Die Anforderungen des e-Governments, die generelle Digitalisierung, Big Data und Cloud, die zunehmende Anzahl an mobilen Mitarbeitern – all das stellt öffentliche Verwaltungen vor enorme Herausforderungen. Bei der Verarbeitung von Daten und Dokumenten ist daher ein Umbruch bereits im Gange. [...]
Viele Enterprise Content Management Systeme in öffentlichen Verwaltungen sind schon viele Jahre im Einsatz. Sie können die Anforderungen der modernen Arbeits- und IT-Welt nicht erfüllen. Eine Erneuerung ist daher dringend angesagt. Die ECM-Strategien der Behörden müssen an die heutigen Erfordernisse angepasst und neu ausgerichtet werden. Denn es drohen nicht nur Kosten und Imageprobleme im Fall von Lizenzmanagement-Versäumnissen, sondern auch Sicherheitslücken und Kontrollverlust bzw. die Entstehung einer Schatten-IT.
Öffentliche Institutionen, die an eine Erneuerung ihres Enterprise Content Managements denken, sollten diese vier Tipps berücksichtigen:
- 1) Die moderne Art zu Arbeiten beachten
Vor allem die Digital Natives, die jetzt zunehmend viele Positionen auch in der öffentlichen Verwaltung einnehmen, sind mit den modernen Technologien bestens vertraut und wollen diese bei ihrer Arbeit auch einsetzen. Sie arbeiten mobil und erwarten selbstverständlich auch unterwegs Zugriff auf Dokumente und Daten. Sie möchten unabhängig von Ort, Netzwerk und Gerät arbeiten und brauchen die entsprechenden Prozesse und Lösungen im Hintergrund.
- 2) Extended Enterprise ist kein leeres Schlagwort
Behörden bestehen längst nicht mehr nur aus den Mitarbeitern, die vor Ort am PC und gut geschützt hinter der Firewall ihre Arbeit erledigen. Sie kooperieren mit Partnern und beschäftigen Subunternehmen, haben Mitarbeiter mit fixen Arbeitsplätzen und solche, die auch mobil ihre Aufgaben erfüllen. Inhalte und Prozesse müssen für dieses gesamte „Universum“ zur Verfügung stehen. Ein modernes ECM-System muss dies unterstützen und das einfache und kontrollierte Teilen von Inhalten und Prozessen sicher ermöglichen.
- 3) Große Datenmengen berücksichtigen
Die Anzahl der digitalen Daten steigt kontinuierlich und rasant. Behörden müssen die Datenflut im Griff haben, um ihren Mitarbeitern professionelles und effizientes Arbeiten zu ermöglichen. Schließlich erwarten Bürger möglichst kurze Bearbeitungszeiten für ihre Anliegen. Moderne ECM-Systeme zeichnen sich durch ihre Kontextsensitivität aus. D.h. sie nutzen den Kontext der Daten, um diese zur Verfügung zu stellen.
- 4) On-Premise und Cloud verknüpfen
Die Cloud ist auch bei den Behörden schon angekommen und wird genutzt. Eine neue ECM-Lösung sollte daher die Nutzung der On-Premise- und der Cloud-Plattformen ermöglichen und im Idealfall die Vorteile beider Welten nutzen. Damit können Informationen entweder in der Cloud geteilt oder nur auf den internen Systemen bearbeitet werden.
Behörden stehen vor der Aufgabe, vernetztes und effizientes Arbeiten zu ermöglichen und zu leben. Sie müssen festlegen, wie sie das erreichen wollen und brauchen dafür Konzepte, die Prozesse, Mitarbeiter und Regeln berücksichtigen. Gleichzeitig müssen sie darauf achten, Bestehendes möglichst in neue Lösungen zu integrieren und unnötige Kosten zu vermeiden. Nicht zuletzt müssen die Lösungen einfach handhabbar sein und der IT die nötige Kontrolle verleihen. Ein modernes digitales Content Management ist sicher einer der nötigen Schritte hin zur effizienten öffentlichen Verwaltung. Eine ausführliche Version dieses Artikels finden Sie hier.
Autor: Brian Kurbjuhn, Head of Enterprise Content Management/Portals bei it-novum.
brian.kurbjuhn@it-novum.com
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