Nach der Modernisierung der IT wurden Medienbrüche minimiert, Zeit und Kosten gespart.

Das Dienstleistungsunternehmen abl solutions GmbH hat seine Prozesse durch SAP Cloud-ERP digitalisiert und automatisiert. Jetzt gibt es weniger Medienbrüche und spart Zeit und Kosten. [...]

Der IT-Dienstleister aus Nürnberg ist Experte für smarte Netzwerklösungen. Seine Mitarbeiter vernetzen Läden, Unternehmen und Städte mit W-LAN-Lösungen. Abl bietet Netzwerk-Komponenten und -Services, plant, integriert und betreut die Komponenten bei seinen Kunden.

Diese können dabei zwischen einem Kauf- und einem Full-Service-Angebot wählen, bei letzterem kümmert sich der Dienstleister vollständig um die Infrastruktur des Kunden. Zusätzlich bietet er seinen Kunden eigene Integrationslösungen sowie eigene Software an, die speziell für die Verwaltung komplexer Netzwerke konzipiert wurde.

Abl hat die gesamte IT-Landschaft neu aufgestellt. Lars Brennecke, seit 23 Jahren im ERP-Business und seit anderthalb Jahren Senior Manager ERP & CRM, hat die Migration des Unternehmens in die SAP-Cloud geplant und umgesetzt. „Projektstart war am 1. April 2022, am 31. Dezember 2022 sind wir live gegangen“, berichtet Brennecke. Das SAP-Angebot „GROW with SAP“ mit Lösungen und Services, Community-Zugang und Schulungen beschleunigte die Umsetzung enorm.

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Erheblicher Mehraufwand durch heterogene Systemlandschaften

Die Herausforderungen, vor denen die Firma stand, kennen viele Unternehmen aus eigenen Projekten: Heterogene Systemlandschaften mit oft mangelnder Integration der einzelnen Systeme, dadurch großer Mehraufwand in Hinblick auf Kosten, Wartung und Zeit sowie das Auftreten von Fehlern durch Medienbrüche und händisches Arbeiten. „Prozesse sind in Excel-Listen geführt worden oder wurden ausgedruckt und in irgendwelche Aktenschränke gelegt.“

Brennecke war ins Unternehmen geholt worden, um die Systemlandschaft rund um die Business-Applikationen zu modernisieren. „Hier gab es einen sehr hohen manuellen Aufwand, um von einer Interessentenanfrage zum geschriebenen Angebot zu kommen. Diese Opportunities haben wir inklusive Kundendaten-Anlage in einem geschlossenen System gepflegt, wenn es zum Angebot kam, mussten wir die Kundendaten noch einmal ganz neu anlegen, um für den Kunden das Angebot zu schreiben.“

Durchgängige Prozesse per Knopfdruck

Das sollte sich schnell ändern. Zunächst ging es um die Auswahl des Softwarelieferanten, des Implementationspartners sowie die Systemauswahl. abl entschied sich für die Einführung des ERP-Systems und der CRM-Systemlösung von SAP. Projektpartner wurde das Consulting- und IT-Haus All for One aus Filderstadt bei Stuttgart.

Die SAP S/4HANA Cloud, public edition, bietet nun die Möglichkeit zur Integration mit der SAP Service Cloud und der SAP Sales Cloud. „Dort können wir nun unsere Leads und Interessenten im CRM-System der SAP pflegen und unsere Opportunities und Angebote anlegen.

Sobald der Kunde unterschrieben hat, ist es jetzt nur noch ein Knopfdruck, damit der Interessent zum Kunden, das Angebot zum Auftrag wird und dieses dann automatisiert in unser ERP-System S/4HANA Cloud übertragen wird.“ Wenn ein Auftrag eingegeben wird, wird automatisch eine Bestellung ausgelöst. Diese Bestellung wird wie eine Lieferung erfasst, so dass danach die Rechnungsstellung ausgelöst wird.

„Wir wollten mit der Einführung des Systems alle Medienbrüche eliminieren und ein System haben, mit dem wir weiter wachsen können. Wir sind ein junges Unternehmen und noch recht start-up-mäßig unterwegs. Das macht uns schlagkräftig, weil wir sehr flexibel auf Kundenanforderungen reagieren können. Das neue System unterstützt uns dabei, diese Flexibilität auch systemisch durchzuhalten.“

Auswertung auf Knopfdruck durch integrierte Finance-Lösung

Im Altsystem gab es zudem das Problem, dass es keine integrierte Finance gab. „Alle Umsätze und Rechnungen sind im Schuhkarton zum Buchhalter gegangen. Dort wurde alles noch einmal separat verbucht. Das hat bei uns dazu geführt, dass wir unsere Geschäftsergebnisse nur sehr verzögert auswerten konnten.“

Das ist jetzt anders: Mit der integrierten Finance-Lösung in der SAP S/4HANA Cloud, public edition, ist eine Auswertung auf Knopfdruck möglich. Vom Auftragseingang bis zur geschriebenen Rechnung gibt es die Möglichkeit, auf einen Klick die komplette Übersicht über die Zahlen zu erhalten. „Alle Bewegungsdaten, die wir im System haben, sind ad hoc auswertbar, inklusive der integrierten Analysefunktionen. Das ist schon ziemlich cool“, sagt Brennecke.

Wie gut war der Verkauf? Wie war die Marge? All das lässt sich nun sehr einfach darstellen. „Früher musste der CEO eine E-Mail an den Finance-Bereich schreiben. Dieser hat dann die Daten alle ins Excel geholt, diese dann wiederum aufbereitet, was ein, zwei Tage gedauert hat. Heute kann er sich die fertigen Berichte mit geringem Aufwand selbst aus dem System ziehen.“

Mit dem integrierten Reporting-Modul in der Sales Cloud können die Mitarbeiter ihre Opportunities auswerten, und bis auf Produktebene herunterbrechen, erkennen wie die Auftragseingänge und die Verkaufschancen im Allgemeinen sind.

„Für unseren Vertrieb ist es essenziell, zu wissen, wo er steht. Das System hilft uns heute dabei, diese Schlüssel-KPIs entsprechend auszuwerten und zu erkennen, welche Revenue-Streams wie performen, und wo wir noch betrieblich nachschärfen müssen.“ In der SAP-Cloud-Welt ist bereits eine Lizenz für die Business Analytics Cloud mit ihren vielfältigen Analysefunktionen enthalten. „Dadurch haben wir viele neue Möglichkeiten.“

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Keine eigene IT-Infrastruktur mehr nötig

Für Abl kam nur ein cloudbasiertes ERP-System in Frage. Denn eine On-Premise-Lösung bedeute letztlich, so Brennecke, Kosten für Rechenzentrum, Applikationsserver und Administratoren, die sich um die Datenbank kümmern. „Das alles ist bei einer cloudbasierten Lösung unnötig. Wir bekommen von SAP Full Managed Service, mit Applikationsunterstützung durch unseren Dienstleister All for One.“

Das Schöne an der SAP S/4HANA Cloud-Lösung sei, dass sie nach einem „Evergreen“-Modell betrieben wird. Heute schon kenne Brennecke die Roadmap, in die sich das Produkt entwickelt. „Als Kunde haben wir jederzeit die Möglichkeit, an dem Innovationszyklus der SAP zu partizipieren. Die flexible Skalierbarkeit bei Cloud-Lösungen ist für uns eine Must-Have-Anforderung. Wir müssen uns nicht mehr mit einem System auseinandersetzen, sondern können unserem Tagesgeschäft nachgehen.“

Brennecke: „Wir haben uns für die SAP S/4HANA Cloud, public edition, entschieden, weil sie bei maximaler Leistung die geringsten Einstiegskosten hat. Wir haben eine sehr hohe Prozesstiefe, die uns das System mitgibt, aber die maximale Flexibilität, mit diesem System weiter wachsen zu können.“

Vom Lead bis zur Rechnung alles im Blick

Die SAP S/4HANA Cloud, public edition, bedeutet für abl aber auch Klarheit in den Daten. „Wir haben über alle Prozessstränge hinweg, vom Lead bis zur geschriebenen Rechnung alle unsere Daten jederzeit im Zugriff. Das war so vorher nicht möglich.“ Durch die Integration mit dem ERP- und dem CRM-System halte man Stammdaten, vom angelegten Artikel hin zu den Preiskonditionen und den möglichen Lieferanten, Preisen und Einkaufskonditionen, immer aktuell.

Die Anzahl der gedruckten Belege sei bereits auf ein Minimum gesunken. Jeder bei abl arbeite mit der SAP S/4HANA-Cloud-Lösung; Vom Techniker, der sich die Informationen über die installierte Hardware beim Kunden aus dem System zieht, bis zum Vertriebsmitarbeiter, der dafür sorgt, dass Kunden mit neuen Geräten versorgt werden. „Dadurch, dass es eine cloudbasierte Lösung ist, können unsere Mitarbeiter Angebote überall erfassen. Direkt beim Kunden vor Ort, im Hotel, bei sich zu Hause oder natürlich auch in unseren Büros.“

Automatisierung aller Prozesse

„Wir befinden uns auf einem guten Weg, ein digitales Unternehmen zu werden“, sagt Brennecke. Bei der Einführung von SAP wolle man nicht stehen bleiben. „Wir wollen in die Automatisierung unserer Prozesse investieren. Hierzu gehören Schnittstellenanbindungen zu unseren Distributoren, um automatisiert Deals zu übernehmen, so dass wir insgesamt noch flexibler geworden sind und unsere Angebote noch schneller liefern können“, sagt Brennecke.

Darum ging es:

Einführung des intelligenten ERP-Systems SAP S/4HANA Cloud, public edition
Einführung der Business Technology Platform (BTP)
Einführung der SAP Sales Cloud und der SAP Service Cloud
Anbindung der All for One-App DMS, Integration zu KENDOX (Service für optimierte Datenverarbeitung und revisionssichere Dokumentenarchivierung in der SAP S/4HANA Cloud)
Alles aus einer Hand beim SAP-Partner: All for One Austria

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