Drei Viertel der Unternehmen verlieren jährlich mindestens 10 bis 20 Prozent ihres IT-Budgets

LeanIX IT Cost Optimization Survey 2023 enthüllt, dass in 40 Prozent der Firmen bislang dennoch keine der gängigen Methoden zur IT-Optimierung eingesetzt werden. [...]

Im IT-Portfolio ist Geld versteckt, das ungenutzt bleibt: Jedes Jahr verlieren die meisten internationalen Unternehmen mindestens 10 bis 20 Prozent ihres IT-Budgets durch vermeidbare Ausgaben. Rund ein Viertel der Firmen räumt ein, dass der Anteil des verschwendeten Budgets sogar noch höher ist. Vor allem technische Schulden und redundante Applikationen gelten als Kostentreiber. Die Mehrheit plant zwar die Einführung von Methoden zur Optimierung der IT-Landschaft. Doch 40 Prozent haben aktuell noch nicht eines der gängigen Verfahren implementiert – und besonders selten solche zur Applikationsrationalisierung. Die mögliche Kostenreduktion ist dabei nur einer der Vorteile, den Firmen außer Acht lassen. Denn auch die als unzureichend bewertete Zusammenarbeit von IT und Business verbessert sich deutlich, je mehr Maßnahmen zur Optimierung eingesetzt werden. Der aktuelle LeanIX IT Cost Optimization Survey macht klar: Unternehmen haben es selbst in der Hand, in ihrer IT neue Spielräume für die Zukunft zu schaffen.

Für den IT Cost Optimization Survey 2023 hat LeanIX im November und Dezember 2022 mehr als 150 seiner internationalen Kunden aus verschiedenen Branchen online befragt. Die Enterprise Architekten als Spezialisten für die Organisation und Steuerung des IT-Portfolios machen mit 68 Prozent den größten Anteil in der Stichprobe aus. Knapp 70 Prozent aller Befragten arbeiten in Europa, weitere 22 Prozent in US-amerikanischen Unternehmen. Unabhängig von der Region verteilen sie sich gleichmäßig auf Firmen unterschiedlicher Größe, wobei 40 Prozent in Organisationen mit über 10.000 Mitarbeitenden beschäftigt sind.

Vor dem Hintergrund wirtschaftlicher Unsicherheit und den Herausforderungen durch permanenten technologischen Wandel stellt sich die Frage: Wie sieht die aktuelle Situation in der IT aus und welche Rolle spielen Maßnahmen, um die IT-Landschaft zu optimieren und daraus zusätzliche Kostenvorteile zu erzielen?

In den IT-Abteilungen wird unnötig Geld ausgegeben

Die meisten der befragten Experten schätzen, dass in ihren Unternehmen Jahr für Jahr mindestens 10 bis 20 Prozent oder mehr des IT-Budgets auf vermeidbare Kosten entfallen. Nimmt man ein fiktives Budget von 500 Millionen US-Dollar, bedeutet das eine jährliche Abschreibung von mindestens 50 Millionen US-Dollar.

Das ist erheblich, auch wenn die Geschäftsentwicklung der jeweiligen Unternehmen von 41 Prozent der Befragten positiv und von 38 Prozent zumindest neutral eingeschätzt wird und die meisten IT-Budgets stabil bleiben – oder sogar erhöht werden. Gleichzeitig räumen aber drei Viertel der Teilnehmenden dieser Studie ein, dass sich die steigende Inflation bereits auf ihre Branchen und Kunden auswirkt. Es ist nur eine Frage der Zeit, bis die jährliche Verschwendung von IT-Ressourcen in den Fokus rückt.

Technische Schulden und Redundanzen als Hauptverursacher vermeidbarer Kosten

Die IT-Experten sind sich einig, welche Problemfelder am stärksten für unnötige IT-Ausgaben verantwortlich sind. Mehr als die Hälfte gibt an, dass Kosten im Zusammenhang mit veralteter Technologie und technischen Schulden das Budget belasten. Das verwundert nicht. Die letzten Jahre waren geprägt von einem massiven Ausbau der IT-Portfolios, zusätzlich befeuert durch die Notwendigkeit schneller Entscheidungen während der Pandemie. Wer unter dem Investitions- und Zeitdruck versäumt hat, Altsysteme abzuschalten und die Landschaft zu bereinigen, sieht sich jetzt großen Herausforderungen gegenüber.

Redundante Applikationen werden an zweiter Stelle genannt, wenn es um den Beitrag zur Budget-Verschwendung geht. Deutlich geringer wird hingegen der Einfluss von ungeplanten Cloud-Ausgaben oder zu hohen Kosten durch überbezahlte SaaS-Lizenzen eingeschätzt. Es mag sein, dass die Befragten sich dieser Kosten nicht wirklich bewusst sind – bedenkt man, dass zum Beispiel das Marktforschungs- und Beratungsunternehmen IDC feststellt, dass sich mit Lösungen zur SaaS-Optimierung sehr schnell bis zu 50 Prozent wiederkehrender Ausgaben reduzieren lassen.

Die befragten IT-Spezialisten wissen, dass es erhebliche Kosten für Bereiche in der IT-Landschaft gibt, die keinen Wertbeitrag leisten. Und sie haben eine klare Meinung, welche Bereiche dies betrifft. Was hindert sie daran, diese unnötigen Kosten zu reduzieren?

Zahlreiche Hürden auf dem Weg zu einer verbesserten IT-Landschaft

Es gibt nicht das eine große Hindernis, das die Optimierung des Portfolios erschwert. Stattdessen sehen sich die Befragten mit einer Vielzahl an Schwierigkeiten konfrontiert:

• Die meisten (59 Prozent) bezeichnen die fehlende Übersicht über die IT-Landschaft und die technischen Abhängigkeiten als signifikante oder hoch signifikante Hürde
• 53 Prozent vermissen vor allem nicht vorhandene Informationen über den Geschäftskontext technologischer Entscheidungen
• Übereilte Entscheidungen unter Zeitdruck halten 50 Prozent für bedeutend
• 49 Prozent fehlt Transparenz über technische Schulden und End-of-Life-Technologie
• Fehlende Governance wird von 48 Prozent angemahnt – zum Beispiel verursacht durch die mangelhafte Zuordnung von Verantwortlichkeiten für Applikationen
• 47 Prozent bewerten die unvollständige Übersicht relevanter Kosten als große Hürde

Grundsätzlich gilt: Nur wer alle Fakten und möglichen Konsequenzen kennt, kann belastbare Entscheidungen für die Zukunft treffen. Es ist offensichtlich, dass die hier beklagten Informationsdefizite dem im Weg stehen. Auch das Miteinander von IT und Business ist für Maßnahmen zur IT-Optimierung von großer Bedeutung. Doch nur 30 Prozent der Befragten schätzen diese Zusammenarbeit generell als ausreichend ein. Mit Blick auf die Abstimmung von Entscheidungen zur Optimierung der IT-Landschaft fällt dieses Urteil sogar noch negativer aus, denn knapp die Hälfte bewertet die Kollaboration in diesem Prozess als schlecht.

40 Prozent der Unternehmen bislang ohne gängige Verfahren zur IT-Optimierung

Ob aktives Cloud-Management oder Technology-Risk-Management, ob SaaS-Management oder regelmäßige Applikationsrationalisierung: Was als bewährte Praxis für die Optimierung von IT-Landschaften gilt, wird von den vielen Unternehmen aktuell noch nicht angewandt.

Dabei ist es nicht so, dass vor allem auf unterschiedliche Verfahren gesetzt wird: 40 Prozent haben bis jetzt noch keine einzige der bewährten Methoden zur IT-Optimierung implementiert. Dass die Mehrheit deren Einsatz aber plant, ist ein Hinweis darauf, dass Unternehmen das Potenzial einer optimierten IT-Landschaft zumindest erkannt haben.

Fazit: Mit kontinuierlicher IT-Optimierung neue Spielräume schaffen

Viele IT-Experten internationaler Unternehmen blicken positiv nach vorne und die IT-Budgets scheinen auch in der aktuellen wirtschaftlichen Situation stabil zu bleiben. Die Analysten von Gartner prognostizieren ebenfalls für dieses Jahr einen weiteren Anstieg der weltweiten IT-Ausgaben um 2,4 Prozent. LeanIX-CEO André Christ sieht dennoch Handlungsbedarf: „Unsere Studie zeigt, dass in den komplexen IT-Landschaften der Unternehmen ungenutztes, verschwendetes Geld versteckt ist. Von veralteten oder redundanten Applikationen bis hin zu Legacy-Systemen mit all ihren Verknüpfungen und Abhängigkeiten: Es ist angesichts der zunehmenden wirtschaftlichen Unsicherheit für Organisationen entscheidend, Einblick in jeden Aspekt ihrer Technologie-Infrastruktur zu haben, um unnötige Ausgaben zu eliminieren und diese Ressourcen für bessere Geschäftsergebnisse einzusetzen.“

Unternehmen können mit Maßnahmen zur IT-Optimierung ihre Profitabilität erhöhen, mehr Effizienz erreichen, technologische Risiken abschwächen und nicht zuletzt Budget für Investitionen in Innovation und Wachstum freisetzen. Wer systematisch und kontinuierlich sein Portfolio verbessert, stärkt darüber hinaus sogar die Kollaboration im Unternehmen. Denn der LeanIX IT Cost Optimization Survey 2023 verdeutlicht auch: Je mehr der gängigen Verfahren zur Optimierung von IT-Landschaften zum Einsatz kommen, desto positiver wird in den befragten Unternehmen die Zusammenarbeit zwischen IT und Business wahrgenommen.

Die Qualität und Intensität dieser Zusammenarbeit kann für die Zukunft den Unterschied machen. Mit einem engen Austausch von IT und Business lassen sich Daten über die IT-Landschaft mit den Business Capabilities und Prozessen im Unternehmen verknüpfen. Das macht technologische Entscheidungen nicht nur besser, sondern ist die Voraussetzung, damit Unternehmen mit der IT echten Geschäftswert realisieren können.