Dr. Rainer Haude, Geschäftsführer der Scopevisio Österreich spricht im Interview mit der COMPUTERWELT über die zentrale Rolle der kaufmännischen Prozesse in Krisensituationen. Software, die Unternehmensfinanzen in Echtzeit und intelligent verknüpft abbildet, wird wichtiges Managementtool und Werkzeug zur Unternehmenssteuerung. [...]
Unternehmen stehen derzeit vor großen Herausforderungen. In einer Situation wie der Corona-Krise sind viele Dinge nicht einschätzbar, alle paar Tage kommen neue gesetzliche Änderungen, man ist mit neuen Rahmenbedingungen konfrontiert. Es ist immer wichtiger, den finanziellen Überblick im Unternehmen zu behalten, um rasch Anpassungen vornehmen zu können.
COMPUTERWELT: Was sind die größten Schwierigkeiten die KMU derzeit in Bezug auf Unternehmenssoftware haben?
Aus meiner Sicht gibt es zwei „Lager“ von Unternehmen. Jene, die versuchen mit den bestehenden Mitteln, Instrumenten und Prozessen durch die Krise zu kommen – nach dem Prinzip „Augen zu und durch“. Wir können das als Konsumenten beobachten, wenn wir zB etwas bestellen. Solche Unternehmen sind teilweise schwer erreichbar, haben eingeschränkte Services, können am Telefon nicht Auskunft über Lieferdaten oder genaue Preise etc. geben. Sie haben nichts verändert.
Dann gibt es jene, die die Situation genutzt haben, um sich neu aufzustellen. Sie haben erkannt, dass sie mit ihren bestehenden Tools und Prozessen zu langsam sind und zB durch ihre unflexible Backoffice-Infrastruktur die Mitarbeiter im Home Office nicht optimal einsetzen oder auf Nachfragen nicht reagieren konnten. Sie haben ihre internen Abläufe und ihr Backoffice umgestellt und sind jetzt extrem schnell. Denn Schnelligkeit und die Fähigkeit sich rasch an neue Bedingungen anzupassen ist jetzt gefragt. Und wird es auch bleiben. Das haben uns Amazon & Co schon lange so vorgemacht.
Was ist der Grund für die eingeschränkten Services in den Unternehmen?
Ein Teil der angesprochenen Probleme resultiert daher, dass in vielen Unternehmen Software eingesetzt wird, die Arbeitsprozesse, Funktionen und Arbeitskonzepte der 80er und 90er Jahre abbildet. Das macht zB das – jetzt so notwendige – dislozierte Arbeiten so schwierig: Ich habe keinen Zugang zu Information, benötige diese Information aber von überall, jederzeit und für alle.
Ein Beispiel für Schwierigkeiten, wenn man mit veralteter Software arbeitet ist das Thema Rechnungen. Konventionell abgebildet landen Rechnungen meist im Sekretariat. Man muss sie dann suchen, manchmal bleiben sie liegen, und nicht alle Verantwortlichen geben die Rechnung frei. Oder man verpasst Skonti, muss eventuell sogar Mahnspesen zahlen. Mit moderner Software wie Scopevisio wird dieser Prozess digitalisiert und automationsunterstützt. Die Rechnung wird im Unternehmen automatisch weitergereicht, mittels KI.
Was ist Scopevisio, was kann es?
Also wenn ich im Unternehmen etwas verändern möchte, dann muss ich auch die Software verändern. Denn dies verändert – ähnlich wie auch gute Architektur – das Zusammenarbeiten und Zusammenleben. An diesem Punkt setzt die Cloud-Unternehmenssoftware Scopevisio an. Das Cloud-System macht vernetztes und verteiltes Arbeiten möglich, auch mobil und im Home Office. Scopevisio hat einen sehr modernen Arbeitsansatz, der jeden Mitarbeiter potenziell ermächtigt, sich Informationen zu holen und sofort Auskünfte zu geben.
Um es ganz einfach zu erklären: Stellen Sie sich vor, Sie würden Google in Ihrem Unternehmen einsetzen – und zwar für alle Daten, Finanzen, Kunden, CRM, Mitarbeiter, Projekte und auch für alle Dokumente. Viele Prozesse, die ich heute im Unternehmen definieren muss, damit die Mitarbeiter die für sie relevanten Informationen erhalten, erübrigen sich dann auf einmal. Jeder hat alle Daten verknüpft sofort am Schirm.
Für wen ist die Software besonders geeignet?
Für all jene, für die kaufmännische Finanzen wichtig sind. Jene, die die Betrachtung der Unternehmenszahlen nicht als Anhängsel des Unternehmer-Daseins „damit man halt die Buchhaltung erledigt hat“ ansehen. Scopevisio ist für diejenigen, die die Finanzen nicht als notwendiges Übel, sondern als sehr wichtiges Managementtool und Werkzeug für die Unternehmenssteuerung betrachten. Aus meiner Sicht sind Unternehmer gefordert, dass sie sich mit den Zahlen beschäftigen – auch wenn sie natürlich der eigentliche Unternehmensgegenstand viel mehr interessiert.
Was sind für ihre Kunden die wichtigsten Features der Software?
Das Wichtigste – und das ist um einiges mehr als ein Feature – ist die Möglichkeit mein Unternehmen mit Scopevisio in eine ergebnisorientierte Organisation zu transformieren. Früher stellte man Unternehmen mit Tätigkeit und Funktionen auf. Heute wird ergebnisorientiert gearbeitet. Das Ergebnis zählt, nicht die Tätigkeit allein. Da bietet Scopevisio standardmäßig eine riesige Unterstützung mit live-Auswertungen auf Daten und Prozesse.
Weitere wichtige Features von Scopevisio sind KI-unterstützte Prozesse wie das Rechnungseingangsbuch, das automatisch Rechnungen ausliest, oder automatisch Zuordnungen zu Projekten Kostenstellen und Sachbearbeitern vornimmt. Man kann zudem flexible Kostenstellendefinitionen und -auswertungen vornehmen. Und es gibt ein variables Auswertungstool für die BWA, mit dem Perioden beliebig miteinander verglichen werden können. Mit einfach zu erstellenden Dashboards kann man Deckungsbeiträge schnell erkennen.
Zudem ist ein umfassenden CRM integriert sowie Leistungserfassung und Fakturierung. Und “last but not least” auch ein Dokumentenmanagement mit integrierter Archivierung, die für Belege, Verträge, internes Dokumentenmanagement und Wissensmanagement genutzt werden kann. Alles ist mit allem verknüpft. Ein internes Unternehmens-„Google“ wenn man will.
Scopevisio hat sich ja unlängst an dvo beteiligt. Was war der Grund für diesen Schritt?
Scopevisio wollte in den österreichischen Markt einsteigen und hat einen starken Player gesucht, der in Österreich verankert ist. Wir wollen als österreichisches Unternehmen agieren und nicht als deutsches Unternehmen. Für Scopevisio war bei dvo Software die starke Expertise im Bereich Finanzen interessant. dvo spielt in Österreich im Bereich Rechnungswesen und Steuerberatung seit über 50 Jahren eine maßgebliche Rolle und verfügt über eine hohe Fachexpertise. Das nutzen wir jetzt gemeinsam um das Thema der kaufmännischen Finanzen voranzutreiben.
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