Planung und Reporting – Dauerbaustellen im Controlling

Das jährlich stattfindende Controlling-Panel des Controller Instituts, zeigt, dass nach wie vor Planung und Reporting, insbesondere deren Software-Unterstützung, die Unternehmen in höchstem Maße beschäftigen. In beiden Controlling-Kernprozessen wird massives Optimierungspotenzial in einer verbesserten IT-Unterstützung gesehen. [...]

Entwicklungen in Planung und Reporting
Die Einführung bzw. Optimierung der IT-Unterstützung ist immer noch Top-Thema in der Optimierung der nach wie vor primär excel-basierten Planung. Mehr als die Hälfte der Unternehmen plant, Planungswerkzeuge einzuführen bzw. zu optimieren. Danach folgen Bestrebungen, den Planungszeitraum zu verkürzen und konkrete Top-down-Ziele vorzugeben. Beides ermöglicht den Unternehmen sowohl den Planungsaufwand zu reduzieren als auch die Datenqualität zu verbessern. Eine Dezentralisierung der Planung, um flexibler zu werden bzw. die Möglichkeit detaillierter zu planen, ist in Bezug auf seine Kosten-Nutzen-Relation und Konflikte zu anderen Optimierungszielen zu hinterfragen. Die Umsetzung sämtlicher angestrebter Verbesserungen ist mit excel-basierten Planungswerkzeugen kaum möglich und belegt technischen Handlungsbedarf im Planungsprozess.
Im Reporting sind die Veränderungswünsche betreffend Software-Unterstützung noch massiver. Software-Tools müssen in der Lage sein, besonders dem End-User Unterstützung zu bieten: die Unternehmen wollen die optische Aufbereitung der Reports verbessern, die Kommentierung intensivieren bzw. verstärkt nicht-monetäre Kennzahlen in das Reporting aufnehmen. Die Beschleunigung im Reporting ist offensichtlich weitgehend realisiert. Interessant ist außerdem, dass das Management sukzessive selbst auf Informationen und Reports zugreift.
Auswahl des richtigen Business-Intelligence-Tools
Um rasch und mit vertretbarem Ressourceneinsatz die für die spezifische Problemsituation bestgeeignete Software auszuwählen, hat sich folgende Vorgehensweise als nützlich erwiesen:
·         Softwareanforderungen mittelfristig definieren: aktuell ist z.B. nur eine Reporting-Optimierung notwendig, später folgende Planungsanforderungen sind aber bereits in geforderten Funktionen zu berücksichtigen
·         Auswahlprozess strukturiert durchführen: vom Marktscreening prinzipiell geeigneter Lösungen über das Pflichtenheft zur strukturierten Bewertung der Software-Lösungen
·         Personen betonen: eine Software-Implementierung ist noch immer “people business”, die Qualifikation des angebotenen Personals ist daher erfolgskritisch
·         „Total Cost of Ownership“ kalkulieren: neben Einmalkosten der Implementierung und sind laufende Folgekosten zu berücksichtigen
·         Projektzeitplan für Auswahl und Implementierung straffen.
·         Häufig werden die Kosten einer Software-Auswahl durch einen neutralen Dritten in Relation zu den Lizenz- und Implementierungskosten überschätzt. Tatsächlich zeigt die Projekterfahrung eine Relation von 1:6 bis 1:10 zwischen Beratungskosten für die Softwareauswahl und Implementierungskosten.
Die vom 24.-25.04.2013 zum 8. Mal in Wien stattfindende ÖCI-BARC-Tagung ist ideal dazu geeignet, einen konzentrierten Überblick über etablierte Planungs- und Reporting-Lösungen zu gewinnen, inhaltliche Controlling-Themen mit Experten zu diskutieren sowie Hilfestellungen für die Auswahl von Business Intelligence-Lösungen zu erhalten
(Details unter www.oeci-barc-tagung.at ).

Autor: Mag. Mirko Waniczek, Partner, Contrast Management-Consulting)