Die Pflicht ist erfüllt – jetzt muss die Kür folgen

Die vielen Insellösungen in der Kommunikation, die zu Beginn von Corona eingeführt wurden, werden jetzt in neue Konzepte überführt. [...]

Homeoffice oder doch Büro? Flurfunk oder Chat? Videokonferenz oder doch wieder ein Meeting vor Ort? Seit einigen Monaten schon haben die meisten Büroarbeiter die Wahl, wo sie ihren Arbeitstag verbringen, und nach einer mehr als zweijährigen „erzwungenen“ Pilotphase fällt sowohl Arbeitnehmern als auch vielen Arbeitgebern die Entscheidung gar nicht so leicht: Denn in dieser Zeit haben sich einige Kommunikationsformen in den Unternehmen etabliert, die es zwar früher auch schon gab, die aber vor Corona kaum genutzt wurden.

Videokonferenzen und Chats gehören zweifellos dazu, aber auch das gemeinsame Arbeiten an Dokumenten und Präsentationen, Stichwort Collaboration. Eine Rückkehr ins Büro ist also nicht zwingend nötig.

Viele Unternehmen begrüßen die neue Flexibilität und sehen einige Vorteile im hybriden Arbeiten: Laut einer Studie von Frost & Sullivan glaubt beispielsweise die deutliche Mehrheit der Firmen, dass sich ­hybrides Arbeiten sowohl auf die Produktivität als auch auf die ­Unternehmenskultur positiv auswirkt.

Weltweit wollen zudem laut einer PwC-Studie derzeit nur elf Prozent auf hybrides Arbeiten verzichten. In Deutschland wollen nur fünf Prozent der Arbeitnehmer ausschließlich in Präsenz arbeiten. Andere Studien aber belegen das Gegenteil: Demnach glaubt die Mehrheit der Mitarbeiter, sie sei im Homeoffice produktiver. Aber nur knapp ein Viertel der Unternehmen hat eine positive Wirkung des Remote Work auf die Produk­tivität festgestellt.

Am Ende wird jedes Unternehmen selbst entscheiden, welche Arbeitsweise es seinen Mitarbeitern anbietet – im optimalen Fall geht es dabei auch auf die Bedürfnisse und Wünsche seiner Angestellten ein.

Die Veränderungen der Arbeitsweise in den vergangenen Jahren haben aber Auswirkungen auf einzelne Bereiche in den Unternehmen.

ITK-Abteilungen unter Druck

So ächzen beispielsweise viele Mitarbeiter in den ITK-Abteilungen, dass ihr Arbeitspensum deutlich mehr geworden ist. Die Herausforderungen seien im Zusammenhang des New Work um 49 Prozent gestiegen, so ein weiteres Ergebnis der „Frost & Sullivan“-Studie.

Entsprechend seien auch die Anzahl der Aufgaben und ebenso der Druck auf die Admins deutlich gestiegen. Weiterhin habe sich die Arbeitslast durch unzureichend funktionierende Software oder falsche Tools erhöht, geben weitere 31 Prozent der ­Befragten an. Allerdings dürften hier viele Probleme nach wie vor im Graubereich liegen und damit von den Abteilungen unerkannt bleiben.

Schatten-IT war schon lange vor Corona ein Problem und hat sich seither wahrscheinlich noch einmal verstärkt, das berichten auch viele Reseller in den Umfragen von Telecom Handel. Mehr als die Hälfte der Leser sieht dies als Gefahr für die Sicherheit in Unternehmen. Im Umkehrschluss ist dies aber auch eine Möglichkeit für den Channel, ihre Kunden darauf hinzuweisen – und auch ein guter Einstieg in ein umfassenderes Beratungsangebot.

In vielen Unternehmen wurde in den ersten Jahren Brandlöschung betrieben, um den Betrieb aufrechtzuerhalten. Nun sollten diese Insellösungen in ein einheitliches Konzept überführt werden. Dass die Unternehmen mehrheitlich dazu bereit sind, zeigt ein weiteres Ergebnis der Studie von Frost & Sullivan: Ganze 95 Prozent der Firmen geben an, sie wollen die im Zuge von Corona eingeführten Tools neu bewerten – und die ein oder andere Lösung könnte ersetzt werden.

Dabei stehen auch „Unified Communications and Collaboration“-Lösungen auf dem Prüfstand. Dies ist wiederum das Ergebnis einer YouGov-Studie. Knapp der Hälfte der Befragten in Deutschland (49 Prozent) steht am Arbeitsplatz eine geeignete Kommunikationslösung zur Verfügung – rund die Hälfte sieht bei diesem Thema also noch Nachholbedarf.

Mehr Funktionen gewünscht

Dabei beklagen 27 Prozent der Befragten fehlende Funktionen der Tools im Home­office, fast ebenso viele sehen im Büro noch Potenzial für Verbesserungen. Etwas mehr als ein Drittel (34 Prozent) wünscht sich ­darüber hinaus eine Lösung, die in beiden Welten gleich gut funktioniert.

Die ­Synchronisierung der Dienste ist demnach für viele ein Problem. Außerdem mangelt es in vielen Firmen auch an Schulungen: Häufig kennen die Mitarbeiter nur einen kleinen Teil der Funktionen, die eine Lösung bietet – und gerade im Collaboration-Bereich können die Systeme schnell zum Zeitfresser werden, wenn die Angestellten beispielsweise sehr lange nach Dokumenten suchen oder von Chats abgelenkt werden.

Auch hier können Systemhäuser ihren Kunden beratend zur Seite stehen.

Digitale Kommunikation bleibt

Am Ende haben zwei Jahre Corona die Unternehmen aber weltweit gelehrt, wie wichtig Digitalisierung ist – insbesondere in Krisenzeiten. Dies schlägt sich vor allem in der Art und Weise nieder, wie Mitarbeiter und Kunden miteinander kommunizieren. Eine Bitkom-Studie zeigt hier einen Vergleich über mehrere Jahre, also vor Corona (2018) bis heute.

Das Ergebnis: In 83 Prozent der befragten Unternehmen wird heute das Smartphone zur internen und externen Kommunikation genutzt. Im Jahr 2018 lag dieser Wert noch bei 51 Prozent. Wie schon zu erwarten gibt es bei Videokonferenzen eine deutliche Steigerung, von 48 Prozent auf 72 Prozent. Im Gegenzug ist das Versenden von Briefen nicht mehr zeitgemäß, dieser Kanal ging von 71 Prozent auf heute 48 Prozent zurück. Kein Wunder, wenn man bedenkt, dass die Mehrzahl der Mitarbeiter nur mehr unregelmäßig ins Büro kommt. 

*Waltraud Ritzer ist bei Telecom Handel für die Rubriken Business Solutions und Betrieb & Praxis verantwortlich. Ihre Schwerpunkte sind Telekommunikation, IT und E-Commerce. Die Bandbreite reicht dabei von modernen Kommunikationsplattformen wie Unified Communications und Collaboration (UCC) bis hin zu Lösungen aus der Cloud. Sie schreibt zudem für die Schwesterpublikationen Internet World Business sowie Com.