Wie zuversichtlich sind Sie, dass Ihr Unternehmen alles Mögliche zum Schutz der E-Mail-Kommunikation tut? Mit unseren zehn Best Practices für E-Mail-Verschlüsselung erfahren Sie, worauf Sie bei der Wahl und Implementierung einer Lösung achten müssen, damit diese auch wirklich effektiv ist. [...]
Der Einsatz von E-Mail-Verschlüsselungslösungen nimmt zu, denn immer mehr Unternehmen wird bewusst, dass ungesicherte E-Mails ein Risiko darstellen. Aus diesem Grund haben wir zehn Best Practices für E-Mail-Verschlüsselung zusammengestellt, die es bei der Einführung einer Lösung zu beachten gilt. In unseren letzten Beiträgen stellten wir die Best Practices Nr. 1-3 sowie Nr. 4-6 vor. Hier geht’s weiter mit Nr. 7-10.
Best Practice 7: Grosse Anhänge nicht vergessen
Grosse Anhänge sind ein weiterer Faktor, den man beim Thema E-Mail-Verschlüsselung im Auge haben sollte. Benutzer müssen oft grosse Dateien mit Kollegen oder externen Partnern und Kunden austauschen und normalerweise versuchen sie es zuerst über E-Mail. Da E-Mail-Administratoren die Grösse von Anhängen meist auf 20 MB oder weniger begrenzen, scheitert das in aller Regel.
Haben die User dann keine einfache Möglichkeit, diese Dateien sicher zu versenden, greifen sie oft auf unverschlüsselte Alternativen zurück. Das birgt die Gefahr, dass diese Daten offengelegt werden. Dazu kommen weitere Probleme wie die Tatsache, dass Unternehmensdaten über verschiedene Dienste verteilt sein können und keine Audit Logs existieren, also Aufzeichnungen darüber, wer wann auf welche Daten zugegriffen hat.
Best Practice 8: Bieten Sie die gleichen Funktionalitäten auch für mobile Geräte
Es ist unwahrscheinlich, dass eine Verschlüsselungslösung, die nur auf Desktop- oder Laptop-Geräten funktioniert, Ihnen den erforderlichen umfassenden Schutz bietet. Da die meisten Nutzer geschäftliche E-Mails heutzutage auch auf mobilen Geräten lesen, ist es für Verschlüsselungs-Tools unerlässlich, alle Funktionen auf Mobilgeräten zu bieten, ohne dabei die Benutzerfreundlichkeit zu beeinträchtigen.
Natürlich sollte die Lösung auf allen mobilen Plattformen (iOS, Android, etc.) funktionieren, damit sie sich den Gegebenheiten Ihres Unternehmens anpasst – und nicht andersrum!
Best Practice 9: Bleiben Sie unabhängig
Ein Fehler, den Sie vermeiden sollten, ist die Wahl einer Lösung, die Sie an bestimmte Technologien oder Plattformen bindet. Wie bei den mobilen Funktionalitäten ist es auch hier entscheidend, dass Ihr Unternehmen ‚technologieunabhängig‘ bleibt.
So sollte eine gute Lösung unabhängig davon funktionieren, ob Ihr Unternehmen mit einer Windows- oder Linux-Infrastruktur arbeitet oder ob Sie E-Mails in der Cloud oder On-Premise speichern möchten.
Best Practice 10: Legen Sie Wert auf Nutzerfreundlichkeit
Das ist vielleicht der wichtigste Aspekt, den Sie bedenken sollten, zumal er leicht in Vergessenheit gerät, da viele Unternehmen sich zu sehr auf technische Anforderungen konzentrieren. Tatsache ist, dass die sicherste Verschlüsselung der Welt nutzlos ist, wenn sie nicht intuitiv zu bedienen ist. Dann geben Ihre Anwender einfach auf und verweigern die Nutzung. Daher sollte bei der Auswahl einer Verschlüsselungslösung die Benutzerfreundlichkeit mit an oberster Stelle stehen.
Befolgen Sie diese zehn Best Practices, und Sie sind auf dem besten Weg, Ihre vertraulichen Daten vollständig vor neugierigen Blicken zu schützen und bei der Nutzung von E-Mails die relevanten Datenschutzbestimmungen einzuhalten
Die totemo ag bietet Lösungen für E-Mail-Sicherheit, sicheren Datenaustausch und sichere mobile elektronische Kommunikation.
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