Auch wenn die Digitalisierung in den letzten Jahren stark vorangeschritten ist, wird heute mehr Papier verbraucht als je zuvor. Besonders bei den Druck-Kosten gibt es großes Einsparungspotenzial. Das Zauberwort der Stunde lautet „Managed Print Services“ (MPS). [...]
Auch wenn die Digitalisierung in den letzten Jahren stark vorangeschritten ist, wird heute mehr Papier verbraucht als je zuvor. Der Einsatz von Druckern, Scannern und Kopierern, und damit auch der Arbeitsaufwand sowie die anfallenden Ausgaben, können in den meisten Unternehmen deutlich optimiert werden. Tatsache ist: Bei den Druck-Kosten gibt es großes Einsparungspotenzial. Das Zauberwort der Stunde lautet „Managed Print Services“ (MPS). Wobei das Ganze mit Zauberei aber auch gar nichts zu tun hat – es ist Strategie.
Managed Print Services sind Dienste, die von externen Dienstleistern angeboten werden und die Unternehmen jeder Größe dabei helfen, besser zu wirtschaften. Dabei sorgen Druckprofis für optimierte Arbeitsabläufe und eine an die Bedürfnisse des Unternehmens angepasste Geräteflotte. Dieses Service verbessert und verwaltet die Dokumentenausgabe enorm. Bei Abschluss eines Managed Print Service-Vertrages wird die aufwendige Verwaltung der Druckerflotte einfach ausgelagert.
Was machen externe MPS-Anbieter?
Zu Beginn jedes Managed Print Services steht ein Erstgespräch und eine detaillierte Analyse des Status Quo. Dabei werden alle Abteilungen unter die Lupe genommen und unter anderem Fragen wie diese gestellt:
Welche und wie viele Geräte werden aktuell eingesetzt und wo stehen diese?
Welche Probleme treten im Arbeitsalltag auf?
Wie hoch sind die Gesamtdruckkosten?
Wie hoch ist die durchschnittliche Seitendeckung?
In welchen Fachbereichen sind die druckintensiven Prozesse?
Je genauer die Antworten ausfallen, umso besser können die folgenden Maßnahmen dabei helfen, alle Geräte künftig optimal zu nutzen und alle Vorteile von MPS auszuschöpfen. Langsame und teure papierintensive Prozesse sollen so erkannt und gestoppt werden. Im Zuge dieser Analyse wird ermittelt, welche Geräte, an welchem Standort und zu welcher Zeit am produktivsten und welche eventuell gar nicht mehr notwendig sind.
Die Druck-Kosten werden kleiner
Rund 70 Prozent der Unternehmen wissen nicht, oder nicht genau, wie hoch ihre allgemeinen Druckkosten sind. Mit dem Wissen, dass Unternehmen mit Managed Print Services bis zu 30 Prozent ihrer bisherigen Druck-Kosten sparen können, fällt die Entscheidung leicht. Hat man sich als Entscheider*in erst einmal einen Überblick über die verschiedenen MPS-Dienstleister verschafft, gilt es „den Richtigen“ zu finden. Mit MPS gibt es weniger Stillstände, zufriedenere Mitarbeiter*innen und einen wesentlich besseren Workflow. Ganz nebenbei wird sogar die Umwelt entlastet.
Service auch für mehrere Gerätemarken möglich
Mit MPS-Anbietern, die nicht nur auf eine Gerätemarke spezialisiert sind, gehen Unternehmen den einfachen und sicheren Weg. Als zentraler Ansprechpartner ermöglicht ein breit aufgestellter Dienstleister einen Vertrag für verschiedene Hersteller. Bei Fragen gibt es nur mehr einen Kontakt und umfangreiches Service zu einem überschaubaren Preis. Solche MPS-Servicepartner machen aus einer bunt zusammengewürfelten Geräteflotte ein perfekt eingespieltes Team und sorgen für einen Workflow ohne längere Unterbrechungen.
Weitere Vorteile von MPS
Mit Hilfe modernster Software werden alle Drucker, Scanner und Kopierer überwacht und die Sicherheit im Umgang mit wichtigen Dokumenten wird erhöht. Neigen sich bei einem Gerät die Verbrauchsmaterialien zu Ende, werden diese intelligent nachbestellt. So werden auch die allgemeinen Lagerkosten minimiert.Tritt ein technisches Problem ein, wird der Servicepartner automatisch informiert. In so einem Fall ist die Fehlermeldung bereits bekannt, noch bevor jemand von der Technik zur Reparatur geschickt wird – ein großer Vorteil. Mit einem MPS-Servicevertrag haben Unternehmen die volle Kostenkontrolle über alle Dienstleistungen und Bestellungen. Auf Wunsch kann sogar der Preis für jede einzelne gedruckte Seite berechnet werden.
Unser Tipp: Mit ACP haben Unternehmen einen zuverlässigen MPS-Servicepartner an der Hand. Einerder erfahrensten Anbieter ist ACP. Das österreichische IT-Unternehmen mit Niederlassungen in Österreich und Deutschland ergänzt Managed Print Services um ständiges Monitoring, individuelle Dienstleistungen und automatisierte Prozesse. Unternehmen können von solch stabilen Druck-Diensten nur profitieren. Weitere Informationen finden Sie hier.
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