Dank der Arbeit im Home Office kamen viele Unternehmen durch die Pandemie. Jetzt gilt es das Hybrid-Work-Arbeitsmodell weiterzuführen und auszubauen. Mit Hive Vienna zeigt Microsoft einen Besprechungsraum für die hybride Arbeit. [...]
Bei der unlängst erfolgten Neugestaltung der Räumlichkeiten bei Micosoft Österreich hat man natürlich den Wandel der Arbeitswelt berücksichtigt und entsprechende Arbeitsbereiche geschaffen. Immerhin wollen laut der Microsoft-eigenen international durchgeführten Studie »Work Trend Index« 52 Prozent der Arbeitskräfte mehr hybrid arbeiten als bisher. Flexibilität beim Arbeitsort und auch bei der Arbeitszeit wird post Corona ganz groß geschrieben. Um Besprechungsteilnehmer im Büro mit jenen, die sich von entfernten Orten zuschalten, möglichst gleichberechtigt zusammenzubringen, hat Microsoft den Hive Vienna genannten Meetingraum entwickelt, der dieses Ziel mit moderner Technik und künstlicher Intelligenz erreichen soll Trotz aller Technik ist das Motto dabei: Der Mensch muss im Mittelpunkt stehen. Die Herausforderung dabei besteht darin, eine Schnittstelle zu schaffen, mit deren Hilfe sich die Teilnehmenden ortsunabhängig auf Augenhöhe begegnen.
Das Problem bei Videokonferenzen ist oft, dass die Teilnehmenden die anderen nicht im Blick haben und dadurch auch deren Reaktionen auf das gesagte oder Präsentierte nicht einschätzen und somit auch nicht darauf reagieren können. In einem Vortragsraum merkt der Vortragende bzw. die Vortragende, ob die Zuhörer noch bei der Sache sind, aktiv teilnehmen oder in Sachen Aufmerksamkeit bereits abdriften. Bei einer Videokonferenz ist es nicht klar ersichtlich, ob ein Teilnehmer nebenher bereits E-Mails checkt. Oder wie Katja Edlinger, Modern Work Lead von Microsoft es ausdrückt: »Oft führen hybride Meetings dazu, dass Personen vor Ort zu anonymen Gesichtern für virtuelle Teilnehmer und Teilnehmerinnen werden. Gleichzeitig sprechen diejenigen, die sich virtuell zuschalten, ins Leere und wissen nicht, ob sie gesehen oder gehört werden. Es fehlt das Gefühl dafür, wie man sich sinnvoll einbringen kann.«
Das zeigt auch, dass Kommunikation eben nicht über die Sprache statt findet, wie Andreas Gnesda weiß: »20 Prozent der menschlichen Kommunikation finden auf einer bewussten, sichtbaren Ebene statt, 80 Prozent auf unbewusster Beziehungsebene – dazu gehören Gefühle, Mimik, Gestik, Werte, persönliche Motive und Hintergründe.« Gnesda ist Geschäftsführer bei teamgnesda und begleitete die Planung und Ausführung von Hive Vienna. Als Experte kennt er den Grund, warum Videokonferenzen so mühsam sein können: »In der digitalen Kommunikation leidet vor allem die unbewusste Wahrnehmung. Digitale Meetings können daher so herausfordernd sein, weil wir das durch erhöhte Aufmerksamkeit ständig kompensieren müssen.« Bei der Gestaltung von Meetingräumen wie den Hive Vienna versuche man deshalb so Gnesda, »mit Technologie und organisatorischen Maßnahmen maximale Inklusion zu erzeugen.« Katja Edlinger bekräftigt: »Mit dem neuen Besprechungsraum wollen wir zeigen, dass produktive, hybride Zusammenarbeit machbar ist.«
Ergonomische Raumgestaltung kombiniert mit moderner Technik
Der Hive Vienna ist zum einen mit abgerundeten, halbrunden Konferenztischen ausgestattet, die ein angenehmes Arbeitsklima schaffen sollen und zudem garantieren, dass sich die im Raum befindlichen Konfernzteilnehmer immer im Blick haben. Zum anderen sorgt moderne Technik, die vor allem von Microsoft stammt, für menschengerechte Kommunikation. Dazu zählen beispielsweise das Surface Hub 2S , das virtuelle, interaktive Whiteboards mit smarten Kameratechnologien kombiniert und natürlich Microsoft Teams als zentrale Software-Schnittstelle.
Wie sieht das konkret aus? Um sich tatsächlich auf Augenhöhe begegnen zu können, sollten alle Teilnehmenden zu jeder Zeit wissen, wer gerade das Wort hat. Wie erwähnt verlassen sich Menschen in der Kommunikation auf subtile körperliche Signale. Je mehr die Technologie dazu beitragen kann, diese Signale zu übertragen, desto effektiver können hybride Besprechungen sein. Daher erfasst die KI-gesteuerte Kamera des Surface Hub 2S alle Teilnehmende im Raum und passt die Ansicht dynamisch an, wenn jemand spricht. Die Kamera sorgt zudem dafür, dass die Gesichter aller Teilnehmer und Teilnehmerinnen trotz unterschiedlicher Lichtverhältnisse gleichermaßen sichtbar sind.
Der große Bildschirm bietet genügend Sichtfläche für Präsentationen und das virtuelle Handaufzeigen. Mit der »Front Row«-Einstellung in Microsoft Teams werden die Gesichter aller Teilnehmer und Teilnehmerinnen in derselben Größe dargestellt – man begegnet sich dadurch tatsächlich auf Augenhöhe. Damit ist sichergestellt, dass auch in hybriden Meetings die Mimik des Gegenübers wahrgenommen und in die menschliche Interaktion einbezogen wird.
Inklusivere Besprechnungen
Die Unzulänglichkeiten herkömmlicher hybrider Meetings kommen spätestens dann an die Oberfläche, wenn kreative Zusammenarbeit wie etwa Brainstormings auf der Tagesordnung stehen. Hier werden im Hive zwei Stufen der Kollaboration ermöglicht: Ein traditionelles, mit einer smarten Kamera ausgestattetes Whiteboard bildet die erste Stufe. Die Kamera fängt die Whiteboard-Fläche ein und entfernt mittels künstlicher Intelligenz die vortragende Person: Sowohl virtuelle als auch physische Teilnehmende sehen die Inhalte direkt am großen Bildschirm.
Das Surface Hub 2S hebt die Möglichkeiten für Kollaboration dabei auf die nächste Ebene: Dieses ermöglicht es allen Teilnehmern und Teilnehmerinnen, am Whiteboard mitzuwirken, zu schreiben und zu zeichnen – egal ob sie direkt auf dem Gerät zeichnen oder von ihren eigenen PCs zuhause oder am Tisch im Raum aus arbeiten. Kollaboration ist somit ortsunabhängig und in Echtzeit möglich.
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