Mit Mobile Capturing Geschäftsprozesse optimieren

Mit Mobile Capturing steht Unternehmen verschiedenster Branchen ein machtvolles Instrument zur Verbesserung der Geschäftsprozesse zur Verfügung. Banken, Versicherungen, Logistikunternehmen genauso wie der öffentliche Dienst und das Gesundheitswesen können von Mobile Capturing profitieren. [...]

Bis 2017 steigt, laut Forrester, die Zahl der weltweit genutzten Tablets auf 905 Millionen an. Ovum zufolge nutzten bereits 2014 57 % aller Mitarbeiter weltweit ein Smartphone oder Tablet für die Arbeit. Immer mehr Mitarbeiter arbeiten also, zumindest teilweise, mobil. Die Mobilität soll die Produktivität dieser Mitarbeiter nicht verringern, sondern nach Möglichkeit weiter erhöhen. Gleichzeitig erwarten Kunden immer schnellere Reaktions- und Servicegeschwindigkeiten von den Unternehmen. Beide Aspekte tragen dazu bei, dass Lösungen wie Mobile Capturing auf Erfolgskurs sind. Denn die mobile Erfassung von Daten ermöglicht die effizientere Erfassung und Bearbeitung von Daten durch die Mitarbeiter und dadurch auch schnelleres Kundenservice. Mobile Capturing ermöglicht die Optimierung der Abläufe bei gleichzeitiger Produktivitätserhöhung, Serviceverbesserung und Kostenreduktion.
Beispiel 1 – Vertrieb
Vertriebs-, aber auch andere Mitarbeiter, die bei Kunden vor Ort, bei Messen und Terminen Daten bzw. Belege erhalten, müssen diese möglichst rasch dem Unternehmen zur Verfügung stellen. Mobile Capturing Lösungen erlauben, die Daten direkt vor Ort zu erfassen und unmittelbar in alle notwendigen Prozesse im Unternehmen einzubringen. Damit stehen die Daten schnell unternehmensweit zur Verfügung, während sich die Bearbeitungszeit und damit die Kosten verringern, weil manuelle Tätigkeiten und Doppelerfassungen wegfallen. Ein klassisches Beispiel hierfür sind Visitenkarten. Sie sollen zeitnah im Kundenmanagementsystem erfasst und im Verkaufsprozess nutzbar sein. Über die Smartphone- oder Tablet-Kamera kann das in Kombination mit einer Dokumentenerfassungssoftware wie Ephesoft gewährleistet werden.

Beispiel 2 – Gesundheitswesen
Auch hier geht es darum, Daten mobil zu erfassen und schnell und kostengünstig an die Geschäftsprozesse der Klinik bzw. der Ordination zu übermitteln. Mobile Capturing Lösungen verbessern die Produktivität des medizinischen Fachpersonals genauso wie der Verwaltung und sorgen gleichzeitig dafür, dass mehr Zeit für Patienten zur Verfügung steht. Papierbasierte Prozesse werden digitalisiert und somit Patienteninformationen, Laborberichte, Einweisungsformulare, Rechnungsdokumente, etc. zentral nutzbar.

Beispiel 3–Banken und Versicherungen
Mobile Capturing ermöglicht, Rechnungen von unterwegs zu bezahlen, Schecks aus der Ferne einzulösen und Konten ohne Bankbesuch zu eröffnen. Auch das Neukundengeschäft und private Rentenpläne können mit Hilfe von Mobile Capturing abgewickelt werden. Versicherungsvertreter können Kundendaten, An- und Verträge direkt zur weiteren Verarbeitung ins Unternehmen liefern.

Beispiel 4 – Transport- und Logistikunternehmen
Lieferbestätigungen, Ladepapiere und Frachtbriefe können via Smartphone direkt erfasst und noch vor Ort weiter verarbeitet werden. Aufträge können schnell und in hoher Qualität abgewickelt werden.
Wie Mobile Capturing im Kontext von größeren Unternehmensanforderungen aussehen kann, z.B. im Zusammenhang mit dem papierlosen Büro, zeigt das Dokument „Paperless Office“.

Autor: Brian Kurbjuhn, Head of Enterprise Content Management & Portals bei it-novum.
brian.kurbjuhn@it-novum.com