Einst als günstige Alternative zum klassischen On-Premises gefeiert, wird die Cloud für Unternehmen immer mehr zur Kostenfalle. Microsoft365 ist dafür ein Paradebeispiel. Wenn man jedoch weiß wie, halten sich die unterschätzten Kosten in Grenzen... [...]
Fabian Gerum kennt so ziemlich jeden legalen Kniff bei der M365-Lizenzierung. Das schätzen die Kunden des Microsoft-Experten – vor allem, wenn er von Plänen abrät, die teuer und unnötig sind. Dass er stattdessen sehr günstige Alternativen empfehlen kann, liegt an seinem Arbeitgeber, der VENDOSOFT GmbH – renommierter Reseller gebrauchter Microsoft-Lizenzen. „Gebrauchtsoftware in Kombination mit M365 ist eine Alternative zur Cloud, die ich meinen Kunden wirklich ans Herz lege!“, sagt der Lizenzstratege. Und doch ist es eine oft vernachlässigte Strategie. Dabei verbindet sie Vorteile wie Flexibilität, Teamarbeit und moderne Infrastruktur mit Datensouveränität und planbaren Kosten.
Überlizenzierung verhindern – auch bei der Cloud
Das Problem an der Cloud sieht Fabian Gerum in den finanziellen Dauerbaustellen, die sich hier auftun können. „Viele Unternehmen betrachten beim Wechsel in die Cloud nur die monatlichen Abo-Gebühren, die wirken erstmal günstig.“ Im Alltag vieler Mitarbeitenden werden jedoch oft nur einfache Office-Funktionen benötigt. „Deshalb hinterfrage ich immer: Wer braucht die Cloud? Wer nicht?“ Einfache Fragen, die eine Überlizenzierung verhindern, die über Jahre fünf- bis sechsstellige Beträge kosten kann!
Microsofts versteckte Mehrkosten
Neben diesem offensichtlichen Einsparpotenzial gibt es bei der Microsoft-Lizenzierung eine Menge versteckte Mehrkosten. Das beginnt bei Add-Ons für Sicherheit, Archivierung oder Speichererweiterung. Sie fehlen im Basistarif, sind im Betrieb aber unverzichtbar – und treiben die Budgets nach oben. Gleichzeitig zahlen Unternehmen für viele Dienste, die sie gar nicht brauchen: Microsoft-Pakete bündeln standardmäßig Funktionen wie Yammer, Stream oder Viva, die in der Praxis selten genutzt werden – aber trotzdem mitbezahlt sind. Verstärkt wird dieser Effekt durch regelmäßige Preissteigerungen, zuletzt befeuert durch Microsofts milliardenschwere Investitionen in KI- und Azure-Infrastruktur. Kosten, die schrittweise an die Abo-Kunden weitergereicht werden.
Hinzu kommen Upgrade-Zwänge wie wir sie in diesem Jahr erleben: Das Supportende von Windows 10 stellt IT-Abteilungen vor unfreiwillige Neuanschaffungen – bei der Soft- und Hardware! Und während sich viele Unternehmen maximale Flexibilität von der Cloud versprechen, zeigt sich im Ernstfall: Downgrades oder Kündigungen von Lizenzen sind i.d.R. erst zum Laufzeitende möglich – was der tatsächlichen Bedarfsentwicklung in Unternehmen nicht unbedingt entspricht.
Alternativen ausreizen
Wer hingegen hybrid lizenziert (statt pauschal migriert), kann laut Fabian Gerum 30 bis 40 Prozent der o.g. Kosten sparen. Ein Beispiel: Ein Produktionsbetrieb fragte bei VENDOSOFT Microsoft 365 E3 für alle Mitarbeitenden an. Ein komfortabler, aber kostspieliger Plan. Von den 350 Beschäftigten nutzen jedoch rund 100 Mitarbeitende in der Fertigung weder Teams noch OneDrive. Sie benötigen lediglich Word, Excel, E-Mail- und Kalenderfunktionen. Fabian Gerum: „Das sind Arbeitsplätze, die mit gebrauchten Office-Lizenzen bestens ausgestattet sind!“ Er empfahl daher 100 gebrauchte Office 2024 ProPlus zu einmalig 338 Euro. Damit sank der Bedarf der Cloud-Lizenzen unter 300 und ermöglichte statt der E3-Pläne Business Premium. Kostenpunkt: 140 statt 270 Euro pro Jahr. 32.500 Euro gespart. Jährlich. Und die Office-2024-Lizenzen? Gebrauchtsoftware amortisiert sich etwa ab dem zweiten Jahr der Nutzung. Deshalb rät Fabian Gerum zu so viel gebraucht wie möglich und so wenig Cloud wie nötig. „Das schafft Freiraum für andere wichtige IT-Projekte!“
Dass die Microsoft-Cloud strategisch geplant werden muss, ist jedem IT-Verantwortlichen klar. Dass der Fokus dabei nicht nur auf Machbarkeit und Umsetzung liegen sollte, sondern hohe Kosteneinsparungen möglich sind, ist nicht ganz so geläufig. Produktionsbetriebe sind ein Beispiel. Viele weitere liefern diese VENDOSOFT-Referenzen: www.vendosoft.at/casestudies
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