6 Tipps gegen Videokonferenzpannen

Verzerrter Ton, eingefrorene Bilder, mangelnde Höflichkeit der Gesprächspartner oder schlichte Unorganisiertheit. Mit der richtigen Vorbereitung und Technik lassen sich viele Probleme im Vorfeld lösen. [...]

Erfolgreiche Kommunikation ist gerade für hybride Teams das A&O. Doch oft genug verlaufen virtuelle Konferenzen nicht immer reibungslos: Wie eine Umfrage von Owl Labs zeigt, haben 70 Prozent der Deutschen, die geschäftlich an Videokonferenzen teilnehmen, schon einmal Missverständnisse bei Videokonferenzen erlebt, zum Beispiel in Bezug auf konkrete Aufgabenstellungen oder Arbeitsanweisungen, aber auch auf Ironie oder Scherze. Missverständnisse aber auch klassische Konferenzpannen lassen sich durch diese sechs Tipps umgehen:

1. Instabile Internetverbindung

Technische Probleme wie instabiles Internet sind laut der Umfrage die häufigste Störquelle für Videomeetings, daher sollten Sie diese schleunigst beheben. Rechner und Router sollten bei WLAN-Nutzung im Home-Office an einer dafür geeigneten Stelle platziert werden. Für regelmäßige Videokonferenzen mit vielen Teilnehmenden im Home-Office kann zudem eine höhere Bandbreite erforderlich sein, als für den privaten Gebrauch.

Unternehmen sollten daher einen monatlichen Zuschuss für Arbeitnehmende in Betracht ziehen, um Kosten für High-Speed-Internet oder, falls nötig, einen WLAN-Verstärker zu decken. Davon profitieren am Ende beide Seiten.

2. Unorganisierte Meetings

Nichts ist zeitraubender im stressigen Arbeitsalltag als eine planlose Zusammenkunft. Meetings sollten grundsätzlich nur dann stattfinden, wenn alle Teilnehmenden aktiv zu dem Gespräch beitragen können und auch wissen, welche Punkte besprochen werden sollen.

Nur so kann sich jeder entsprechend darauf vorbereiten. Eine Agenda oder ein wiederkehrender Gesprächsleitfaden sind hierfür unerlässlich. Zudem sollte im Vorfeld für jede Videokonferenz eine Moderatorin oder ein Moderator bestimmt werden.

Zu dessen Aufgaben gehört einerseits die Bedienung der Technik, das Freischalten weiterer Personen, aber auch das Umschalten der Bildschirminhalte, wenn eine Präsentation gezeigt werden soll. Entsprechend gut sollte sich die Person mit der eingesetzten Technik auskennen.

Die zweite wichtige Aufgabe der Moderatorenn ist die Führung des Gesprächs. Die Person kann dann das Wort an bestimmte Teilnehmende richten und aktive Gesprächspausen einräumen, damit andere die Möglichkeit haben, etwas beizutragen.

3. Gegenseitiges Reinreden

Die Höflichkeit aller Teilnehmenden, egal ob Kunden, CEOs oder Praktikant, trägt maßgebend zum gegenseitigen Verständnis bei, denn auch die Moderatoren einer Konferenz können nicht alles richten und im Blick behalten. Damit sich alle Teilnehmenden gut verstehen, ist die gleiche Etikette wie bei persönlichen Zusammenkünften wichtig.

Höflich bleiben, das Gegenüber ausreden lassen, aber seinen Gesprächswunsch dem Moderierenden gegenüber anzeigen. Denn wenn alle durcheinanderreden, versteht sich am Ende niemand. Im Gegenteil, insbesondere auf jüngere Menschen wirkt dies sogar eher abschreckend: In der Befragung von Owl Labs gaben fast die Hälfte der 18 bis 24-jährigen an, dass sie in Videokonferenzen oftmals zögern, sich überhaupt zu Wort zu melden, aus Angst, andere zu unterbrechen. In jedem Fall empfiehlt sich gegen Ende eines jeden Meetings, Raum für Fragen oder zusätzliche Punkte zu lassen und das Wort dafür aktiv an Einzelne zu richten.

4. Schlechte Raumakustik

Im professionellen Meeting-Raum ist darauf zu achten, dass Wände, Türen und Fenster schallisoliert sind. Denn eine ruhige Umgebung ist für einwandfreie Verständigung immer noch die beste Basis. Als Bodenbelag vorzugsweise Teppiche nutzen, da diese Echos vermindern und Geräusche besser absorbieren. Zu einer guten Akustik tragen auch schallabsorbierenden Raumelementen bei.

Profi-Technik umfasst zusätzlich auch Funktionen zur Unterdrückung von Echos und Hintergrundgeräuschen. Im Home-Office ist das natürlich nicht ganz so leicht umzusetzen. Hier sollten sich die Mitarbeitenden zumindest in den ruhigsten Teil von Haus und Wohnung zurückziehen und wenn möglich die Tür hinter sich schließen.

5. Mangelhafte Kameratechnik

Mimik und Gestik sind für eine erfolgreiche Gesprächsgrundlage nicht zu unterschätzen. Für fast ein Viertel (24 Prozent) der Befragten aus der Umfrage ist die eingeschränkte Sichtbarkeit von Körpersprache ein Grund für Missverständnisse in Videokonferenzen. Diese kann insbesondere bei räumlich verteilten Teams helfen, Vertrauen und Nähe zu schaffen und das Gemeinschaftsgefühl zu stärken.

Hierfür lohnt es sich, Mitarbeitende im Home-Office mit hochauflösenden und gut funktionierenden Kameras auszustatten. Die einfachen Frontalkameras der Geräte fangen häufig einen zu kleinen Bildausschnitt ein.

Viele Unternehmen setzen zudem immer noch große Frontalbildschirme und -kameras in Konferenzräumen ein, bei denen Teilnehmende je nach Sitzplatz die Köpfe wie zu einer Schultafel drehen müssen, um am Sitznachbar vorbei gesehen und gehört zu werden. Für hybride Büros eignen sich 360-Grad-Kameras besser, die alle Teilnehmenden und die jeweils aktive sprechende Person optimal präsentieren.

6. Unprofessionelle Hintergründe

Hintergründe, egal ob echt oder virtuell, können ein Störfaktor in Videomeetings sein. In der Ruhe liegt hier die Kraft: In einem Konferenzraum ist es ratsam, zu vermeiden, dass andere Personen oft durch das Bild laufen, da dies schnell ablenkt. Im Home-Office spricht nichts dagegen, einen automatischen Hintergrund zu verwenden – auch, wenn diese Technik gelegentlich etwas unzuverlässig arbeitet.

Besser als automatische Hintergrundbilder sind jedoch Paravents oder mobile Stellwände in neutralen Farben. An den Kosten für die Anschaffung könnten sich die Arbeitgebenden beteiligen, wenn absehbar ist, dass die Mitarbeitenden auch weiterhin viele Konferenzen in den eigenen vier Wänden abhalten werden.

Es ist wichtig, ihnen dabei zu helfen, im Home-Office ihre Privatsphäre zu schützen. Zudem wirken einheitliche Stellwände, auf die Sie gegebenenfalls das Firmenlogo drucken können, deutlich professioneller als der Blick in das Schlafzimmer eines Mitarbeitenden, so aufgräumt es auch sein mag. Idealerweise sollten Trennwände jedoch platzsparend sein und sich schnell wieder zerlegen lassen.

Eine wichtige Rolle spielt zudem die Beleuchtung. Gegenlicht und direkte Sonneneinstrahlung lassen das Bild in der Regel verblassen, oder die Teilnehmenden wirken zu dunkel, um sie gut zu erkennen. Auch Licht von der Seite erweist sich als ungünstig und wenig vorteilhaft.

Zusammengefasst lässt sich sagen: So bedeutsam Beleuchtung, Sitzordnung, die Gesprächsetikette und das eigene Benehmen in einer Videokonferenz auch sind, die Basis bildet nach wie vor die Technik. Die Investition in professionelle Systeme bleibt also auf jeden Fall eine sinnvolle Ausgabe. (hk)

*Frank Weishaupt ist CEO von Owl Labs, dem Entwickler der Konferenzkamera Meeting Owl. Weishaupt war zuvor als SVP of Sales bei CarGurus tätig. Bevor er zu CarGurus kam, war Weishaupt Chief Operating Officer bei Jumptap. Außerdem war er in leitenden Positionen bei Yahoo! und Criteo tätig.