Mit Geschäftsprozessmanagement zu Wettbewerbsvorteilen

Geschäftsprozesse sind für ein Unternehmen erfolgsentscheidend. Mit entsprechender Kenntnis der Prozesse kann sich der Unternehmer besser auf Kunden einstellen und seine Unternehmensziele erreichen. Darum werden bei BPM (Business Process Management) die Anwendungen vom fachlichen Prozess heraus gesteuert. Ziel ist es, einen Ablauf nicht nur in Form eines Prozesses zu visualisieren, sondern diesen auch durch die nötigen Systeme und Services zu automatisieren bzw. für Anwender nutzbar zu machen [...]

Angefangen wird mit der Dokumentation. In Unternehmen findet man eine breite Palette an Dokumentationsarten: vom schriftlich festgehaltenen Ablauf in Word über Power-Point-Prozesse bis hin zum Qualitätsmanagement-Handbuch und der Arbeitsplatzbeschreibungen. Doch wo genau hört die reine Dokumentation auf und fängt modernes BPM an? Lesen  Sie auf der BPM Best Practise-Seite wie BPM erfolgreich eingesetzt wird  und melden Sie sich für eine kostenlose BPM-Bewertung Ihres Unternehmens oder für den Newsletter an und Sie erhalten als kleines Dankeschön einen praktischen Organizer .

Bild: Eine einfache Prozess-Sequenz in BPM

„Zeichnen“ wir noch oder implementieren wir schon?
Fast alle Arten der Prozessdokumentation in Unternehmen haben ein gemeinsames „Problem“: sie sind nur Dokumente ohne wirkliche Verbindung zu den eingesetzten IT-Anwendungen. Dabei träumen die Fachbereiche schon seit Jahren vom flexiblen Prozess, der mit wenigen „Klicks“ direkte Auswirkungen auf die benutzen Anwendungen hat.

BPM als Übersetzer zwischen Prozess und Service
Leider ist die Vision von flexiblen Anwendungen, die durch die Fachabteilung ohne Mitwirken von IT-Experten erstellt werden können, immer noch weit entfernt. Es geht in den meisten Fällen nicht um die schlagartige Ablösung bestehender Vorgänge oder Anwendungen, sondern um die schrittweise Optimierung des ganzen Unternehmens. Dabei findet der Einstieg über die fachlichen Prozesse statt, die dann im weiteren Verlauf durch die Entwicklung, Implementierung und Integration der technischen Services (Schlagwort: Service Integration) ergänzt werden.

Case Management holt „Excel-Tabellen“ zurück in zentrale Systeme
Mit dem sogenannten „Case Management“ gehen BPM-Projekte heute noch einen Schritt weiter: Abläufe, die bis vor kurzem auf Grund der nicht klar zu definierenden Struktur nur mittels E-Mail und Excel abgebildet wurden, können mit Case Management zurück in zentrale Systeme überführt werden. Ein Beispiel sind Vorgänge, bei denen eine Vielzahl an Dokumenten erstellt, geprüft und überarbeitet werden müssen. Hier bildet Case Management die perfekte Ergänzung zum klassischen Business Process Management.

3 Schritte zum modernen BPM:
Egal ob mit oder ohne Case Management: Kunden wollen heutzutage keine Kompromisse mehr eingehen.  Unternehmen können sich durch mehr Flexibilität in den eigenen Prozessen einen Vorteil gegenüber den Konkurrenten am Markt verschaffen. Dabei haben sich folgende Schritte für die Einführung von BPM bewährt, die am besten gemeinsam mit einem BPM-Experten umgesetzt werden:

1. Definition der BPM-Konventionen

• •    Einmalige Definition zur generellen Vorgehensweise bei der Prozessdokumentation auf Basis des Standards BPMN 2.0 im Unternehmen

• •    Aufbau einer ersten Prozessübersicht

2. Modellierung und Mapping der IST- und Sollprozesse mit BPMN 2.0

• •    Erarbeitung der Fachprozesse durch die Fachabteilungen

• •    Abgleich IT-Systemlandschaft und Architektur zu den Fachprozessen an der Schnittstelle IT – Fachbereich

3. Roadmap und finale Prozess- und IT-Systemarchitektur, Erstellen einer BPM Roadmap

• •    Welche Prozesse werden neu implementiert?

• •    In welchen Prozessen können bestehende Services und Systeme verbunden werden?

• •    Welche Systeme sollen kurz- / mittelfristig abgelöst werden?

• •    Wo können manuelle Abläufe mittels BPM und v.a. Case Management zentralisiert werden?

Autor: Michael Krebs
Partner und Head of Business Development, esentri AG.    Weitere Informationen und Anmeldung