Effizienz bei Neueinstellungen – Onboarding mit KI-Technik

Neue Technologien wie Künstliche Intelligenz sollen den Arbeitsbeginn neuer Mitarbeiter optimieren. [...]

„Im Homeoffice fällt mangelnde Einarbeitung weniger auf“

com! professional: Herr Kling, wie sieht es derzeit beim Onboarding von neuen Mitarbeitern in den Unternehmen aus – gibt es Unterschiede je nach Unternehmensgröße?

Christoph Kling: Aus mittleren und kleinen Unternehmen berichten Mitarbeiter häufiger, dass sie bei der Einarbeitung alleingelassen werden, und von fehlender oder uneinheitlicher Dokumentation. Die Folge sind enttäuschte, demotivierte Mitarbeiter und Kündigungen, lange Einarbeitungszeiten, geringe Produktivität, vermeidbare Doppelarbeit und von vielen Fragen gestresste Mentoren.

com! professional: Woran liegt das?

Kling: Dafür gibt es viele Ursachen. Im Homeoffice fällt mangelnde Einarbeitung weniger auf und proaktive Hilfe wird erschwert. Lange Einarbeitungszeiten haben viele Gründe: Das Lernen und das Anwenden des Gelernten liegen oft auseinander, Inhalte werden vergessen. Schlechte Dokumentation liegt oft an fehlenden Anreizen. Und gestresste Mentoren sind eine Folge, wenn ein vorbereitetes Training ineffizient ist.

com! professional: Unternehmen investieren in Human-Capital-Management-Software (HCM), Digital-Learning-Plattformen und andere Trainings-Tools. Würden Sie sagen, dass all diese Investitionen umsonst sind?

Kling: Die meisten Werkzeuge stellen sicher, dass Prozesse etabliert und durchlaufen werden – zum Beispiel Onboarding-Checklisten und Trainingsprogramme. Das entlastet Kollegen und sorgt für eine Mindestqualität des Onboardings, ist also nicht umsonst.

Das Problem: Ineffiziente Prozesse werden dadurch nicht effizienter. Es bedarf völlig neuer He­rangehensweisen, um etwa eine personalisierte Employee-Experience zu schaffen, die den Mitarbeiter in den Mittelpunkt stellt. Diesen Ansatz verfolgen wir auch bei unserem KI-Mentor.

„Durch den Homeoffice-Boom werden mehr Dokumente, Nachrichten und Prozesse digital gespeichert – diese Daten bieten ein riesiges Potenzial für KI.“

com! professional: Gibt es eigentlich bestimmte Branchen, Sektoren oder Jobs, bei denen Sie den Einsatz Ihres KI-Mentors für besonders sinnvoll und wirksam erachten?

Kling: Es gibt nur wenige Bereiche wie die Software-Entwicklung, in denen spezialisierte Wissensmanagement-Tools sehr aktiv genutzt werden. Für alle anderen Bereiche bieten wir uns an. Gerade mittlere und kleine Unternehmen, die nicht Dutzende von Wissensmanagern beschäftigen und den Dokumentationsaufwand reduzieren wollen, können mit uns sofort Einarbeitung und Effizienz verbessern.

com! professional: KI-basierte virtuelle Assistenten und Machine Learning sind keine neuen Themen, doch im Bereich Onboarding ist die Verbreitung solcher Lösungen laut Gartner noch ziemlich gering. Woran liegt das Ihrer Meinung nach – und wie schätzen Sie die Implementierungschancen in den deutschen Unternehmen ein?

Kling: Im Onboarding-Bereich gab es Nachholbedarf, also wurden erst einmal bestehende Prozesse abgebildet – größter Nutzen bei geringstem Aufwand. KI benötigt außerdem viele Daten, die erst gesammelt werden müssen. Durch den Homeoffice-Boom werden mehr Dokumente, Nachrichten und Prozesse digital gespeichert – diese Daten bieten ein riesiges Potenzial für KI. Durch den damit steigenden Nutzen von KI-Lösungen erwarte ich hier starkes Wachstum.