Effektive Strategie statt lästiger Verpflichtung: Compliance automatisieren – aber richtig!

Compliance-Systeme helfen Unternehmen durch definierte Regularien, Schäden von innen und außen abzuwenden. Doch richtig angewandt beinhalten Compliance-Vorgaben noch mehr: Sie können auch als effektive Kontroll- und Sicherungsinstrumente dienen. [...]

Der wohl offensichtlichste Nutzen von Compliance: Indem sie vor Regelverstößen schützt, vermeiden Unternehmen hohe Strafzahlungen und Imageschäden. Wer seine Compliance-Aktivitäten jedoch darauf beschränkt, die vorgeschriebenen Audits zu bestehen, lässt wesentliche Potenziale ungenutzt; die gesetzlichen Regelungen geben schließlich lediglich Minimalstandards vor. Erst wer sie systematisch in ein umfassendes Compliance-Framework einbindet, kann auf dieser Basis die Sicherheit und Effektivität seiner Prozesse und Entscheidungen nachhaltig erhöhen.
SÄMTLICHE VORGABEN INTEGRIEREN
Möchte ein Unternehmen Compliance als umfassendes Kontroll- und Steuerungsinstrument nutzen, so ist Konsistenz gefragt: Über die gesetzlichen Vorschriften hinaus müssen auch freiwillig umzusetzende Standards wie ISO-Normen und Best Practices sowie unternehmensinterne Richtlinien in das individuelle System integriert werden. Mit dieser wachsenden Anzahl an Regelungen steigt allerdings auch die Komplexität – eine manuelle Kontrolle und Steuerung der Prozesse ist dann in der Regel zu aufwändig und kaum noch überschaubar. In solchen Fällen sorgt Automatisierung für die nötige Effizienz und Effektivität. Vor der technischen Umsetzung steht jedoch zunächst eine sorgfältige Planung; denn den gewünschten Nutzen erbringt ein automatisiertes Compliance Management in der Regel nur dann, wenn es über die Analyse von Risiken und Abweichungen hinausgeht.
So bedeutet beispielsweise die manuelle Bearbeitung von Reports für die Compliance-Verantwortlichen einen hohen zeitlichen Aufwand: Bei jeder Abweichung müssen sie den Prozessverantwortlichen auf IT- und oft auch auf Business-Seite ermitteln, um zu klären, wie sich der Patch auf die jeweiligen Prozesse auswirkt. Minimieren lässt sich dieser Aufwand, indem das System die Probleme nicht nur meldet, sondern auch gleich deren weitere Bearbeitung steuert: Statt individuell auf einzelne Abweichungen zu reagieren, wird von vornherein der Umgang mit bestimmten Problemen definiert – ebenso wie die Regeln für eine Eskalation für den Fall, dass eine direkte Lösung nicht möglich ist. Auf dieser Basis kann das System im Hintergrund alle benötigten Informationen abfragen und die Anforderungen direkt an den Prozessverantwortlichen weiterleiten.