Ein CRM-Lastenheft ist die Grundlage für eine erfolgreiche Systemeinführung. Doch worauf kommt es wirklich an? Wir geben wertvolle Tipps, zeigen typische Fehler auf und erläutern, wie Sie diese vermeiden. [...]
Mit einer smarten Lastenheft Vorlage zur schlauen CRM-Lösung
8 Sekunden – so kurz ist die Aufmerksamkeitsspanne im Vertrieb. Wer heute überzeugen will, braucht maßgeschneiderte Kommunikation, individuelle Ansprache und effiziente Prozesse. Moderne CRM-Lösungen mit KI bieten dafür die Basis. Wer jedoch eine neue Lösung einführt, kommt an einem Lastenheft nicht vorbei.
Wertvolle Tipps zur Erstellung eines CRM-Lastenhefts
Es gibt nicht DAS Paradebeispiel für ein rundum perfektes CRM-Lastenheft. Aber es gibt wichtige Punkte, die Sie möglichst konkret beschreiben und bei der Erstellung eines Lastenhefts unbedingt berücksichtigen sollten.
- Customer Journey exakt abbilden: Wie sieht der Ist-Zustand in Ihrem Unternehmen bzw. im jeweiligen Bereich aus und wie sollen die Prozesse künftig aussehen?
- Use Cases definieren: Bilden Sie für künftige Nutzer entsprechende Prozesse und Funktionalitäten ab, um die Akzeptanz zu fördern?
- Messbare Ziele festlegen: Definieren Sie möglichst konkrete Zielvorgaben in Form von Kennzahlen (KPIs) was bspw. Nutzerakzeptanz, Datenqualität und Produktivität betrifft.
- Risiken benennen und minimieren: Zeigen Sie möglichst transparent die zu erwartenden Herausforderungen hinsichtlich Nutzerakzeptanz und Anbindung von Schnittstellen.
7 typische Fehler – und wie Sie diese von Anfang an vermeiden
Genauso vielfältig wie CRM-Lastenhefte ausfallen, gestalten sich auch die Fehlerquellen bei deren Erstellung. So viel steht fest: Es ist nahezu unmöglich, immer alles richtig zu machen. Und typische Fehler lassen sich nur dann vermeiden, wenn man sie jederzeit auf dem Schirm hat und bei der Erstellung eines Lastenhefts entsprechend berücksichtigt.
- Unklare Zielsetzung: Bevor Sie mit der Erstellung des CRM-Lastenhefts beginnen, sollten alle Anforderungen bzw. kurz- und mittelfristigen Ziele definiert werden. Vermeiden Sie zu technische Formulierungen und konzentrieren Sie sich stattdessen auf praxisnahe Use Cases.
- Nichtberücksichtigung von Fachabteilungen: Beziehen Sie möglichst alle relevanten Fachabteilungen und Personen in die Erstellung des Lastenhefts mit ein, die später mit dem CRM-System arbeiten.
- Unzureichende Priorisierung von Anforderungen: Priorisieren Sie die einzelnen Anforderungen und unterscheiden Sie zwischen Muss- und Kann-Anforderungen. Nicht alles muss sofort fertig sein und manche Funktionen lassen sich ggbfs. in einer späteren Phase realisieren.
- Keine systematische Datenpflege: Definieren Sie klare Regeln und Vorgaben für die Datenpflege des zu implementierenden CRM-Systems – inkl. Datenqualität, Datenaktualisierung und Datenstruktur.
- Fehlende oder unzureichende Testphase: Um etwaige Probleme bei der Einführung und Nutzung des CRM-Systems zu vermeiden, sollten Sie es vor dem Einsatz ausreichend lange testen.
- Fehlende „Nutzerzentriertheit“: Um die Bedürfnisse, Anforderungen und Perspektiven aller Nutzer (Key-User) des einzuführenden CRM-Systems im Lastenheft berücksichtigen zu können, sollten die Mitarbeitenden vorab zu deren individuellen Wünschen befragt werden.
- Keine klare Definition des Projektumfangs: Das Lastenheft sollte so klar und so konkret wie möglich die für ein CRM-Systems benötigten Prozesse und Ressourcen definieren.
Fazit: Mit dem richtigen Lastenheft geht’s direkt zur passenden CRM-Lösung!
Die Erstellung eines Lastenhefts und die darauf basierende Auswahl des richtigen Anbieters sind die entscheidenden ersten Meilensteine auf dem Weg zu Ihrer neuen CRM-Lösung. Vorausgesetzt Sie haben Ihre „Hausaufgaben“ gemacht und die oben genannten Punkte konsequent berücksichtigt.
Haben Sie Ihre Anforderungen bereits gesammelt und konkrete Vorstellungen für Ihr CRM-Projekt entwickelt? Dann starten Sie jetzt mit unserer kostenlosen Lastenheft-Vorlage direkt in die Planung und erfolgreiche Einführung – für einen modernen Vertrieb, der schon heute neue Maßstäbe setzt.
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