„Wettbewerb heißt Digitalisierung“

Der ERP-Anbieter oxaion hat schon früh auf digitale Prozesse und vernetzte Systeme gesetzt. Die COMPUTERWELT hat mit Österreich-Geschäftsführer Markus Hufnagl über die Integration von BPM in die oxaion ERP-Lösung und die Vorteile für die Kunden gesprochen. [...]

Dass die Digitalisierung von Prozessen immer weiter zunimmt, wusste oxaion schon vor Jahren, als eine Business-Process-Management-Engine in die bestehende ERP-Lösung oxaion integriert wurde. Handelt es sich dabei um die ideale Symbiose und deckt oxaion ERP alle Anwendungsszenarien ab?

Die Ressourcen, die ein mittelständisches Unternehmen für die interne Prozessorganisation bereitstellen kann, sind ja oftmals begrenzt und zusätzliche BPM-Tools werden überall dort notwendig, wo Standard-ERP-Systeme an ihre Grenzen stoßen. Oxaion ist in dieser Hinsicht ideal, da es sowohl BPM als auch DMS als integrale Bestandteile enthält. Die BPM-Engine ist zentraler Bestandteil des ERP-Kerns. Die Geschäftsprozesse im DMS wie z. B. Eingangsrechnungsworkflow werden innerhalb des oxaion ERPs auf BPM-Basis abgebildet. Wichtige Prozesse lassen sich damit vom Anwender auf einfache Weise identifizieren, modellieren und optimieren.

Sehen Sie dadurch wesentliche Wettbewerbsvorteile für Ihre Kunden?

Wettbewerb heißt heute Digitalisierung – nur derjenige gewinnt die Marktmacht, der schnell ist und über die besseren Informationen verfügt. Und Potenzial für schnellere Abläufe gibt es überall, sei es im Rechnungseingang, der Lagerlogistik oder dem Personalwesen. Prozesse müssen schlank und auch dokumentiert sein. Mittelständische Anwender verwenden grafische Prozessbeschreibungen als Grundlage von Prozessdokumentationen und Ablaufbeschreibungen – ein „Management“ inklusive Prozessüberwachung oder -simulation ist im Mittelstand bisher eher weniger verbreitet.

KMU handeln immer noch stark funktionsorientiert und prozessorientierte Organisationsstrukturen bilden sich meist nur sehr schwer heraus. In welchen Abteilungen sitzen denn die Mitarbeiter, die sich für BPM stark machen?

Das prozessorientierte Denken findet natürlich auch im Mittelstand schon statt, allerdings fehlt es oftmals an Zeit und Geld sowie an mittelstandstauglichen Werkzeugen. Die BPM-Treiber im Mittelstand kommen daher häufig aus der Chefetage, aber auch beispielsweise aus den Bereichen, wo es um Zertifizierungen geht, wie aus QM, QA und QS.

Kann es bei einer Verknüpfung der Systeme zu Schwierigkeiten kommen, wenn zum Beispiel bestimmte Bausteine innerhalb der ERP- oder der DMS-Lösung bereits vorhanden sind?

Für die Anwender entsteht oft ein Bruch in der Benutzerführung, weil parallele Systeme mit unterschiedlichen Oberflächen bedient werden müssen. Technisch gilt es, Datenredundanzen zu vermeiden und für saubere, bidirektionale Datentransfers zu sorgen, was in der Praxis oft nicht optimal abbildbar ist.

Welche Anforderungen sollte also ein BPM-System im Wesentlichen erfüllen? Bitte nennen Sie die fünf wichtigsten Eigenschaften.

Grafische Modellierung, Konnektivität zu anderen Enterprise-Systemen, zum Beispiel ERP oder DMS, einfache und integrierbare Benutzerschnittstelle, Prozess-Controlling und -Eskalation sowie Offenheit und Skalierbarkeit.

Wie sieht die Lösung in Ihrem ERP-System oxaion nun genau aus?

Wir zeigen mit oxaion, wie sich beides, BPM und Flexibilität, bei der Prozessgestaltung miteinander vereinbaren lässt. Der Clou ist, dass wir mit der ERP-Software eine Business Process Engine gleich mitliefern. Durch die tiefe Integration in den Application Server lassen sich neue Geschäftsprozesse recht einfach und schnell modellieren, dokumentieren und überwachen. Das BPM greift dazu direkt auf die Business-Objekte in der ERP-Lösung zu. Mittelständische Kunden sind auf diese Weise schnell in der Lage, ihre Geschäftsprozesse flexibel an der eigenen Unternehmensstrategie auszurichten.

Wie werden dabei die Geschäftsprozesse visualisiert?

Bei oxaion geschieht dies anhand eines grafischen Editors. Beim Modellieren sieht der Kunde exakt, wie ein Prozess im Unternehmen realisiert ist und welche Schritte er durchläuft. Der grafische Editor sorgt dafür, dass der gesamte Prozess von der Grobplanung bis zu den Detailprozessen sichtbar wird. Relevant wird dies vor allem, wenn in der Prozessgestaltung verschiedene Business Funktionen aus dem ERP-System berücksichtigt werden müssen.
So sind in einem Geschäftsprozess etwa Funktionen aus Auftragserfassung, Fertigung, Auslieferung und Rechnungswesen eingebunden. Die Integration der Process Engine in das ERP-Backend kommt hier voll zum Tragen. Durch diese Engine können Funktionen völlig ohne Programmierung zu Prozessen zusammengefügt werden.

Können Sie mir ein Beispiel für einen modellierten Geschäftsprozess nennen?

Die Bestellung ab einer bestimmten Liefermenge muss immer vom Abteilungsleiter freigegeben werden. Der dafür erforderliche Prozess wird einfach in der BPM-Engine definiert. Es lässt sich einstellen, welche Masken der Benutzer sieht und in welcher Reihenfolge, und ebenso, welche Programme angestoßen und welche Prüfroutinen aufgerufen werden – und vor allem, welche Benutzer in welcher Reihenfolge die Daten verwalten oder prüfen sollen.

Wir sprechen hier von einem hohen Automatisierungsgrad. Spielt der Faktor Mensch bei der Prozessmodellierung überhaupt noch eine Rolle?

Der Mensch soll mit BPM näher und direkter in den Gesamtprozess eingebunden werden. Ein Verständnis, „Teil des großen Ganzen zu sein“, kann zu mehr Transparenz und besserer Übertragung von Verantwortung führen. BPM kann helfen, Routineaufgaben maschinell zu unterstützen, und daher für Entlastung und Arbeitserleichterung sorgen.

Woran scheitern BPM-Projekte in der Regel und wie können Unternehmen dem nachhaltig entgegen wirken?

Oft wird bereits in einer frühen Projektphase versucht, sehr komplexe Prozesse abzubilden. Dabei steckt für viele Unternehmen bereits in der Abbildung kleiner (Teil-)Prozesse ein hoher Mehrwert. Daher gilt: Start small, think big! (aw)

Markus Hufnagl ist Geschäftsführer von oxaion.