Consulting-Unternehmen dankl+partner setzt bei der Unternehmens-Software auf Cloud-Lösung. [...]
Claus Huber-Cantonati, Accounting Manager bei dankl+partner, arbeitet seit rund einem halben Jahr mit Scopevisio. Weil die Software seine Arbeit vereinfacht, und weil das Unternehmen damit Kosten spart.
Warum haben Sie nach einer neuen Software-Lösung gesucht?
Claus Huber-Cantonati: Die verwendeten Programme entsprachen nicht mehr dem Stand der Technik: Viele Arbeitsschritte mussten manuell über csv-Exporte und Importe erledigt werden. Das war sehr arbeits- und zeitintensiv, aber auch fehleranfällig. Bedingt durch knappe Personalressourcen haben wir Anfang 2020 das Projekt „Digitalisierung der Kernprozesse. Auswahl und Einführung ERP-/CRM-System“ gestartet, mit dem Ziel interne Prozesse nachhaltiger zu gestalten.
Welche Überlegungen gab es während des Entscheidungsprozesses?
Um unser bisheriges System weiterverwenden zu können, hätte ein neuer Server angekauft oder angemietet werden müssen. Das hätte im Vergleich zu Scopevisio weitaus höhere Kosten verursacht. Uns fehlen aber ohnehin die Personalressourcen, um einen eigenen Server zu warten. Da Scopevisio eine cloudbasierte Anwendung ist, fallen diese Kosten weg.
Welche Funktionen nutzen Sie bereits?
Wir nutzen im Unternehmen die gesamte Angebotserstellung, Auftragsabwicklung, Rechnungslegung, Auswertungen, Projekt Controlling und die Kontaktdatenbank. Derzeit sind wir gerade dabei auch die Zeiterfassung zu integrieren. Ich persönlich arbeite hauptsächlich mit den Bereichen Finanzen und Projekt Controlling.
Wie arbeitet es sich mit Scopevisio?
Ich bin sehr zufrieden. Die tägliche Arbeit mit Scopevisio hat meine Arbeit deutlich vereinfacht. Da alle Dokumente – Eingangs- sowie Ausgangsrechnungen – direkt in Scopevisio abgespeichert und weiterverarbeitet werden können, spart man sich auch die Ausdrucke. Ich muss noch prüfen, ob alles revisionssicher ist, dann aber brauche ich hoffentlich keine Buchhaltungsordner mehr. Eingangsrechnungen können mittels Regelerstellung automatisch auf den korrekten Lieferanten zugeteilt werden. Dasselbe gilt für Kontoauszüge: Diese können wir jetzt über die CAMT-Funktion einfach einspielen. Und wenn ich Fragen habe, gibt es bei Scopevisio österreichische und deutsche Ansprechpartner, die mir bei den jeweiligen buchhalterischen Anfragen weiterhelfen können.
Welche Vorteile bringt Ihnen Scopevisio im Vergleich zum bisherigen System?
Da die Software in der Cloud läuft, sind bei guter und stabiler Internetverbindung die Daten jederzeit und überall abrufbar. Ich kann daher auch problemlos von zu Hause arbeiten. Auch externe Personen, wie zum Beispiel ein Steuerberater oder unsere Netzwerkpartner, können online ins System einsteigen. Wer welche Inhalte sehen kann, lässt sich mit einer detaillierten Zugriffsberechtigung regeln. Ich schätze es auch sehr, dass man alle Daten über eine einfache Exportfunktion in verschiedene Dateiformate exportieren kann.
Und wie lief die Umstellung auf das neue System bei Ihnen ab?
Die Umstellung auf die neue Software hat viele Ressourcen gebunden, das kann man nicht einfach nebenher machen. Wir mussten aber weiterhin das Tagesgeschäft abwickeln und daher das bisherige System noch parallel am Laufen halten.
Ehrlicherweise hat die Einführung von Scopevisio sehr viel länger gedauert, als ursprünglich geplant. Das liegt einerseits an der Funktionsvielfalt des Systems, was Vor- und Nachteil gleichzeitig darstellt, und daran, dass wir insgesamt drei Unternehmen/Mandanten aufsetzen mussten. Da ein solches Projekt nie nur eine rein technische Umstellung darstellt, sondern immer auch organisatorische Änderungen mit sich bringt, haben wir bislang für die Umstellung auf Scopevisio etwa 1 Jahr gebraucht.
Wir hoffen, in den nächsten drei Monaten alle gewünschten Funktionen für alle relevanten Benutzer einsetzbar zu haben. Das hängt aber sicher stark vom jeweiligen Unternehmen und auch von der bisherigen Software ab. Und je leichter man jemanden ganz für die Systemumstellung abstellen kann, desto schneller kann es gehen.
dankl+partner consulting
dankl+partner consulting ist eine international tätige Unternehmensberatung mit den Schwerpunkten Instandhaltung, Asset Management und Facility Management. Der Schwerpunkt liegt in der Beratung, Umsetzungsbegleitung und Qualifizierung. Es werden sowohl Industrieunternehmen wie BASF und Thyssen Krupp als auch mittelständische Unternehmen im deutschsprachigen Raum betreut.
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