Von der Druckerei zum Hochsicherheitsunternehmen

Die Österreichische Staatsdruckerei setzt höchste Standards bei ID-Dokumenten und vertraut bei der Personalarbeit auf Sage DPW. [...]

Mit der Privatisierung im Jahr 2000 und dem gleichzeitig steigenden Bedarf an Dokumentensicherheit begann der Wandel der Österreichischen
Staatsdruckerei in ein Unternehmen für Hochsicherheitstechnologie, das
Lösungen aus einer Hand bietet. Das erforderte zusätzliche Mitarbeiter mit einer Vielfalt von neuen Skills und daher fiel die Entscheidung, Sage DPW in der Personalverwaltung einzuführen. Denn die kleine Abteilung mit zwei Vollzeitangestellten und einer Teilzeitkraft verwaltet knapp 200 Mitarbeiter und kümmert sich dabei um die ganze Palette von Strategie, Recruiting, Lohnverrechnung, Personalentwicklung bis zum Controlling.

Eine HR-Lösung für vielfältige Anforderungen

In einem ersten Schritt startete man mit den Modulen Lohn, Darlehen und Dienstreise. Vier Jahre später übernahm Renate Frühwirth die Leitung von HR, mit einem bemerkenswerten Einstieg, wie sie erzählt: „Ich kannte Sage DPW von meiner früheren Firma und in der Stellenausschreibung stand, DPW Kenntnisse seien von Vorteil. Die Staatsdruckerei habe ich auch aufgrund der Lösung DPW gewählt, das war für mich die Kirsche auf der Torte.“ Die überzeugte und erfahrene Anwenderin machte gleich Nägel mit Köpfen und führte als nächstes die Zeiterfassung ein, die aus ihrer Sicht richtigen Mehrwert bringt.

Während früher die Arbeiter hauptsächlich aus dem Druckereigewerbe
kamen, sind nun die Profile der Mitarbeiter äußerst vielfältig: von Produktionshelfern über Facharbeiter, Kalkulanten, Projektleiter, IT-Experten, Verwaltungsangestellten bis zur Geschäftsführung. Alle arbeiten daran, dass ihre Kunden wie Ministerien und Behörden maßgeschneiderte Drucklösungen erhalten. Dazu gehört die Integration von Barcodes, Magnetstreifen oder elektronischen Chips um Fälschungen zu vermeiden; genauso wichtig ist der professionelle Umgang mit sensiblen personenbezogenen Daten im Produktionsprozess. „Wir brauchen eine verlässliche Personal-Software, die alles abbilden und abrechnen kann: Arbeiter, Angestellte, Schichtbetrieb, verschiedene Zeitperioden oder Dienstreisen. Bei Sage DPW schätze ich genau diese Vielseitigkeit“, zählt Frühwirth die Anforderungen auf.

Agile Organisation braucht agile HR-Software

Regelmäßig informiert sich die Personalabteilung, welche neuen Entwicklungen es bei Sage DPW gibt und was zu den Anforderungen der
Staatsdruckerei passt. So wurde vor kurzem das Modul Zeit-Web in Betrieb genommen, denn man hatte beschlossen – ähnlich wie in der Software-Entwicklung – einen agilen Arbeitsstil einzuführen. Während bis dato Führungskräfte den Mitarbeitern in der Produktion Aufgaben zugewiesen haben, werden jetzt die anstehenden Tasks aufgelistet und jeder „fischt“ sich seine Tätigkeit heraus, je nach Zeit und Kompetenz. „Agile Personalführung heißt, ich vertraue dem Mitarbeiter, dass er sich selbst organisiert. HR passt sich natürlich daran an und weil ich Zeit-Web bereits kannte, habe ich es dafür eingeführt. Damit können unsere Mitarbeiter die geleisteten Arbeitsstunden einfach online erfassen“, berichtet Frühwirth. Auf diese Weise kann die Änderung in Richtung agiler Organisation perfekt unterstützt werden.

Generell schätzt die Personalabteilung die Web-Funktionen von Sage
DPW als schöne Ergänzung zum Client. So können Führungskräfte in die
Kommunikation eingebunden werden und damit läuft die Genehmigung
von Abwesenheitsanträgen viel schneller. „Bei den Web-Funktionen hat
sich jemand überlegt, wie man das im Alltag praktisch einsetzen kann. Das gefällt mir, auch weil die Eigenverantwortung der Mitarbeiter unterstützt wird“, so Frühwirth.

Vorausdenken und umsetzen

Die HR-Kennzahlen aus dem Modul Report sind ein wichtiges Werkzeug, weil damit die Personalarbeit dokumentiert ist und künftige Maßnahmen
abgeleitet werden können. Einmal jährlich werden mit dem HR-Report
Führungskräfte und Mitarbeiter über verschiedenste Kennzahlen wie Verteilung von Geschlechtern, Voll- und Teilzeit oder Fluktuation informiert. In naher Zukunft möchte Renate Frühwirth das Personal-Controlling einführen und dabei ist es ihr wichtig, Zahlen so aufzubereiten, dass Führungskräfte daraus Aktionen ableiten.

Effizient zu arbeiten gilt besonders in der Personalabteilung, nur so kann das kleine Team alle Aufgaben managen. So schätzt man die automatischen Updates von Sage über die Wartungsverträge, sodass die Lösung immer gesetzeskonform ist. Dazu Frühwirth: „Gut finde ich auch die Sommer-Workshops. Meine Mitarbeiterinnen lernen, was sich ändert und gleichzeitig wird gezeigt, wie das konkret umzusetzen ist. So unterstützt uns Sage effizient im Alltag.“