Intelligente Software hilft aus dem Abteilungsdenken heraus

Wie eine moderne Software das gesamte Unternehmen digitalisiert abbildet und dabei viel Arbeit selbst übernimmt. Management-Berichte in Echtzeit inklusive. Und leistbar auch für KMU. Produktexpertin Martina Jungert erläutert im Interview Details. [...]

Eine integrierte ERP-Software beschleunigt das Unternehmenswachstum

1.  Hält ERP-Software nun auch Einzug in KMU?

ERP-Software (Enterprise Ressource Planning) – da denkt man meist an große Unternehmen und ebenso große (und teure) Software. Schließlich soll das Programm das gesamte Unternehmen mit allen seinen Bereichen abdecken: von der Projektplanung über den Vertrieb bis zur Finanzbuchhaltung. Der Vorteil ist klar: Wenn alle Bereiche miteinander verknüpft sind, laufen interne Prozesse auch zwischen den einzelnen Abteilungen flüssig ab. Gleichzeitig hat die Firmenleitung jederzeit Überblick über den aktuellen Stand des Unternehmens.

Hinter ERP stecken immer eine aufwändige Software und ein leistungsstarkes Dokumentenmanagementsystem. Für kleine und mittlere Unternehmen rechnet sich die Investition in eine solche Software oft nicht. Und das ist schade, denn auch KMU können mit ERP-Software ihre Prozesse effizienter gestalten und damit viel an Ressourcen sparen. Das war wohl der Grund für die Macher von Scopevisio, eine revolutionäre und leistungsfähige Unternehmenssoftware zu kreieren, die alles kann, was große Unternehmen brauchen, die aber auch für KMU leistbar ist.

2.  Kann Software moderne Arbeitsweisen abbilden?

Einzelne Abteilungen mit isolierten Softwarelösungen – das war einmal. Wer ein Unternehmen effizient organisieren will, arbeitet prozessorientiert. Und das sollte dann auch die Software können. Weil es Arbeit und Zeit spart und Workflows tatsächlich ins Fließen kommen. Deshalb erfasst Scopevisio sämtliche Unternehmensbereiche mit allen ihren Inhalten in einem einzigen System. Das Programm ist modular aufgebaut, das heißt, jedes Unternehmen aktiviert (und bezahlt) auch nur jene Bereiche der Software, die es tatsächlich benötigt.

3. Welche Bereiche integriert Scopevisio in einem Unternehmen nun?

Im Bereich „Organisation“ sind Basisdaten wie zum Beispiel Kontakte, Termine, Produkte, Aktivitäten, Nachrichten und Aufgaben erfasst. Zentral ist der Bereich „Finanzen“, der die gesamte Finanzbuchhaltung enthält: vom Rechnungseingangsbuch bis zu Controlling und Berichten. Je nach Unternehmensprofil und Branche können weitere Software-Bereiche hinzugenommen werden: Mit dem Bereich „Vertrieb“ lässt sich die gesamte Sales-Pipeline vom Lead bis zum Abschluss abbilden, was das Vertriebsteam bei seinen administrativen Aufgaben entlastet und eine effiziente Vertriebssteuerung ermöglicht. Im Bereich „Projekte“ sind alle Projektdaten und Dokumente an einem zentralen Ort zugänglich. Das erleichtert die standortübergreifende Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Mitarbeitern und Abteilungen, ermöglicht jederzeit den Überblick über das gesamte Projekt, und auch die Abrechnung am Ende funktioniert rasch und exakt.

4. Wie ist die zentrale Informations- und Arbeitsplattform – das Gehirn des Unternehmens – aufgebaut?

Als Datenzentrale dient ein Dokumenten- und Content-Management-System, in dem sämtliche Informationen und Daten zusammenfließen, miteinander verknüpft werden und wieder für jene Bereiche zugänglich sind, in denen sie gebraucht werden. Das bedeutet, dass zum Beispiel ein Kundenkontakt nur einmal zentral erfasst wird, danach werden alle weiteren Interaktionen mit diesem Kontakt verknüpft. So lassen sich schließlich auch aus der Finanzbuchhaltung heraus mit einem Klick auf die Buchungszeile der dazugehörige Auftrag und sämtliche Belege dieses Kunden aufrufen.

Das Dokumentenmanagementsystem (DMS) hat drei wesentliche Vorteile:

• Alle Mitarbeiter arbeiten immer aufgrund derselben und ständig aktuellen Datenbasis. Eine Rechteverwaltung legt fest, welche Mitarbeiter welche Inhalte sehen können.
• Fehlerquellen werden drastisch reduziert.
• Das Unternehmen spart insgesamt viel Arbeitszeit ein, da alle Daten nur einmal erfasst werden müssen und dann für alle zugänglich sind.

5. Was hab ich nun wirklich von Arbeiten in der Cloud: Mehr Flexibilität für weniger Geld?

Weil Scopevisio vollständig in der Cloud liegt, kann das Programm günstiger angeboten werden. Gleichzeitig spart man sich sowohl den eigenen Server für die Daten als auch den internen Arbeitsaufwand für Server- und Software-Wartung. Wie bei Cloud-Software üblich, wird auch Scopevisio auf Basis einer monatlichen Miete pro Arbeitsplatz genutzt. Gleichzeitig ermöglicht es die Cloud problemlos vom Home Office aus arbeiten zu können, und auch der Steuerberater kann mit den aktuellen Daten der Buchhaltung arbeiten und online auf die Belege zugreifen.

6. Wo genau liegt nun die Entlastung durch Automatisierung?

Arbeitsschritte, die sich ständig wiederholen und nach immer denselben Regeln ablaufen, nehmen unnötig Arbeitszeit in Anspruch. Diese kann genauso gut eine Software übernehmen. Das erleichtert nicht nur die Arbeit, sondern macht auch weniger fehleranfällig. Was dazu nötig ist: das einmalige Festlegen von Regeln, nach denen das Programm selbstständig Arbeitsschritte durchführt.

7. Was steckt hinter dem oft zitierten Begriff „Assisted Work“ bei Scopevisio?

Künstliche Intelligenz ist am Werk, wenn das Programm zum Beispiel automatisch eine Ausgangsrechnung dem korrekten Kunden oder einen Auftrag dem zugehörigen Handelsvertreter zuordnet. Auch Eingangsrechnungen landen automatisch im Rechnungseingangsbuch – und zwar gleich unter der korrekten Kostenstelle. Das funktioniert, weil die Software lesen kann und zuverlässig nach zuvor festgelegten Regeln arbeitet. Diese Regeln können im Unternehmen individuell erstellt werden. Die Software lernt sogar selbst dazu, wodurch immer weniger Eingaben manuell erfolgen müssen.

8. Kann eine Software abteilungsübergreifendes Arbeiten unterstützen?

Über die automatisierten Workflows zeigt sich die abteilungsübergreifende Prozessorientierung der gesamten Software besonders deutlich. Speziell der Bereich „Finanzen“ ist von Haus aus nach Workflows aufgebaut. Wer innerhalb eines Arbeitsprozesses welche Aufgabe zu erledigen hat, wird bei der Einrichtung des Programms definiert. Ab dann läuft vieles zuverlässig von selbst. Dokumente bleiben nicht mehr auf Schreibtischen liegen, der genaue Stand jedes Prozesses ist jederzeit überprüfbar und alle Schritte werden dokumentiert. Skontofristen können leicht eingehalten werden und schließlich trägt die schnelle Bearbeitung zur Liquidität des Unternehmens bei.

9. Was hat der Geschäftsführer von einer modernen Software?

Wie ist der Cash Flow, wie die Prognose, brauchen wir Kapital? – Geschäftsführung und Controlling haben Zugang zu allen Daten des Unternehmens und können sie nach Belieben zu Auswertungen verknüpfen und grafisch aufbereiten: Erlöse nach Kunden, Aufwände nach Lieferanten, Gewinn pro Vertriebsmitarbeiter … Daraus entstehen Managementberichte und Dashboards in Echtzeit – eine Art Powertool für die Unternehmensführung. Standardberichte wie betriebswirtschaftliche Auswertungen, Bilanz, Gewinn- und Verlustrechnung und Kostenstellenberichte sind bereits im Programm vordefiniert. Mit Easy Export können Berichte und Listen in unterschiedlichen Formaten exportiert und bereitgestellt werden. Auch hier sorgen viele automatisierte Prozesse für spürbare Entlastung.

Praxisbeispiel:
Kommt eine Eingangsrechnung an, liest das Programm Lieferantendaten und Betrag selbstständig aus (Assisted Work). Was die Software nicht erkennt, kann selbstverständlich händisch erledigt werden. Sobald ein Beleg verifiziert ist, startet automatisch der vorher festgelegte Freigabeprozess, wo die Rechnung zunächst sachlich geprüft und schließlich zur Zahlung freigegeben wird (individuell definierter Workflow). Nächste Station ist die Belegarbeitsliste des Buchhalters, der nun die Buchungen abschließen kann. Damit steht die Rechnung automatisch in der Zahlungsliste (vorprogrammierter Workflow) und kann von dort direkt in das Bankprogramm exportiert werden (offene Schnittstellen). Der Originalbeleg ist dabei immer mit dem Vorgang verknüpft, dahinter läuft eine vollständige Dokumentation des Durchlaufprozesses (Ereignisprotokoll). Der Steuerberater kann online auf die Buchhaltung und auf alle Belege zugreifen (Cloud-Lösung). Die Geschäftsführung hat nicht nur jederzeit betriebswirtschaftliche Auswertungen in Echtzeit auf dem Schirm, sondern kann auch tagesaktuelle Auswertungen über alle Unternehmensbereiche hinweg erstellen (bereichsübergreifende ERP-Software).