Automatische Belegerkennung – wie funktioniert es und was bringt es?

Unternehmen verarbeiten täglich eine Vielzahl an Dokumenten. Papierbasierte Prozesse können dabei schnell unübersichtlich werden, sich verzögern oder fehlerhaft verlaufen. [...]

Meistens sind sie ineffizient und kosten neben Zeit auch finanzielle und personelle Ressourcen. Viele Gründe, um die Erfassung und Verarbeitung von Dokumenten zu überdenken und mithilfe geeigneter Lösungen endlich digital und automatisch umzusetzen.

Was ist automatische Belegerkennung?

Eine Lösung zur Belegerkennung ermöglicht es dem Unternehmen, gewünschte Belege automatisiert zu erfassen. Die dabei eingesetzte Software nutzt Technologien wie Optical Character Recognition (OCR), maschinelles Lernen und Künstliche Intelligenz (KI), um Belege zu analysieren und zu klassifizieren. Relevante Informationen aus den Dokumenten werden automatisch erkannt und in einem digitalen Format gespeichert. Der weitere Verarbeitungsprozess kann daraufhin digital durchgeführt werden.

Wie funktioniert das genau?

Das Dokument wird zunächst fotografiert bzw. gescannt und gegebenenfalls in einem Pre-Processing optisch optimiert (Helligkeit, Kontraste, Beschnitt). Anschließend wandelt die OCR-Erkennung die erkannten Inhalte in digitale Zeichen um. Es erfolgen Klassifizierung des Belegs und Datenextraktion. Nach einer Verifizierung der Daten wird der Beleg im weiterführenden System gebucht. Eine ausführlichere Beschreibung aller Schritte findet sich hier.

Einsatzbereiche der automatischen Belegerkennung

Die automatische Belegerkennung wird unter anderem in den folgenden Bereichen eingesetzt:

1. In der Buchhaltung: Hier können Eingangsrechnungen automatisch erfasst und in die Buchhaltungssoftware importiert werden. Die Mitarbeiter:innen haben dadurch deutlich weniger Aufwand bei der manuellen Bearbeitung, der Prozess wird fehlerresistenter und insgesamt sinkt die Durchlaufzeit pro Beleg spürbar.
2. Einkauf/Verkauf: Die Verarbeitung von eingehenden/getätigten Bestellungen und Lieferscheinen kann automatisiert werden. Das garantiert einen besseren Überblick über den Status aller Bestellungen, sowie über alle Lieferanten und Kunden.
3. Reisekosten- und Spesenabrechnung: Rechnungen können bereits bei Entgegennahme fotografiert und im System hinterlegt werden. Der Abrechnungsantrag wird digital abgeschlossen, sobald die Mitarbeiter:innen zurück am Arbeitsplatz sind. Somit gehen keine Belege verloren und angefallene (sowie geplante Kosten) sind für alle übersichtlich und aktuell abrufbar.
4. Lagerverwaltung: Die automatische Belegerkennung kann auch in der Lagerverwaltung eingesetzt werden, um den Wareneingang und -ausgang automatisch zu verarbeiten. Die Software kann die Informationen auf Lieferscheinen und Rechnungen erkennen und mit den Daten im Lagerverwaltungssystem abgleichen.
5. Weitere individuelle Belege: Grundsätzlich können alle Belege ausgelesen werden, die im Unternehmen im Einsatz sind. Das können zum Beispiel auch Stundennachweise, Anträge, Zertifikate, CMR-Dokumente und andere Belegarten sein.

Vorteile der automatischen Belegerkennung

Die automatische Belegerkennung bietet eine Reihe von Vorteilen für Unternehmen, allen voran eine geringere Fehleranfälligkeit und einfache Skalierbarkeit des Prozesses. Wir haben die fünf wichtigsten Vorteile ausführlich in unserem Blog zum Nachlesen beschrieben.

Fazit
Unternehmen, die die automatische Belegerkennung einsetzen, können ihre Prozesse optimieren und dadurch wettbewerbsfähiger werden. Die Implementierung einer geeigneten Lösung ist meistens mit weniger Aufwand verbunden als erwartet. Ist sie erst im Einsatz, kann sie leicht skalieren und auch für andere Anwendungsfälle eingesetzt werden. Durch die Weitergabe an die gewohnten Buchungssysteme müssen Mitarbeiter:innen nicht langwierig umgeschult werden, sie können meist unmittelbar mit dem neuen Tool arbeiten.
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