Cloud-Software: Wie Callcenter auch bei Anrufspitzen stabil bleiben

Wenn die Telefone heiß laufen, braucht es flexible Lösungen. Cloudbasierte Callcenter-Software lässt sich kurzfristig einsetzen und hilft, Anrufvolumen über alle Teams hinweg zu steuern [...]

Besonders in kritischen Phasen zeigt sich, wie belastbar Callcenter-Infrastrukturen wirklich sind. Wenn das Anrufvolumen sprunghaft ansteigt – etwa durch eine Marketingkampagne oder einen Störfall – geraten viele Systeme an ihre Grenzen. Lange Wartezeiten, unübersichtliche Abläufe und fehlende Kundendaten führen dann schnell zu Frust bei Anrufenden und Agent:innen. Doch wie können Unternehmen mit großen Callcenter-Teams in solchen Situationen flexibel reagieren?

Beispiel: Cloudbasierte Lösung als Sofortmaßnahme

Nehmen wir folgenden Fall an: Ein bekannter Energieversorger mit Inhouse-Callcenter informiert kurz vor Jahresende seine Kundinnen und Kunden über eine anstehende Tarifumstellung. Da ein sprunghafter Anstieg des Anrufaufkommens zu erwarten ist, droht eine Überlastung der bestehenden Infrastruktur. Gesucht wird deshalb eine leistungsfähige Lösung mit Funktionen wie intelligenter Anrufverteilung, Rückrufoptionen für Warteschleifen und einer nahtlosen CRM-Anbindung – und das alles sehr kurzfristig. Die Lösung: eine cloudbasierte Callcenter-Software wie yuucontact von yuutel, die ohne lokale Installation und direkt im Webbrowser einsatzbereit ist. Das System kann innerhalb weniger Werktage eingerichtet werden – inklusive Routing-Logik, Live-Dashboards und Agentenzugängen.

So lassen sich die zahlreichen Anfragen rund um die Tarifumstellung zuverlässig entgegennehmen, gezielt verteilen und in Echtzeit überwachen. Auch kurzfristige Anpassungen, etwa bei Routing-Regeln oder der Anzahl der Agentenlizenzen, sind jederzeit möglich.

Live-Monitoring für gezieltes Nachsteuern

Neben der schnellen Verfügbarkeit zählt im Callcenter-Alltag vor allem eines: Kontrolle. Eine moderne Callcenter Software bietet daher integrierte Live-Dashboards, mit denen sich aktuelle Gesprächsvolumina, Agentenverfügbarkeiten und Rückrufaufträge in Echtzeit überwachen lassen. Supervisoren erkennen frühzeitig, wo Engpässe entstehen – und können direkt gegensteuern.

Alle Echtzeitdaten im Blick mit dem Live Center der yuucontact Callcenter Software
© yuutel GmbH

Schnell skalieren, ortsunabhängig arbeiten

Ein weiterer Vorteil der cloudbasierten Callcenter-Lösung liegt in ihrer Flexibilität. Webbasierte Agentenzugänge lassen sich ortsunabhängig nutzen – im Büro, im Homeoffice oder hybrid. Neue Agent:innen können bei Bedarf in wenigen Minuten freigeschaltet werden. Das erleichtert nicht nur die Skalierung bei hohem Anrufaufkommen, sondern auch den Betrieb mit verteilten Teams.

Telefonie nahtlos ins CRM eingebunden

Ein zentrales Anliegen vieler Unternehmen ist die einfache Verknüpfung der Telefonie mit bestehenden CRM- oder Support-Systemen. Die yuucontact Software zeigt bei eingehenden Anrufen relevante Kundendaten automatisch an, dokumentiert Gesprächsverläufe und per Click-to-Dial können Outbound-Telefonate direkt aus dem Tool gestartet werden.

Das Beispiel zeigt: Mit der richtigen Software lassen sich auch unter Zeitdruck stabile und skalierbare Callcenter-Strukturen aufbauen. Die cloudbasierte Lösung von yuutel schafft die nötige Grundlage, um auf veränderte Anforderungen schnell und gezielt zu reagieren – ohne langwierige Umstellungen oder Vorlaufzeiten.

Weitere Informationen: https://www.yuutel.at/call-center-software