Einführung in die Welt der ERP-Systeme für KMU

Bei der Auswahl einer ERP-Lösung sollten Funktionen, Softwareauswahl, Kosten und aktuelle ERP-Trends berücksichtigt werden. [...]

Viele Unternehmen nutzen immer noch komplexe Excel-Listen für Aufgaben wie Rechnungsstellung und Einkauf. Moderne ERP-Lösungen bieten hingegen viele Vorteile, wie Ressourceneinsparung und schnellere Abwicklung. Oft hängt das Wissen über das bestehende ERP in wenigen Köpfen der EDV-Abteilung. Wer an die Grenzen seines aktuellen ERP-Systems stößt, benötigt passende Lösungen. Es gibt zwei Philosophien am Markt: ERP-Systeme mit maximalen Customizing-Möglichkeiten zur Anpassung an unternehmensspezifische Prozesse oder standardisierte ERP-Systeme, die das Unternehmen anpasst. Beide Ansätze haben Vor- und Nachteile, besonders bei speziellen Prozessen sind Branchenlösungen wichtig.

Die Bedeutung von ERP-Systemen für mittelständische Unternehmen

Mittelständische Unternehmen sind das Rückgrat vieler Volkswirtschaften und tragen durch Flexibilität und Innovationskraft zur Wirtschaftsentwicklung bei. Um wettbewerbsfähig zu bleiben, müssen sie ihre Abläufe stetig optimieren. Hier helfen ERP-Systeme, die Geschäftsprozesse zu automatisieren, zu koordinieren und zu kontrollieren. Sie bieten eine zentrale Plattform, auf der verschiedene Abteilungen interagieren, was zu besserer Datenkonsistenz, Transparenz und Effizienz führt.

Für mittelständische Unternehmen sind ERP-Systeme besonders vorteilhaft, da sie skalierbar und anpassungsfähig sind und das Wachstum unterstützen. Automatisierung reduziert Kosten, minimiert Fehler und optimiert Arbeitsabläufe. Echtzeitdaten ermöglichen schnelle, fundierte Entscheidungen.

Die Einführung eines ERP-Systems erfordert jedoch sorgfältige Planung, Systemauswahl und Implementierungsstrategie. Unzureichende Vorbereitung oder fehlende Mitarbeiterbeteiligung können zu Problemen führen.

Immer noch Angst vor der Cloud?

Wenn ältere Führungskräfte das Unternehmen an die nächste Generation übergeben, steigt die Chance auf Veränderungen. Früher waren Cloud-Lösungen oft nicht im Gespräch, da das Wissen über die Technologie fehlte und Unsicherheit zur Ablehnung führte. Heute sind Cloud-Lösungen nahezu unverzichtbar für moderne Arbeitsplätze.

Mit einem Cloud-ERP können Unternehmen ihre IT-Kosten langfristig deutlich senken. Die gesamte Server-Administration entfällt, ebenso wie der Platz- und Ressourcenbedarf der IT-Mitarbeiter, die nun für neue Projekte zur Verfügung stehen. Der ERP-Anbieter sorgt für Sicherheit, Updates und den Zugang zu neuen Funktionen und Innovationen wie KI, RPA oder Blockchain.

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Die “Big Pains“ der Unternehmen rund um ERP-Lösungen

Haben Sie sich schon einmal gefragt, was passiert, wenn Ihre wichtigsten IT-Mitarbeiter kündigen? Können Sie Ihr ERP-System auf Ihren Firmenservern weiterhin betreiben? Dieses Risiko lässt sich auf ERP-Anbieter übertragen, die Lösungen in der abgesicherten Cloud betreiben. Zudem schalten immer mehr ERP-Hersteller ihren Support für On-Premises-Systeme ab.

Gewachsene IT-Infrastrukturen benötigen neue Lösungen, die über Schnittstellen in einer „Best of Breed“-Architektur integriert werden. Selbst programmierte Schnittstellen verursachen hohe Entwicklungskosten. Standard-Software ermöglicht schnellere Integration und automatische Updates der Schnittstellen.

Seit Corona schätzen Mitarbeiter die Flexibilität, ihren Arbeitsort zu wählen. Mobiles Arbeiten erfordert jedoch ein ERP-System, das dies unterstützt. Der Zugriff auf Firmenserver von zu Hause aus erfordert komplexen Sicherheitssystemen, die sich mittelständische Unternehmen selten leisten können. Moderne ERP-Lösungen unterstützen mobile Arbeitskonzepte von Anfang an.

Die großen Probleme mittelständischer Unternehmen mit bestehenden ERP-Systemen:

• Gesamtes Wissen über ERP ist in wenigen Köpfen der IT-Abteilung
• Support von Alt-Systemen wird abgeschaltet
• Enormer Aufwand, Schnittstellen zu anderen IT-Systemen zu pflegen
• ERP unterstützt kein mobiles Arbeitskonzept
• Schnelle und flexible Anpassbarkeit an neue geschäftliche Herausforderungen
• Schlechtes Datenmanagement
• Schlechtes Innovationstempo

Die Auswahl eines passenden ERP-Systems ist ein entscheidender Schritt auf dem Weg zur erfolgreichen Implementierung.

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