“ angeboten. „Dafür haben wir erstmals das Autoren-Tool Online Studio von Infoniqa eingesetzt und den Content selbst erstellt.“ Mit dem Online Studio lassen sich nach einer kurzen Einschulung selbstständig Kurse erstellen. „Wir haben PowerPoint-Folien im Corporate Design als grafische Grundlage für unsere E-Learning-Kurse angefertigt. Diese Folien werden dann automatisch ins E-Learning-Format konvertiert. Danach können die geschulten Autoren die Testfragen direkt im Online Studio einfügen.

Besonders wichtig ist das passende pädagogische und didaktische Konzept, um die Fragen und den gesamten Inhalt schlüssig und verständlich zu gestalten. Aber auch die technische Umsetzung muss passen, etwa die Funktionen der Buttons und Bedienelemente, die Platzierung der Fragen oder die
Integration von Animationen“, sagt Bechler. Bevor die Kurse angeboten werden, findet immer ein Probelauf im Testsystem statt, bei dem Funktionen und Verständlichkeit, aber auch Kompatibilität mit unterschiedlichen Browsern geprüft werden. „Mit dem Online Studio können wir nicht nur alle E-Learning-Kurse selbst erstellen, sondern auch die virtuelle Abstimmung mit den beteiligten Personen ist nun viel einfacher. Das erleichtert die Teamarbeit“, sagt Bechler.

„Mit dem zentralen E-Learning- und HR-System können wir eine große Anzahl an Beschäftigten effizient und nachvollziehbar schulen“, fügt Simoner hinzu. „Außerdem profitieren wir nun von einheitlichen Prozessen im Weiterbildungsbetrieb. Die Mitarbeiter können selbst entscheiden, wann und wo sie die Kurse absolvieren und in ihrem eigenen Tempo lernen – bei Präsenzschulungen geht das nicht so einfach.“ Führungskräften bietet das System einen raschen Statusüberblick, etwa wer bereits Kurse absolviert hat und wo noch Bedarf ist. Zudem lassen sich durch die lückenlose Dokumentation Reports erstellen. (pi/oli)