Digitale Workflows: wie Freigabeprozesse (nicht) aussehen sollten

Freigabeprozesse für Dokumente zählen in allen Abteilungen im Unternehmen zu den zentralen Abläufen. Sie sollen unter anderem sicherstellen, dass (Compliance) Regeln, Datenschutz und Budgets eingehalten werden. Doch in vielen Unternehmen mangelt es noch an effizienten und durchdachten Prozessen. Was kann helfen? [...]

Häufige Probleme im Freigabeprozess

Bei analogen Freigabeprozessen kommt es immer wieder zu Problemen. Auf dem Weg durch die Abteilungen können Dokumente kaputt oder verloren gehen. Manchmal werden sie vergessen und niemand weiß, wo der Prozess stecken geblieben ist. Manuell durchgeführte Abgleiche und Daten-Übertragungen sind fehleranfällig und kosten Zeit. Durch Verzögerungen werden schlussendlich Deadlines nicht eingehalten, Bestellungen verzögert, potenzielle Kunden verloren oder Skonto-Fristen verstreichen ungenutzt. Die gute Nachricht: Prozesse können leicht digitalisiert und die genannten Punkte beseitigt werden.

Welche Vorteile haben digitale Freigabeprozesse?

Eine geeignete Lösung automatisiert die ersten Vergleichs- und Prüfschritte bereits bei Eingang des Dokuments. Sie unterstützt den Workflow durch eine sinnvolle Informationsdarstellung, Notifications, Reminder für Deadlines und mehr. So bleibt der Prozess im Gange und wird nicht unnötig verzögert oder aufgehalten. Dashboards, Mail Freigaben, mobile Freigaben, Massenfreigaben und ähnliche Funktionen geben dem User Unterstützung für eine schnelle und zeitgerechte Bearbeitung aller Tasks.

Der Workflow kann außerdem flexibler gestaltet werden, zum Beispiel durch ortsunabhängiges und mobiles Arbeiten, Stellvertreterregelungen oder direkt integrierte Kommunikationsmöglichkeiten. Dadurch sind die Durchlaufzeiten je Dokument weniger abhängig von (der Anwesenheit von) einzelnen Personen und können insgesamt deutlich sinken.

Wie können elektronische Freigabe Workflows aussehen?

Digitale Freigabeworkflows können in drei Schritte unterteilt werden. Im ersten Schritt werden Dokumente automatisiert ausgelesen und erste Compliance-, Konsistenz- und Validitätschecks durchgeführt. Anschließend folgt der eigentliche Freigabeworkflow durch die Abteilungen des Unternehmens. Am Ende wird das Dokument im anschließenden ERP-System gebucht und archiviert.Ein wichtiger Bestandteil des durchgehend digitalen Prozesses ist die Erfassung und Speicherung aller einzelnen Schritte, um gegebenenfalls gesetzlichen Dokumentationspflichten nachzukommen.

Eine ausführliche Beschreibung dieser drei Schritte und Beispiele für ihre Umsetzung finden Sie hier

Was zeichnet gute Freigabe Workflows aus?

Gute Workflows sind bestmöglich reduziert auf die relevanten Teilnehmer:innen und Bausteine. Sie werden gemeinsam definiert, sind einfach umsetz- und einhaltbar, bleiben transparent und haben die notwendige Flexibilität, die im Berufsalltag zeitweise gebraucht wird. Die Kommunikation ist fokussiert und findet an einem Ort statt, der Aufwand wird so gering wie möglich gehalten.

Wie ein digitaler Freigabeprozess konkret aussehen kann zeigen wir Ihnen gerne anhand einer Live-Demo im persönlichen (Online) Termin. Nehmen Sie gerne unverbindlich Kontakt mit uns auf.

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