Budgetierung im Image-Wandel: vom ungeliebten Ritual zur cleveren Unternehmensplanung

Planung und Budgetierung als Regel, nicht als Ausnahme: Wie die jährliche Pflichtübung zu einem aktiven Steuerungsinstrument wird [...]

von Alexander Springer
Der jährliche Budgetmarathon, der meist im Herbst beginnt und bei nicht wenigen Unternehmen im Frühjahr noch immer andauert, ist ein wenig geschätztes Ritual. Jedes Jahr werden unermessliche Mengen an Excel-Dateien an die verantwortlichen Stellen geschickt, gefolgt von monatelangen Konsolidierungs- und Plausibilisierungsbemühungen. Unterschiedlichste Daten werden in Berichten und Listen zusammengefasst und im Unternehmen verteilt. Und am Ende des Tages, wenn die Budgetzahlen verabschiedet sind, stimmen die Listen trotzdem nicht überein.
Zeitgemäße Budgetierungspraxis
Um die Budgetierungspraxis effektiv, effizient und vor allem zeitgemäß zu gestalten, empfehlen sich integrierte und IT-gestützte Planungslösungen. Forecasting-Prozesse lassen sich damit automatisieren, die Planungszyklen selbst erheblich verkürzen. Ad-hoc-Analysen, Berichte und kurzfristige Forecasts können schnell und ohne Medienbrüche erstellt und verteilt werden. Und das Beste: Mit der richtigen Planungslösung wird nicht nur das Budgetieren erheblich erleichtert, die der Budgetierung vorgelagerte Vertriebsplanung lässt sich nahtlos in die gesamte Unternehmens-Disposition integrieren; Planvarianten für Szenariorechnungen, Simu­lationen, für „Was-wäre-wenn“-Analysen und sogar für die Liquiditätsplanung können auf Knopfdruck erzeugt werden. Und zwar multidimensional: nach Regionen, Produkten, Kunden, Jahreszeiten….
Die wichtigsten Parameter für ein zukunftsorientiertes und IT-gestütztes Planungstool zur aktiven Unternehmenssteuerung sind neben der multidimensionalen Absatz- und Umsatzplanung eine integrierte Finanz- und eine flexible Kostenstellenplanung, die im Idealfall sowohl Bottom-Up (Detaildatenerfassung auf Einzelkonten-Ebene in den Fachabteilungen) als auch Top-down durch Dateneingabe auf Summenebene funktioniert. Auch Teilpläne (z.B. Personal-, KST-Planung, Investitionen, IC-Beziehungen, Umlagen) sollten unbedingt integriert werden können.
Effiziente Kostenstellenplanung
Weiterhin unabdingbar ist eine effiziente Kostenstellenplanung mit vorge­fertigten Logiken, mit denen die Planung jeder Kostenstelle und jedes Kontodetails inner­halb des Kontenrahmens durchgeführt werden kann – bei gleich­zeitiger Berücksichtigung in der Gesamtplanung. Bei Bedarf sollten die Daten auch auf Basis von Vorjahres- oder Forecast-Zahlen berechnet werden können; mit dem richtigen Tool erfolgen Saisonalisie­rungen und Indexierungen dabei automatisch. Und, last but not least: Planungslösungen sollten Datenanalysen und individuelle Reports für bestimmte Anwendergruppen über einfach bedienbare mobile Applikationen auf Smartphones und Tablets ermöglichen – inklusive Drag & Drop, Drill-down- und Roll-up-Funktionen und automatischer Berichtsvertei­lung. Besonders wichtig: durch eine zentral gesteuer­te Rechteverwaltung sollte eine maximale Sicherheit gewährleistet sein.
* Alexander Springer ist Mitgründer und CEO der Münchner prevero AG.
Weitere Informationen: www.prevero.com