Microsoft-Lizenzkosten drastisch reduzieren. Ein Beispiel aus dem Anlagenbau

Als bei dem Fluidtechnik-Hersteller KIESELMANN im großen Stil Office-Pakete ersetzt werden mussten, erwog man erstmals gebrauchte Lizenzen. Und sparte 250.000 Euro! Lesen Sie die ganze Geschichte… [...]

Die Idee mit der gebrauchten Software
Mit sieben Gesellschaften entwickelt und fertigt die KIESELMANN GmbH Prozessarmaturen und Edelstahlanlagen ‚Made in Germany_‘. Vom deutschen Produktionsstandort aus gehen die Anlagen und Komponenten in die ganze Welt. Dass an den 350 PC-Arbeitsplätzen IT-seitig alles reibungslos läuft (ohne dass die Kosten explodieren) darum kümmert sich ein Team aus ERP- und IT-Sicherheitsspezialisten, Microsoft-Lizenzverwaltern und Administratoren.

Irgendwann mussten bei KIESELMANN sämtliche Office-2010-Lizenzen ersetzt werden. Ein teures Unterfangen; deshalb machte Teamleiter Lars Bickel den Vorschlag, unternehmensweit auf gebrauchte Software zu gehen. Dagegen gab es zunächst Vorbehalte. Doch Bickel versicherte der Geschäftsleitung: „Bei fiktiver Ware wie Softwarelizenzen gibt es keinen Verschleiß. Die kann man wirklich gebraucht kaufen.“ Natürlich sollte das rechtskonform und Audit-sicher erfolgen! Also sah man sich nach seriösen Händlern um – und stieß auf VENDOSOFT, einen Anbieter, der die Lizenzen neu, gebraucht und im CSP-Programm vertreibt. „Die sind Microsoft Solutions Partner. Für uns ein Zeichen für Seriosität.“

245.000 Euro gespart

Lars Bickel hat früher selbst Microsoft Audits durchgeführt, daher fiel ihm sofort die Kompetenz von VENDOSOFT auf. „Heute könnte ich das zwar nicht mehr, weil sich die EULA zu schnell und stark ändern. Aber bei unserem Ansprechpartner Markus Seirer habe ich gleich gemerkt: Der hat Ahnung!“

Eine Anforderung an VENDOSOFT lautete: Die Office-Upgrades so günstig wie möglich vornehmen. „So günstig wie möglich, das sind bei gebrauchter Software die älteren Versionen“, erklärt der Microsoft Licensing Professional Markus Seirer. Zum damaligen Zeitpunkt war das Office 2013 und lag 85 (!) Prozent unter Neupreis. Die erste Bestellung nahm Lars Bickel noch zaghaft vor: Im 5er-Pack kaufte er die Lizenzen. „Wir wollten testen, ob die Keys funktionieren und mussten auch intern das Verständnis schaffen, dass gebraucht keinen Beigeschmack hat.“ Die Bedenken waren schnell ausgeräumt – weil alles reibungslos funktionierte, weil die Dokumentation und Rechteübertragung überzeugte und weil das Unternehmen sehr viel Geld gegenüber neuen Lizenzen sparte.

SQL und Exchange Server gebraucht besonders günstig

KIESELMANN stattete innerhalb kürzester Zeit sämtliche seiner Computerarbeitsplätze mit Gebrauchtsoftware aus. Als der Support für Office 2013 endete, kam flächendeckend 2016. Es folgten die „großen Klopper“, wie es Lars Bickel nennt: Microsoft SQL und Exchange Server, die gebraucht besonders hohe Einsparungen brachten. „Monetär bewegen wir uns immer am unteren Ende der supporteten Produkte“, erklärt er die Einkaufsstrategie. „Office 2016 und 2019 beispielsweise werden beide bis Oktober 2025 supported. Indem wir die ältere Version kaufen, profitieren wir von den günstigsten Preisen.“ Es gibt auch Ausnahmen – weil manche Anwendungen sensibler sind oder höhere Anforderungen haben. Und natürlich wird bei einer Umstellung darauf geachtet, die Software möglichst lange nutzen zu können. Dann kommt auch mal die vorletzte Version in Frage. Jedoch nie die Aktuellste oder die Microsoft Cloud. Eine Strategie, die aufgeht: Bei einem Einkaufsvolumen von 70.000 Euro sparte KIESELMANN über die Jahre satte 245.000 Euro an Lizenzkosten!

Der Anlagenbauer KIESELMANN ist kein Einzelfall. Mehr Beispiele unter:
www.vendosoft.at/casestudies