Wann ist es Zeit Ihr EDI-System zu erneuern?

Hohe Prozessautomatisierung und Vermeidung manueller Geschäftsabläufe – das sind die Vorteile einer EDI-gestützten Warenbeschaffung. Vom großen Konzern bis zum KMU-Betrieb, verbessern Sie durch EDI die Qualität Ihrer Bestellprozesse, Zusammenarbeit mit Kunden sowie Geschäftspartnern und sparen Kosten in allen Bereichen. Wann erkennt man, dass die bestehenden EDI-Systeme erneuert werden müssen? Diese 8 Anzeichen können ein Hinweis sein. [...]

Schon mal etwas von „Legacy-System“ gehört? Dieser Begriff beschreibt in der Informationstechnologie ein altes, etabliertes System in der Firmensoftware, welches immer noch im Gebrauch ist, aber in weiten Teilen nicht mehr den neuesten Entwicklungen entspricht. So auch im Bereich des Elektronischen Datenaustauschs (kurz EDI), wo vor allem Klein- und Mittelbetriebe oftmals mit Jahrzehnte alten EDI-Systemen in diesem Legacy-System-Zyklus gefangen sind. Dabei zeigte erst kürzlich eine aktuelle BVL-Studie auf, dass digitale Kompetenz und der richtige Umgang mit Daten für Unternehmen immer mehr zum Wettbewerbsvorteil werden. Um diese Chancen der digitalen Transformation zu nutzen, bedarf es jedoch eines intuitiveren Umgangs mit IT und damit auch einer gewissen Innovations- und Risikobereitschaft.
Vor allem bei KMUs herrscht oftmals große Zurückhaltung, was die Einführung eines neuen EDI-Systems betrifft. Grund dafür ist einerseits das Pflegen einer „Status Quo“-Mentalität gepaart mit einer fehlenden Strategie, die jedoch für eine breitere Datenintegration von enormer Bedeutung ist. Die größte Skepsis bezieht sich dabei auf technische und organisatorische Voraussetzungen sowie damit verbundene Kosten. Das liegt vor allem daran, dass die vorhandenen ERP-Systeme meistens (noch) nicht „EDI-ready“ sind. Eine fachgerechte Beratung und proaktiver Support seitens des ERP-Anbieters in Kooperation mit dem EDI-Partner kann diese „technischen Startschwierigkeiten“ oft schnell und einfach aus dem Weg räumen. Rund um die Einrichtung eines funktionierenden zeitgemäßen EDI-Systems sollte jedenfalls immer im Vordergrund stehen, die eigenen Geschäftsanforderungen im Vorfeld genau zu analysieren und danach die verfügbaren Optionen vernünftig abzuwägen. Herausforderung und Optimierungspotenzial zugleich.
Auch in der neuen „EDI-Generation“ ist das primäre Ziel nach wie vor eine möglichst hohe Prozessautomatisierung durch integrierten Datenaustausch zu erreichen und damit manuelle und papierbasierte Geschäftsabläufe zu vermeiden. Anwendung findet EDI etwa beim Austausch von Bestellinformationen zwischen Handelsunternehmen und Herstellern ebenso wie bei der Fakturierung (Stichwort: e-Invoicing). Darüber hinaus können zahlreiche weitere Geschäftsprozesse mittels EDI abgebildet werden wie beispielsweise das Stammdatenmanagement, die Sendung elektronischer Lieferaufträge an Logistikdienstleister oder aber auch individuelle Fullfillment-Prozesse im Onlinehandel. Ein zeitgemäßes EDI-System bietet die nötige Basis dafür, um komplexe Warenströme zu beherrschen, die Produktivität zu steigern, individuelle Kundenwünsche zu erfüllen und damit „fit“ für die Anforderungen des digitalen Zeitalters zu sein. Woran Sie merken, dass Ihr EDI-System nicht mehr zeitgemäß ist:

• Ihre EDI-Software macht „nur“ EDI und läuft auf einem Windows 2000 oder älteren PC-System

• Sie verwenden ein DFÜ-Modem, um mit Ihrem VAN zu kommunizieren.

• Sie haben keine Integration in Ihre Inhouse-Applikationen.

• Um ausgehende Rechnungen zu senden, bedarf es einer manuellen Eingabe aller Daten in die Software.
• Um EDI zu betreiben, muss die Kommunikation manuell aufgerufen und gewartet werden, bis Daten eingehen und verarbeitet werden.

• EDI ist ein Vollzeitjob für einen oder mehrerer Ihrer Mitarbeiter.

• Fehler in manuell eingegeben Daten verursachen Ladungsrücksendungen und Compliance-Gebühren.

• Sie haben Angst, den PC zu aktualisieren, auf dem das EDI-System liegt, da Sie nicht sicher sind, ob es ein Backup gibt und danach weiter damit gearbeitet werden kann.