HR-Workflows mit Service-Management optimieren

Die IT-Unterstützung im Personalwesen trifft man meist in einer von zwei Varianten an: Entweder nutzt das Unternehmen SAP und hat das Modul HCM im Einsatz; oder man stützt sich ein Sammelsurium aus Excel-Listen, Cloud- oder Managed Services, selbstentwickelten Programmen – und Papierformularen [...]

Doch es gibt auch noch einen vielversprechenden dritten Ansatz: die Einführung einer modernen, ITIL-basierten Service-Managementlösung.
Mit SAP HR bzw. HCM bilden zahlreiche Konzerne alle Belange rund um das Personalwesen ab. Doch eine SAP-Einführung erscheint vielen Mittelständlern bis hin zum gehobenen Mittelstand als ein zu aufwendiger und zu kostspieliger Lösungsansatz. Deshalb behelfen sie sich mit einer Reihe punktueller Tools und Services, die man teils schon vor Jahren eingeführt und dann nie ersetzt hat: Zwar mag eine solche Werkzeugsammlung im Alltag die meiste Zeit einigermaßen funktionieren, doch sie offenbart ihre Schwächen, wenn es darum geht, einen neuen Mitarbeiter zu finden, einzustellen und termingerecht mit allem benötigten Equipment auszustatten. Alles, was neu beschafft, ersetzt oder geändert werden muss, erfordert entsprechende Schritte in jeweils einer anderen Applikation – oder aber Schriftverkehr auf Papier. Dass hierbei der Überblick leicht verlorengeht, ist kaum verwunderlich.
IT-Abteilung als Vorbild
Am einfachsten gestalten sich solche Procurement-Prozesse in aller Regel in puncto IT-Ausstattung. Denn in aller Regel haben mittelständische IT-Abteilungen ihre Abläufe in den letzten Jahren auf ein softwaregestütztes Service-Management gemäß den ITIL-Empfehlungen (IT Infrastructure Library) umgestellt. Mit einer ITIL-konformen Service-Managementlösung erfolgen sämtliche Veränderungen an der IT prozessbasiert und auf optimierte, standardisierte Weise – sei es die Beschaffung neuer Hard- und Software, das Aufspielen von Updates, die Einrichtung eines E-Mail-Kontos für einen neuen Mitarbeiter – oder eben auch die Deaktivierung des Kontos, wenn der Mitarbeiter das Unternehmen wieder verlässt.
Deshalb liegt es nahe, eine solche moderne Service-Managementlösung auch für andere Fachbereiche zu nutzen. Denn als Basis für die Abbildung automatisierter Abläufe gemäß ITIL dient eine sogenannte Workflow Engine – und für den Einsatz dieser Workflow Engine ist es unerheblich, ob der abzubildende Prozess aus dem IT-Umfeld stammt, aus dem Facility-Management, dem Fuhrpark-Management oder eben dem Bereich Human Resources.
HR-Prozesse bequem aufsetzen und verwalten
Für die Einrichtung und Ausgestaltung fachabteilungsspezifischer Prozesse bieten fortschrittliche Service-Managementlösungen eine anwenderfreundliche, Web-basierte Benutzerschnittstelle. So kann ein Anwender den gewünschten Ablauf mit wenigen Mausklicks zusammenstellen – ohne dass dafür eine aufwändige Schulung oder gar Programmierkenntnisse erforderlich wären. Bei Veränderungsbedarf sind auch nachträgliche Anpassungen jederzeit möglich.
Zeitgewinn durch Automation
Eine moderne Service-Managementlösung, wie zum Beispiel Matrix42 Service Management, bietet auch anderen Abteilungen im Unternehmen eine ausgereifte Basis, um Prozesse und Abläufe auf einfache Weise selbst einzurichten, zu automatisieren und damit zu beschleunigen. Dank der hinterlegten Workflows sinkt zugleich die Fehleranfälligkeit: Und da die Abläufe IT-gestützt einfacher und schneller abgewickelt werden, sind nicht nur die Mitarbeiter zufriedener.

Fabian Henzler, Director Product Marketing bei Matrix42