Die Schaffung einer digitalen Arbeitsumgebung für Mitarbeiter, unabhängig davon, wo sie sich physisch befinden, umfasst viel mehr als die Ausgabe von Laptops, die Nutzung von Cloud-Apps und die Verwendung eines VPN. Hier erfahren Sie, worauf Unternehmen bei der Planung achten müssen. [...]
Da eine sichere Remote-Work-Strategie für die Widerstandsfähigkeit von Unternehmen unerlässlich geworden ist, denken IT-Organisationen jetzt verstärkt über die Schaffung digitaler Arbeitsplätze nach. Dies bedeutet jedoch viel mehr als nur das Aktivieren von Remote-Arbeit über VPNs, die Verwendung von Identitätskontrollen und das Ausrollen von Cloud-basierten Anwendungen.
Es bedeutet auch, eine Strategie zu entwickeln, die die Bedürfnisse der Mitarbeiter unabhängig vom Standort berücksichtigt, und zwar so, dass ein reibungsloser Geschäftsablauf gewährleistet ist.
Während sich Unternehmen weltweit damit auseinandersetzen, wie der Arbeitsplatz nach der Pandemie aussieht, ist es wichtig, den Unterschied zwischen einem digitalen Arbeitsplatz und einem digitalen Arbeitsbereich zu verstehen. Sie sind nicht dasselbe. Und egal, ob Unternehmen eine vollständige Rückkehr ins Büro, einen reinen Remote-Arbeitsplatz oder etwas dazwischen – den „hybriden Arbeitsplatz“ – planen, die Kernprobleme, mit denen sie bei der Festlegung ihrer Strategie konfrontiert werden, bleiben dieselben.
Hier ein Blick auf die Probleme, mit denen Unternehmen wahrscheinlich konfrontiert sein werden.
Der digitale Arbeitsplatz definiert
Die Marktforschungsunternehmen IDC und Gartner haben ihre eigenen Definitionen für den digitalen Arbeitsplatz, obwohl beide darin übereinstimmen, dass technologische Entscheidungen allein keinen Erfolg garantieren. Andere Elemente können, wenn sie nicht berücksichtigt werden, zum Misserfolg führen.
Gartner definiert den „digitalen Arbeitsplatz“ als:
Eine Geschäftsstrategie, die eine ansprechende und intuitive Arbeitsumgebung nutzt, um die digitale Geschicklichkeit der Belegschaft zu fördern – den Ehrgeiz und die Fähigkeit, Technologie zur Verbesserung der Geschäftsfähigkeiten einzusetzen. Der digitale Arbeitsplatz und diejenigen, die ihn führen, werden die Zukunft der Arbeit gestalten.
Die Definition des digitalen Arbeitsplatzes von IDC ist prägnanter:
Eine vernetzte, sichere Arbeitsumgebung, unabhängig von Ort und Zeit.
In beiden Fällen geht es darum, sicherzustellen, dass Arbeitnehmer die Möglichkeit (und den Wunsch) haben, digitale Technologien für ihre Arbeit zu nutzen, unabhängig von der Umgebung.
Ein digitaler Arbeitsplatz ist nicht dasselbe wie ein digitaler Arbeitsbereich. Ersterer besteht aus einem umfassenden Ansatz, um eine Umgebung zu schaffen, in der alle zusammenarbeiten und ihre Aufgaben erledigen können; letzterer konzentriert sich ausschließlich auf die dafür benötigten Technologien.
Es überrascht nicht, dass Technologieanbieter ihre Produkte gerne als Komplettlösungen für den digitalen Arbeitsplatz anpreisen. Aber kein Produkt oder Service allein liefert einen umfassenden digitalen Arbeitsplatz; dafür brauchen Unternehmen eine Vielzahl von Tools und Prozessen, die durch eine kohärente Strategie miteinander verbunden sind.
Im April definierte eine Allianz von zehn Anbietern acht Elemente, die für einen digitalen Arbeitsplatz benötigt werden: virtuelle Desktops, virtuelle Anwendungen, sichere Endpunkte, Tools für die Zusammenarbeit, Richtlinien und Management, Analysen, Überwachung und Tests, Druckmanagement und Sicherheit.
Obwohl sich diese Elemente nur auf Technologien konzentrieren, stellen die Empfehlungen einen nützlichen Ausgangspunkt dar. Es ist jedoch wichtig, sich daran zu erinnern, dass der digitale Arbeitsplatz eine Kombination aus drei Schlüsselelementen ist: der Raum – sei es das Büro, das Home Office oder ein gemeinsam genutzter Raum -, die Technologie und die Kultur.
„Unternehmen müssen einen ganzheitlichen, integrierten Ansatz verfolgen, der neben dem Arbeitsplatz auch Augmentierungen umfasst, die neue digitale Mitarbeiter ermöglichen und einbeziehen – künstliche Intelligenz, robotergestützte Prozessautomatisierung (RPA), Augmented Reality und Virtual Reality usw. – sowie eine Arbeitskultur, die engagierte und befähigte Mitarbeiter mit digitalen Fähigkeiten fördert“, so Louise Francis, Research Director bei IDC.
Es ist auch wichtig, neue und sich entwickelnde Technologien zu berücksichtigen, wenn der digitale Arbeitsplatz voranschreitet, denn „die Technologien, die wir heute haben, können morgen schon irrelevant sein“, so Gavin Tay, Analyst bei Gartner.
Der digitale Arbeitsplatz beginnt mit einer guten Hybrid-Arbeitsumgebung
Im Jahr 2020 hat die COVID-19-Pandemie die Einführung von Technologien und Hardware beschleunigt, die eine flexible Arbeitsumgebung unterstützen und es den Mitarbeitern ermöglichen, von überall aus zu arbeiten. Sie bewies, dass Unternehmen nicht nur darauf vertrauen können, dass Mitarbeiter aus der Ferne arbeiten, sondern dass sie auch auf unerwartete Unterbrechungen vorbereitet sein müssen.
Hybrides Arbeiten – eine Säule des digitalen Arbeitsplatzes – sollte eine tragende Säule für alle zukünftigen Unternehmensstrategien sein, so Francis. „Man kann argumentieren, dass es einige Job-Rollen oder Branchen gibt, in denen Remote-Arbeit weniger relevant oder nicht notwendig ist, weil man vor Ort sein muss. Unabhängig davon sollte die Überlegung aus der Perspektive der Business Resiliency oder Continuity erfolgen.“
Mit anderen Worten: Die Ausnahmen sollten der Flexibilität, die für die Schaffung eines digitalen Arbeitsplatzes erforderlich ist, nicht in die Quere kommen.
Die meisten CIOs sind sich darüber im Klaren, dass hybride Arbeitsplätze auf Dauer Bestand haben werden, so Tay, und machen das Konzept zunehmend zu einer Top-Priorität. Und die Technologien, für die sie sich entscheiden, müssen die Bedürfnisse der Mitarbeiter erfüllen, wenn die Unternehmen ihre Mitarbeiter halten wollen.
Eine kürzlich von Gartner durchgeführte Studie zum Thema „Digital Worker Experience“ hat ergeben, dass Mitarbeiter, die ihre Apps und Technologien zu schätzen wissen – und diese auch nutzen -, mit weitaus höherer Wahrscheinlichkeit doppelt so lange im Unternehmen bleiben wie diejenigen, die dies nicht tun. Das liegt zum Teil daran, dass es durch die COVID-19–Pandemie einfacher geworden ist, den Job zu wechseln, da alle Bewerbungsgespräche online geführt werden – und an der Erkenntnis, dass ein neuer Job möglicherweise keinen Umzug erfordert. Das hat es schwieriger gemacht, Talente zu binden, so Tay.
Jüngste Untersuchungen von Gartner haben gezeigt, dass Unternehmen, die Praktiken aus dem Büro auf die Mitarbeiter zu Hause übertragen – wie die Virtualisierung der Arbeit vor Ort, das Hinzufügen von Überwachungssystemen und die Erhöhung der Anzahl von Meetings – die Ermüdung der Mitarbeiter sogar noch verschlimmern.
Die im Januar 2021 durchgeführte Befragung von mehr als 2.400 Arbeitnehmern zum Thema „Hybrid Work“ ergab, dass Mitarbeiter, die jetzt mehr Zeit in Meetings verbringen, 1,24-mal häufiger das Gefühl haben, von ihrer Arbeit emotional ausgelaugt zu sein. Insgesamt kann die Ermüdung, die durch die Verlagerung von Arbeitsabläufen aus dem Büro in entfernte Arbeitsumgebungen hervorgerufen wird, die Leistung um 33 % verringern – und die Wahrscheinlichkeit, dass diese Mitarbeiter bei ihrem Arbeitgeber bleiben, ist sogar um 54 % geringer.
Was bei der Planung eines digitalen Arbeitsplatzes zu beachten ist
Erstens: Vergessen Sie das physische Büro, sagt Tay, der nicht davon überzeugt ist, dass das physische Büro in vielen Unternehmen eine Zukunft haben wird. (Und in vielen anderen wird es wahrscheinlich eine geringere Rolle spielen.)
Er rät IT-Organisationen, sich für Technologien zu entscheiden, die flexibel und einfach zu integrieren sind, damit Unternehmen Prozesse und Tools flexibler und einfacher orchestrieren können – und Updates und andere Wartungsarbeiten mit geringen oder gar keinen Auswirkungen auf die Benutzer verwalten können.
Auch die Benutzerfreundlichkeit ist wichtig. Der Mitarbeiter sollte an erster Stelle stehen, und IT-Abteilungen und Unternehmen müssen berücksichtigen, wie Mitarbeiter arbeiten, sich verhalten und Technologien nutzen, um produktiv zu sein. Neben der Benutzererfahrung kann die Suche nach Möglichkeiten zur Automatisierung von Arbeit durch RPA dazu führen, dass sich Mitarbeiter auf höherwertige, lohnendere Arbeit konzentrieren. Denken Sie daran, dass die Automatisierung als eine Möglichkeit gesehen werden könnte, Arbeitsplätze zu streichen (auch wenn die Daten nicht so schlimm sind), was der Moral schaden und die Mitarbeiterbindung gefährden kann.
Ein wesentliches Merkmal des digitalen Arbeitsplatzes ist laut Tay, dass er sich kontinuierlich verändern sollte – nicht nur in der Technologie, sondern auch in der Entwicklung von Fähigkeiten und Prozessen.
Francis zählte mehrere Aspekte des digitalen Arbeitsplatzes auf, die IDC für wesentlich hält:
- Eine effiziente, skalierbare und anpassungsfähige „digitale Belegschaft“ (gemeint sind Chatbots, andere Softwareroboter und RPA-Software), die zur Automatisierung und Ergänzung einer Vielzahl von Arbeitstätigkeiten eingesetzt werden kann.
- Eine intelligente, föderierte Arbeitsumgebung, die den Kontextwechsel minimiert, indem sie intelligent und proaktiv die für wichtige Aufgaben erforderlichen Ressourcen bereitstellt.
- Sichere Konnektivität zu Menschen, nicht-menschlichen digitalen Mitarbeitern und Unternehmensressourcen – jederzeit, überall und von jedem Gerätetyp aus.
- Kollaborative Tools, die einen dialogorientierten Arbeitsplatz ermöglichen (einschließlich Menschen und nicht-menschliche digitale Mitarbeiter sowie Geschäftspartner, Kunden und andere Stakeholder).
- Starke Sicherheit und Governance, die die Produktivität nicht behindern und das Erlebnis nicht schmälern.
- Personal- und Verwaltungslösungen, die selbsterklärend, selbstbewusst und selbstbedienbar sind.
- Intelligente, agile und adaptive Lernsysteme, die neue Fähigkeiten und kontinuierliches Lernen ermöglichen.
- Integrierte Arbeitsplatzerkennungssysteme, die die Erfahrung der Mitarbeiter optimieren und personalisieren und die Produktivität, Sicherheit und den Schutz verbessern.
- Knowledge Insights, die Experten abteilungs- und geschäftsprozessübergreifend mit relevanten Inhalten verbinden.
*Mit jahrelanger Erfahrung in der Berichterstattung über Technologie und Business im IT-Channel berichtet Samira Sarraf nun für Computerworld Australia über alle Aspekte der Unternehmens-ICT.
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