European Society of Radiology wechselt Unternehmens-Software während Pandemie

Die European Society of Radiology (ESR) stellte während der Pandemie auf die Unternehmens-Software von Scopevisio um und erreichte dadurch eine effizientere Zusammenarbeit des Accounting, auch aus dem Homeoffice. Im Gespräch mit der COMPUTERWELT berichtet Dominik Elmer, stellvertretender Abteilungsleiter Accounting & Human Ressources, über die Ziele und Herausforderungen bei dem Projekt. [...]

Was macht die ESR und wer sind ihre Kunden?

Die European Society of Radiology wurde 2005 durch die Fusion des Europäischen Kongresses für Radiologie (ECR) und der European Association of Radiology (EAR) gegründet und ist eine apolitische, gemeinnützige Organisation, die sich der Stärkung und Vereinheitlichung der europäischen Radiologie widmet. Mit aktuell 121.608 Mitgliedern weltweit hat sie sich zur größten radiologischen Gesellschaft der Welt entwickelt und veranstaltet jedes Jahr in Wien eines der größten und innovativsten wissenschaftlichen Treffen Europas, den Europäischen Kongress für Radiologie.

Die Gesellschaft arbeitet eng mit nationalen radiologischen Gesellschaften in ganz Europa und darüber hinaus zusammen und baut gleichzeitig Beziehungen zu großen europäischen und internationalen Organisationen, aus anderen verwandten Bereichen, auf. Sie überwacht auch die Entwicklungen auf EU-Ebene, die sich auf die Forschung und Praxis in der Radiologie auswirken könnten. Dabei wird das Wohl des Patienten als vorrangiges Ziel verfolgt.

Kundschaft für die von uns veranstaltenden Weiterbildungen und Kongresse sind vor allem Privatpersonen aus dem Sektor des medizinischen Personals. Schwerpunkt liegt hier auf dem Berufsbild des Facharztes für Radiologie, sowie den Radiologie-Technologen und anderem medizinischen Personal. Hierbei richtet sich deren Aufmerksamkeit ganz unserem wissenschaftlichen Programm, da Weiterbildungsmaßnahmen in einem gewissen Umfang vorgeschrieben sind.

Warum haben Sie nach einer neuen Lösung für Unternehmens-Software gesucht? Wo lag die Problemstellung?

Dominik Elmer: Grundsätzlich ging es um eine Erleichterung bzw. Vereinfachung des Arbeitsprozesses, der uns neben einer Zeit- und Geldersparnis auch eine Dezimierung etwaiger Fehlerquellen in unseren täglichen Arbeitsabläufen ermöglicht hat. Die Probleme, die gelöst wurden, wandelten sich in den letzten 12-15 Monaten enorm. Ging es zu Beginn der Zusammenarbeit um Effizienzsteigerung und Zeitersparnis, wurde durch die COVID-19 Pandemie schon bald vieles anders. Durch den vorrangigen Arbeitsalltag im Home-Office wurde es essenziell, schnellen Zugriff von überall auf die Dokumente zu erhalten. Hierzu eignet sich Scopevisio aus zwei Gründen: zum einen bietet es Zugriff über die Web-Applikation ohne VPN-Zugriff auf den Firmenserver, zum anderen eine leichte Handhabung via Smartphone-APP.

Warum haben Sie sich für Scopevisio entschieden?

Aus den bereits oben genannten Gründen. Zudem hat uns die Präsentation vor Ort und das zuständige Team vollkommen überzeugt. Der Support war bisher immer freundlich, zuvorkommend und man fühlt sich gut aufgenommen in die Familie „DVO & Scopevisio“. Die menschliche Komponente macht in vielen Fällen den Unterschied. Das hat von Anfang an gepasst. Als wir eingestiegen sind, war das Projekt quasi noch in den Kinderschuhen, zumindest hier in Österreich. Großen Dank somit an Ronald Horyna und sein Team!

Welche Vorteile haben Sie durch die neue Lösung?

Eine Vielzahl an Kollegen kann nun komplett unabhängig an der Bearbeitung der Eingangsrechnungen miteinander agieren und mittels einfachem Drag & Drop Verfahren zeitnah und tagesaktuell Zwischenstände präsentieren und Übersichten liefern. Der oft mühsame Freigabeprozess wird mit simplen Maßnahmen erleichtert und für die betreffenden Personen wesentlich angenehmer gestaltet. Rechnungsprüfungen und langwierige Prozesse wurden durch effiziente, vollkommen digitale Arbeitsschritte abgelöst.

Welche Herausforderungen hatten Sie bei der Implementierung?

Zunächst muss man sagen, dass sich Aufbau und Arbeitsabläufe weitgehend selbsterklärend und einfach darstellen. Durch die Möglichkeit das System sehr stark den eigenen Bedürfnissen anzupassen, ist es aber auf der anderen Seite auch sehr individuell. Bei uns im konkreten Fall war die Hauptschwierigkeit das initiale Setup, also die Einrichtung bis man das System so nutzen konnte, dass ohne viel Zutun ein problemloses Arbeiten möglich war.

Wie war der Support durch Scopevisio?

Zunächst möchte ich an meine vorherige Antwort anknüpfen und mich für die Unterstützung beim Set-Up des Systems bedanken. Das Team rund um Ronald Horyna hat uns nach anfänglichen Schwierigkeiten besucht und mit uns persönlich alle offenen Fragen geklärt und Probleme ausgeräumt. Grundsätzlich schafft man es auch, indem man den Schritt-für-Schritt-Anwendungen der Lernvideos folgt und sich durch die Hilfe klickt.

Wie arbeitet es sich zB mit dem Rechnungseingangsbuch im Detail?

Das Beste an diesem System ist die einfache Handhabung. In wenigen Schritten kann eine neue Eingangsrechnung bearbeitet und auch gleich zur Freigabe geschickt werden.

1. Schritt: Scopevisio und das Rechnungseingangsbuch öffnen.
2. Schritt: Rechnung anklicken und bearbeiten, mittels automatischer Texterkennung werden viele Informationen aus dem Dokument automatisch übernommen, fehlende Informationen ergänzen und die vorhandenen Informationen kontrollieren, Lieferanten neu anlegen oder vorhandenen auswählen.
3. Schritt (das kann bei anderen Kunden abweichen): Fälligkeitsdatum erfassen und eine Kostenstelle zuweisen, damit der Freigabeprozess gestartet werden kann
4. Schritt: Freigabeprozess verifizieren und RE an den Projektleiter etc. verschicken. Dieser kann nun in seiner App auf dem Smartphone oder in der Webb-Applikation die RE begutachten und freigeben, zurückstellen oder ablehnen (falls zB falsch zugeordnet).

Grundsätzlich haben wir mit dieser Unterstützung Zeit gewonnen, die in der Buchhaltung für wichtigere Dinge als die Aufnahme von RE und/oder Bearbeitung der eingehenden Rechnungen genutzt werden kann. Außerdem sind wir sehr an einer weiteren Zusammenarbeit interessiert, da sich das System weiterentwickelt und neue Tools hinzugefügt werden, auch Vorschläge von Kundenseite sind beim Team der DVO immer gern gesehen.

*) Dominik Elmer ist stellvertretender Abteilungsleiter Accounting & Human Ressources der European Society of Radiology (ESR).