Die digitale, automatisierte Verarbeitung von Reisekosten und Spesen in Unternehmen hat in den letzten Jahren an Bedeutung gewonnen. [...]
Doch manche Unternehmen zögern: veraltete manuelle Prozesse werden aus Gewohnheit beibehalten, die Vorteile der Digitalisierung aus Unsicherheit weggeschoben. Dabei ist ein Umstieg deutlich leichter als viele glauben. Und die Vorteile überzeugen:
1. Zeit- und Ressourceneinsparungen: Einer der größten Vorteile liegt in den erheblichen Zeit- und Ressourceneinsparungen, die durch die Automatisierung der Arbeitsschritte im Prozess entstehen. Die manuelle Durchführung von Erfassung, Überprüfung und Abrechnung der Belege ist zeitaufwändig und fehleranfällig. Durch den Einsatz von geeigneten Lösungen wie smartExpense können Unternehmen diese Prozesse automatisieren, d.h.: Daten werden automatisch extrahiert, Beträge auf Konsistenz, Validität und Compliance überprüft, erstattungsfähige Kosten berechnet und der individuelle Freigabeworkflow für Beleg bzw. Mitarbeiter:in gestartet. Der Verwaltungsaufwand wird dadurch erheblich reduziert, das Unternehmen kann die gesparten Ressourcen für wichtigere Aufgaben nutzen.
2. Transparenz und Kontrolle: Digitale Lösungen machen alle zum Antrag dazugehörigen Informationen und den Freigabeprozess übersichtlich nachvollziehbar. Belege sind im Anhang stets aufrufbar, eine Workflow Historie und die Integration eines direkten Kommunikationskanals erleichtern den Prozess deutlich. Dadurch entsteht mehr Transparenz und Kontrolle für alle beteiligten Mitarbeiter:innen, Reiseagents und Entscheider:innen. Die Kommunikation und das Vertrauen zwischen Mitarbeiter:innen und dem Unternehmen profitieren davon.
3. Reduzierung von Fehlerquellen und Durchlaufzeiten: Analoge Prozesse zur Erfassung der Kosten sind fehleranfällig. Belege können verloren gehen oder falsch erfasst werden, der Prozess an einer unbekannten Stelle verzögert oder aufgehalten werden. Diese Fehlerquellen können durch die digitale Abrechnung vermieden werden. Die Durchlaufzeiten von Dokumenten werden durch die hohe Transparenz im Prozess, aber auch durch Hilfestellungen wie Mail Notifications, Workflow Historien, Mentions, Chat-Optionen, Freigaben direkt aus Mails, Massenfreigaben oder auch automatisierte Soll-Ist Vergleiche und weitere Funktionen enorm reduziert.
4. Bessere Kostenkontrolle und Datenanalyse: Unternehmen können auf Daten und Berichte zugreifen, die ihnen einen umfassenden Überblick über die geplanten und angefallenen Kosten geben. Sie können Ausgaben nach Kategorien, Projekten oder Abteilungen analysieren, um Ausgabentrends und Muster zu identifizieren. Dadurch erhalten sie eine bessere Kontrolle und können Maßnahmen ergreifen, um ihre Kosten zu optimieren. Eine umfassende Datenanalyse ermöglicht fundierte Entscheidungen und kann die Effizienz eines Unternehmens enorm steigern.
Die Einführung einer elektronischen Reisekostenabrechnung und Spesenabrechnung wie smartTravel/smartExpens gibt einem Unternehmen entscheidende Vorteile in seiner Wirtschaftlichkeit, Effizienz und Kontrolle. Die Mitarbeiter:innen profitieren von einer deutlich unkomplizierteren Abrechnung, Entscheider:innen von einfacheren Freigaben, einer besseren Übersicht und mehr Kontrolle. Das Unternehmen implementiert eine zukunftsträchtige Lösung, stärkt seine Wettbewerbsfähigkeit und wird die positiven Effekte weit über den eigentlichen Kernprozess hinaus spüren.
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