Budgetüberschreitungen sind der Albtraum eines jeden Projektmanagers. Mit diesen Budgetmanagement-Strategien behalten Sie Ihr Projektbudget unter Kontrolle und Ihre Stakeholder bei Laune - auch in unsicheren Zeiten. [...]
Budgetüberschreitungen waren schon immer ein Lackmustest für den Erfolg oder Misserfolg von Projekten. Im Jahr 2020 wurde das Einhalten des Budgets durch die COVID-19-Pandemie zu einem noch größeren Alptraum. Die erfolgreichsten Unternehmen und die besten Projektmanager wurden auf die ultimative Probe gestellt, wie man in Zeiten massiver Ungewissheit mit den finanziellen Ressourcen umsichtig umgeht.
Viele Beteiligte mussten ihre sich ändernden Prioritäten, Budgets und die Definition von Projekterfolg oder -misserfolg neu überprüfen. Die globale Ungewissheit erhöht nun den Druck auf die Projektleiter und ihre Teams, ihre Budgetierungsstrategie und Projektdurchführung zu ändern. Daher ist ein effektives Budgetmanagement ein Hauptaugenmerk für Projektleiter, denen ihre Karriere wichtig ist.
Im Folgenden finden Sie sechs Strategien, mit denen Sie in einer Zeit erhöhter Unsicherheit die Kontrolle über Ihr Projektbudget behalten, bevor es zu gewaltigen Kostenüberschreitungen kommt.
Die wahren Bedürfnisse und Wünsche der Stakeholder verstehen
Die Bedürfnisse und Wünsche der Stakeholder in einem Projekt sind oft nicht so einfach zu erkennen, wie es auf den ersten Blick scheint. Dies kann zu nicht identifizierten Zielen und Erwartungen auf beiden Seiten des Tisches führen. Nehmen wir an, der Projektmanager, die Sponsoren, die Teammitglieder und die Lieferanten haben keine genaue Vorstellung von den wahren Wünschen der Stakeholder. In diesem Fall ist es fast unmöglich, die Anforderungen an das Projekt zu identifizieren. Investieren Sie so viel Zeit wie nötig, um ein tieferes Verständnis dafür zu bekommen, was die Stakeholder erwarten. Letztendlich wird alles, einschließlich des Budgets, durch die Erwartungen der Stakeholder, die zu liefernden Ergebnisse und andere Anforderungen definiert. Der erste Schritt zu einem effektiv verwalteten Projektbudget besteht also darin, sicherzustellen, dass die Projektanforderungen genau ermittelt, dokumentiert und mit allen Stakeholdern bestätigt werden – und dass diese an alle Beteiligten kommuniziert werden. Dieser entscheidende Schritt sollte abgeschlossen sein, bevor die Budgets festgelegt werden. Viele Projekte wurden auf der Grundlage von Bedürfnissen initiiert, aber auf der Grundlage von Wünschen ausgeführt, was automatisch das Risiko von Budgetüberschreitungen mit sich bringt, die alle Beteiligten enttäuschen.
Erkennen, wenn sich die Umstände geändert haben
Wenn es an der Zeit ist, Kosten zu schätzen, seien Sie realistisch – lassen Sie Raum für unvorhergesehene Änderungen. Wenn sich die Umstände ändern, stellen Sie sicher, dass Sie den Input von allen Beteiligten einholen. Noch wichtiger ist, dass Sie Eventualitäten einplanen. Dieser Schritt ist unerlässlich, wie die meisten Unternehmen während der Pandemie feststellen mussten. Viele Faktoren, auf die Sie keinen Einfluss haben, können sich auf Ihr Budget auswirken, z. B. die Preise für Verbrauchsmaterialien, Ressourcen, Arbeitskräfte, Finanzierung, Produkt-/Dienstleistungsverknappung, Wechselkursschwankungen und so weiter. Die heutigen Preise für viele wichtige Produkte oder Dienstleistungen sind viel höher als zu Beginn der meisten Projekte vor COVID-19. Stellen Sie sicher, dass die Anbieter ihre Versprechen einhalten können, und bereiten Sie einen Notfallplan vor. Das Einholen von Beiträgen anderer Stakeholder und die Überprüfung von Lieferanten und Anbietern kann einen großen Beitrag dazu leisten, ein realistischeres Budget festzulegen, das eingehalten werden kann, selbst wenn unvorhergesehene Umstände die Kosten beeinflussen. Ich habe schon viele Projektmanager erlebt, die von eskalierenden Kosten, Lieferanten, die ihren Verpflichtungen nicht nachkommen konnten, oder anderen Problemen überrascht wurden. Planen Sie Überraschungen ein, damit Sie nicht überrumpelt werden.
Alle Beteiligten auf dem Laufenden halten
Sobald Sie von Änderungen erfahren, die sich auf Ihre Projekte und Stakeholder auswirken könnten, ist es wichtig, diese einzubinden und sie darüber zu informieren, was sich geändert hat, wie es sich auf sie und das Projektergebnis auswirkt und was unternommen wird, um das Budget so nah wie möglich einzuhalten. Wenn die Einhaltung des aktuellen Projektbudgets nicht möglich ist, sollten die Stakeholder die Ursache für mögliche Überschreitungen kennen, um fundierte Entscheidungen über das weitere Vorgehen treffen zu können. Umfangsänderungen sind wahrscheinlich notwendig. Der wichtige Punkt hierbei ist, dass Unsicherheiten im weiteren Sinne, wie z. B. eine Pandemie, unvermeidbar sind, so dass andere budgetbezogene Entscheidungen zeitnah getroffen werden müssen. Stakeholder, wie z. B. der Kunde, müssen möglicherweise entscheiden, ob die Zeit oder die Umstände richtig sind, um ein Projekt fortzusetzen, zu verschieben oder ganz zu stoppen.
Änderungen genau identifizieren und managen
Das Änderungsmanagement ist einer der am meisten unterschätzten Bereiche beim Management von Projekten. Projektmanagement-Spezialisten wissen, wie wichtig die Kommunikation ist und wie sich Prozesse auf die Beteiligten auswirken. Etwas mag wie eine kleine Änderung in einem Prozess erscheinen, kann aber die Kosten erheblich erhöhen und Budgets aus dem Ruder laufen lassen. Change-Management-Spezialisten sollten mit den Projektteams zusammenarbeiten, um die genauen Strategien für den Umgang mit internen und externen Änderungen zu identifizieren, zu dokumentieren und zu kommunizieren, die die Kosten über das Budget treiben können.
Relevante KPIs entwickeln
Sie können ein Projektbudget nicht effektiv verwalten, ohne Key Performance Indicators (KPIs) festzulegen. Mit Hilfe von KPIs können Sie feststellen, wie viel für ein Projekt ausgegeben wurde, inwieweit das tatsächliche Projektbudget vom geplanten abweicht und so weiter. Hier sind nur einige allgemein bekannte und verwendete Projekt-KPIs, die für ein effektives Projektbudgetmanagement unerlässlich sind:
- Die Ist-Kosten (AC), auch bekannt als „Actual Cost of Work Performed“ (ACWP), zeigen, wie viel Geld bisher für ein Projekt ausgegeben wurde.
- Die Kostenabweichung (CV) zeigt an, ob die geschätzten Projektkosten über oder unter der festgelegten Baseline liegen.
- Earned Value (EV), auch bekannt als budgetierte Kosten für geleistete Arbeit (BCWP), zeigt das genehmigte Budget für geleistete Projektaktivitäten bis zu einem bestimmten Zeitpunkt an.
- Geplanter Wert (PV), auch bekannt als budgetierte Kosten für geplante Arbeit (BCWS), zeigt die geschätzten Kosten für geplante Projektaktivitäten zum Berichtszeitpunkt.
- Return on Investment (ROI) zeigt die Rentabilität eines Projekts und ob der Nutzen die Kosten überstiegen hat.
Aktualisieren Sie die KPIs, wenn sich die Umstände ändern, um sicherzustellen, dass die richtigen Informationen für die Entscheidungsfindung erfasst und gemessen werden.
Überdenken, überprüfen, neu prognostizieren
Ein Projekt, das ohne Budgetmanagement und Neuprognose läuft, führt zum Scheitern. Eine häufige Budgetkontrolle ist unerlässlich, um zu verhindern, dass die Budgets zu sehr aus dem Ruder laufen. Eine Budgetüberschreitung von 10 % ist viel leichter zu korrigieren als eine Überschreitung von 50 %, und wenn Sie Ihr Budget nicht im Auge behalten und keine neuen Prognosen erstellen, kann sich diese 10 %ige Überschreitung in eine 50 %ige Überschreitung verwandeln, bevor Sie es merken. Ihre Chancen, ein Projekt auf dem richtigen Weg zu halten, sind bei regelmäßiger Überprüfung des Budgets weitaus größer, als wenn Sie einmal prognostizieren und es dann vergessen.
Genauso wie das Budget eines Projekts ständig überprüft werden muss, um es auf Kurs zu halten, gilt dies auch für den Ressourcenverbrauch des Projekts, da die Mitarbeiter, die an einem Projekt arbeiten, zu dessen Kosten beitragen. Projektmanager sollten wöchentlich die Anzahl der Mitarbeiter, die derzeit an einem Projekt arbeiten, und den zukünftigen Ressourcenbedarf des Projekts überprüfen. So stellen Sie sicher, dass Sie die vorhandenen Ressourcen voll ausschöpfen und die richtigen Ressourcen für den Rest des Projekts bereithalten. Die regelmäßige Überprüfung der Ressourcenprognose und des aktuellen Bedarfs hilft Ihnen, Ihr Projektbudget auf Kurs zu halten. Scope Creep ist eine der Hauptursachen für Projektüberschreitungen. COVID-19 sorgte dafür, dass eine erhebliche Menge an ungeplanter Arbeit in viele Projekte weltweit einfloss – was zu einem Anstieg der abrechenbaren Stunden und außer Kontrolle geratenen Projektbudgets führte. Projektmanager müssen den Projektumfang sorgfältig verwalten, indem sie Änderungsaufträge für Arbeiten erstellen, die nicht durch die ursprünglichen Anforderungen des Projekts abgedeckt sind. Änderungsaufträge autorisieren zusätzliche Mittel für das Projekt, um die Kosten für zusätzliche Arbeit zu decken und so das Projekt mit dem neuen Budget in Einklang zu bringen.
*Moira Alexander ist die Autorin von LEAD or LAG: Linking Strategic Project Management & Thought Leadership und Gründerin der Lead-Her-Ship Group. Sie ist außerdem eine professionelle Projektmanagerin und Mitwirkende und Co-Moderatorin des Price of Business Talk Radio „technisch sprechenden“ Segments. Moira hat mehr als 20 Jahre Erfahrung im Business (IS&T) und Projektmanagement für kleine bis große Unternehmen in den USA und Kanada.
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