Cloud-basierte Kommunikations- und Kollaborationstools geben Ihren Remote- und Hybrid-Teams die Werkzeuge an die Hand, die sie benötigen, um von überall aus zu kommunizieren, in welchem Land auch immer sie arbeiten. Hier erfahren Sie, warum Ihr Team jetzt auf Cloud UC umsteigen sollte. [...]
Die Debatte ist vorbei – und die Cloud hat gewonnen. Die meisten Unternehmen haben ihre altmodischen PBX-Telefonsysteme hinter sich gelassen und sind auf ein einheitliches Kommunikationssystem (UC) umgestiegen, das vollständig in der Cloud existiert, weil sie bei der Kommunikation nicht an einen bestimmten Standort gebunden sein wollen. Für die räumlich verstreute und hybride Belegschaft von heute sind Cloud-basierte Tools für die Unternehmenskommunikation und Zusammenarbeit äußerst sinnvoll.
Wenn sich Ihr Team an die Telefone auf dem Schreibtisch klammert oder Ihr IT-Team zögert, eine weitere Cloud-Lösung zu unterstützen, ist es an der Zeit, sich davon zu trennen, insbesondere wenn Ihr Unternehmen ein hybrides Arbeitsmodell anstrebt. Nicht nur, dass das Telefon wahrscheinlich verstaubt, sondern UC ist zum technischen Klebstoff geworden, der die Menschen zusammenhält, wenn die persönliche Zusammenarbeit eine Herausforderung ist. Wenn Sie es nicht einsetzen, wird das wahrscheinlich das gesamte Unternehmen behindern.
Hybridarbeit ist der Weg in die Zukunft
Verteiltes Arbeiten ist natürlich nichts Neues, aber die Hybridisierung einer ganzen Belegschaft stellt die IT-Abteilung vor einzigartige technische Herausforderungen. Da einige Mitarbeiter – zumindest manchmal – ins Büro kommen und andere völlig dezentral arbeiten, verlassen sich die Teams zunehmend auf eine Reihe von Kommunikationstools, um persönliche Kontakte zu ersetzen.
Laut einer kürzlich von Google Workspace in Auftrag gegebenen Economist Impact-Studie (weiterführende Artikel in Englisch) glauben über 75 % der Befragten, dass hybrides oder flexibles Arbeiten in den kommenden drei Jahren in ihren Unternehmen Standard sein wird. Eine IBM-Studie aus dem Jahr 2020 ergab außerdem, dass 75 % der Mitarbeiter zumindest gelegentlich weiterhin von zu Hause aus arbeiten wollen, während 54 % der Befragten die Arbeit von zu Hause aus zu ihrer Hauptarbeitsform machen wollen.
Mit Ausnahme von Dienstleistungsunternehmen und solchen, die eine physische Präsenz erfordern, wird sich die hybride Arbeitsweise durchsetzen. Das ist gut für die Arbeitnehmer. Und da es weniger Autos auf die Straße bringt, ist es auch gut für den Planeten.
Da sich hybrides Arbeiten immer mehr durchsetzt, stehen die IT-Abteilungen unter enormem Druck, Technologien einzuführen, die den Mitarbeitern die Arbeit und Zusammenarbeit in dieser neuen Umgebung erleichtern. Veraltete Kommunikationssysteme und monolithische Softwarelösungen wurden für eine Belegschaft entwickelt, die sich am selben Ort versammelt. Da dies nicht mehr der Fall ist, haben Ihre Teams keine andere Wahl, als sich von ihnen zu trennen und Tools zu nutzen, die von überall aus einsetzbar sind.
Das bedeutet, dass Tools implementiert werden müssen, die eine effektive interne und externe Kommunikation ermöglichen, damit Mitarbeiter und dezentrale Teams von jedem beliebigen Standort aus zusammenarbeiten können. Hier kommen cloudbasierte Unified Communications-Lösungen ins Spiel. Cloud-basierte UC-Lösungen oder Unified Communications as a Service (UCaaS) vereinen Telefonie, Textnachrichten, Videokonferenzen und vieles mehr und verbessern so die Produktivität und Effektivität der Mitarbeiter.
Funktionen wie Videokonferenzen, Teamarbeitsbereiche, virtuelle Whiteboards sowie die gemeinsame Nutzung von Dokumenten und Bildschirmen ermöglichen Ihren Teams ein effektives Arbeiten von jedem Ort und jeder Zeitzone aus.
Die Kosten für diese Tools variieren, aber Sie können davon ausgehen, dass Sie zwischen 20 Euro pro Benutzer und Monat für einfache Anrufe und Nachrichten bis hin zu mehr als 60 Euro pro Benutzer und Monat für Anrufe, Nachrichten, Besprechungen, Videofunktionen und mehr zahlen.
UC ist nicht mehr nur ein Telefonie-Dienst
UCaaS-Lösungen bieten mobilen Mitarbeitern die Kommunikationsdienste, die zu ihrem mobilen Arbeitsstil passen. Sie integrieren nahtlos mehrere Standorte und verbinden mobile Mitarbeiter mit Funktionen, von denen ihr stationäres Telefon nur träumen kann. Die UC-Tools, die Unternehmen heute einführen, gehen weit über einfache VoIP-Telefone hinaus. Sie vereinen Anrufe, Messaging (z. B. Instant Messaging für Unternehmen), Meetings, Teamzusammenarbeit, Dateifreigabe, mobilen Zugriff über jeden Browser und vieles mehr in einem Tool, das die interne und externe Kommunikation sowie die Produktivität der Mitarbeiter verbessert.
Die neuen KI-Funktionen, die in den letzten zwei bis drei Jahren entstanden sind, haben UCaaS-Lösungen noch weiter verbessert, insbesondere für Meetings und Konferenzen. Diese intelligenten Systeme reduzieren Hintergrundgeräusche, verstehen natürliche Sprache, sodass sie Zusammenfassungen und Highlights von Meetings liefern können, und weisen Meeting-Plattformen automatisch Aufgaben auf der Grundlage von Gesprächen zu.
Diese Tools sorgen für ein deutlich verbessertes Konferenzerlebnis. Da sich viele Arbeitnehmer nicht mehr im selben Büro wie ihre Kollegen befinden und persönliche Besprechungen immer seltener werden, schließen diese Tools die Distanz und verbessern die interne und externe Zusammenarbeit.
Cloud-Kommunikation und die große Wende
Cloud-Kommunikationslösungen haben ihren Wert während der Pandemie bewiesen. Unternehmen, die sie bereits nutzten, konnten schnell und problemlos auf Fernarbeit umstellen, während diejenigen, die sie noch nicht nutzten, Mühe hatten, in Kontakt zu bleiben und produktiv zu arbeiten.
Hier sind einige Beispiele aus veröffentlichten Fallstudien:
- Interstate Batteries nutzte die Kommunikationsplattform (VPC) von Vonage, um die Kommunikation und die Arbeitsweise der Mitarbeiter vom Büro aus oder von jedem beliebigen Ort aus zu transformieren und so Flexibilität und Geschäftskontinuität zu gewährleisten. Die Plattform ermöglichte es den Teams, schnell auf Fernzugriff umzustellen und 600+ Mitarbeiter sicher in Kontakt zu halten.
- Bennett International, das sechstgrößte Spezialtransportunternehmen Nordamerikas, hält 3.000 Mitarbeiter und Auftragnehmer mit der RingCentral MVP (Message, Video, Phone) Cloud-Lösung in Kontakt. Es spielt keine Rolle, wo jemand arbeitet, denn Kontakte, Videofunktionen und Teamnachrichten sind auf allen Telefonen und Computern verfügbar.
- Das Département Seine-Saint Denis in Frankreich nutzt Avaya Spaces, um die Kommunikation zwischen seinen 8.000 Mitarbeitern und Partnern zu erleichtern, ohne dass diese an einen bestimmten Standort gebunden sind. Die Videokonferenz- und anderen Kollaborationsfunktionen dieses Tools sind von jedem Gerät aus verfügbar, und die Teammitglieder können öffentliche oder private Arbeitsbereiche erstellen, Dateien gemeinsam nutzen und speichern sowie Projektaufgaben verwalten. Spaces erleichtert beispielsweise die Visualisierung von Arbeitsabläufen durch eine Kanban-Tafel, die es Teams ermöglicht, Prioritäten zu setzen und den Fortschritt von Aufgaben gemeinsam zu verfolgen.
Der Schritt in eine hybride Welt wird die Art und Weise, wie wir mit Kunden, Kollegen, Partnern und Zulieferern kommunizieren und zusammenarbeiten, wahrscheinlich noch mehr verändern. Sobald UC-Tools zur Norm werden, wird der Standort keine Rolle mehr spielen. Cloud-Kommunikation und -Zusammenarbeit ermöglichen es, virtuelle Teams zu bilden und aufzulösen, indem man sie einfach in einen virtuellen Arbeitsbereich bringt, in dem sie zusammenarbeiten und sich mit Kollegen per Sprachanruf oder über Video verbinden können.
Um ein neues F&E-Projekt, eine neue Marketingkampagne oder ein Brainstorming zu einem Kundenproblem zu starten, müssen nur die entsprechenden Personen in einen Arbeitsbereich eingeladen werden, um zu chatten, Konferenzen abzuhalten und Ideen und Dokumente auszutauschen. Und da alles Cloud-basiert ist, können die Mitarbeiter von jedem Ort und jedem Gerät aus auf den Arbeitsbereich und die Inhalte zugreifen.
All dies führt zu einer höheren Produktivität für hybride Teams. Alle Studien zeigen, dass die Produktivität der Benutzer dank der Cloud-Kommunikation und -Zusammenarbeit steigt. Unternehmen haben Produktivitätssteigerungen von 10 % bis 25 % durch Cloud-Kommunikation und -Zusammenarbeit festgestellt, was zu einem schnelleren Projektabschluss, einer effektiveren Problemlösung und mehr Innovation führt.
Welches Tool ist das richtige?
Es gibt keinen Mangel an neuen Angeboten in diesem Bereich seitens einer immer länger werdenden Liste von Cloud-Kommunikationsanbietern. Von bekannten Namen wie Microsoft, Google und Zoom bis hin zu Spezialisten wie 8×8, Avaya, Dialpad, Edify, Intermedia, Mitel, Nextiva, RingCentral, GoTo und Vonage – Unternehmen haben eine große Auswahl.
Und die Anbieter-Community fügt ständig neue Fähigkeiten und Funktionen hinzu. Da die Cloud-Kommunikationsdienste immer besser werden, können Sie damit rechnen, dass KI-Funktionen wie Echtzeit-Transkription und Sprachübersetzung in Ihre Meetings integriert werden, um die Zusammenarbeit zwischen Mitarbeitern auf der ganzen Welt zu verbessern.
Die alte Arbeitsweise ändert sich und erfordert neue Tools und Ansätze. Da Arbeitnehmer weiterhin neu definieren, welche Räume sie als Büro nutzen, werden sie sich zunehmend Cloud-basierten Kommunikations- und Kollaborationstools zuwenden, um mit Kollegen, Kunden und Partnern in Kontakt zu bleiben. Für die neue hybride und dezentralisierte Belegschaft ist die Cloud der Weg in die Zukunft.
*Blair Pleasant ist Analyst für die Kommunikationsbranche, Präsident und Hauptanalyst von COMMfusion LLC und Mitbegründer von BCStrategies.
Be the first to comment