Wie der öffentliche Sektor den IT-Fachkräftemangel ausgleichen kann

Der Fach- und Führungskräftemangel entwickelt sich zunehmend zum Problem für die Wirtschaft und Verwaltung in Österreich. Laut Prognosen des Industriewissenschaftlichen Instituts (IWI) fehlen in Österreich aktuell bis zu rund 28.000 IT-Fachkräfte. [...]

Gründe sind der demografische Wandel, ein in vielen Branchen verschärfter Wettbewerb sowie eine unzureichende Vergütung. Hinzu kommt eine beginnende Pensionierungswelle: Mit der Generation der Baby Boomer gehen den Unternehmen in den nächsten Jahren viele Mitarbeiter verloren – und mit ihnen wertvolles Wissen und Erfahrung.

Eine Lösung, mit der sich die Auswirkungen des Fachkräftemangels abfedern lässt, ist die Digitalisierung. Denn dadurch lassen sich Prozesse effizienter gestalten, Aufgaben schneller erledigen und fehlendes IT-Personal weitestgehend kompensieren. Zudem werden durch die Digitalisierung Arbeitsplätze in der öffentlichen Verwaltung attraktiver. Das wiederum hilft, neues Personal zu gewinnen und langfristig zu halten.

Im europäischen Vergleich ist die öffentliche Verwaltung in Österreich in Sachen Digitalisierung recht gut aufgestellt: Laut eGovernment Benchmark Report sind bereits neun von zehn Behördendienstleistungen digitalisiert. Mit einem eGovernment Maturity Score von 76 Prozent liegt Österreich über dem EU-Durchschnitt und vor vielen anderen Ländern – beispielsweise Frankreich (70 Prozent) oder Deutschland (63 Prozent). Dabei profitiert Österreich von der Zentralisierung aller wichtigen Verwaltungsaufgaben im Portal „BRZ PortalAustria“. Doch auch in den österreichischen Verwaltungen besteht noch Verbesserungspotenzial, wie etwa bei der Einbindung digitaler Gesundheitsdienstleistungen, die Website-Optimierung für Mobilgeräte oder die breite Nutzung der eID. 

Entlastung der Mitarbeiter durch digitale Prozesse und Automatisierung

Die Verschlankung der Verwaltungsprozesse im Zuge der zentralen Digitalisierung hat deutliche Verbesserungen für die Verwaltungsangestellten in Österreich gebracht. Neue digitale Tools und Lösungen erleichtern und automatisieren zeitaufwändige Arbeitsabläufe. Sie entlasten Mitarbeiter von repetitiven Aufgaben, die sich dadurch auf anspruchsvollere Tätigkeiten konzentrieren können. Eine digitale Arbeitsumgebung, neue Technologien, die auch mobiles Arbeiten ermöglichen, sowie digitale Lernangebote helfen den Behörden zudem, sich als attraktiver Arbeitgeber zu positionieren. In den Personalabteilungen beispielsweise führt die Digitalisierung zu effizienteren Bewerbermanagement- und Onboarding-Prozessen. Dadurch haben die HR-Verantwortlichen mehr Zeit für die strategische Planung und für die persönliche Betreuung der Beschäftigten.

Automatisierung mithilfe von Enterprise Service Management

Lösungen für das Enterprise Service Management (ESM), wie sie zum Beispiel Matrix42 anbietet, sorgen für eine intelligente Automatisierung sowie für eine Verbesserung der operativen Agilität, User Experience und Prozesseffizienz. Damit unterstützen sie Behörden dabei, sich digitaler aufzustellen und eine höhere Servicequalität anzubieten. Ihre IT-Abteilungen werden entlastet und die Mitarbeiterzufriedenheit steigt. Darüber hinaus tragen die Lösungen zur Kostensenkung bei und helfen, Compliance-Vorgaben einzuhalten.

Ein erheblicher Support-Aufwand entsteht in vielen Verwaltungseinrichtungen durch den Betrieb komplexer, gewachsener IT-Infrastrukturen. Die IT-Verantwortlichen können leicht den Überblick über die Assets und den aktuellen Bedarf verlieren. Das erschwert die Kostenplanung, denn die Genehmigungs-, Beschaffungs- und Implementierungsprozesse binden wertvolle Ressourcen. Mit einem zentralen Tool für die Verwaltung von IT- und Non-IT-Assets lässt sich das Incident- und das Problem-Management erheblich verbessern. Gleichzeitig automatisieren ESM-Lösungen die Softwarebeschaffung. Das sorgt für schnellere Reaktionszeiten, eine effizientere Ressourcennutzung sowie mehr Transparenz. Die Mitarbeiter sehen genau, wie viele und welche Softwarelizenzen ihre Einrichtung nutzt – und welche Lizenzen sich möglicherweise einsparen lassen. Auch im Helpdesk bringt die Automatisierung deutliche Verbesserungen. Dank Self-Service-Tools und intelligenter Chatbots können die Endanwender heute viele Probleme selbst lösen.

Einhaltung von Datenschutz und Sicherheitsanforderungen

Datenschutz und Sicherheit stehen bei der IT-Verwaltung im Mittelpunkt. Im öffentlichen Dienst haben diese Themen einen besonders hohen Stellenwert, da die Mitarbeiter hier täglich mit sensiblen, personenbezogenen Daten von hoher Relevanz zu tun haben. Wichtig sind hohe Standards, die das Vertrauen der Bürger beim Thema Datenschutz stärken. Öffentliche Einrichtungen sollten bei der Wahl ihrer Lösungen daher großen Wert auf die Themen Datensicherheit und Compliance legen und höchste Sicherheitsstandards einführen. Nur dann können sie den Schutz der Bürgerdaten sicherstellen und unberechtigte Zugriffe auf sensible Daten verhindern.

Integrierte, automatisierte Systeme optimieren die Arbeitsabläufe und erhöhen die Produktivität in der öffentlichen Verwaltung. Mithilfe von Apps und Vorlagen lassen sich diese Lösungen innerhalb weniger Tage implementieren, so dass die Beschäftigten praktisch ohne Verzögerung damit arbeiten können. Eine einheitliche Plattform sorgt dafür, dass alle Informationen und IT-Verwaltungsprozesse an einem Ort zentral gebündelt sind und sich nahtlos in bestehende Systeme und Tools integrieren lassen. 

Von der Digitalisierung im öffentlichen Sektor profitieren alle Beteiligten

Die Beschäftigten fordern heute flexible Arbeitsmodelle wie Mobile Work und Homeoffice. Sichere Lösungen für den Digital Workspace ermöglichen dabei eine optimale Nutzererfahrung – von überall und mit jedem Endgerät. Das erhöht die Zufriedenheit der Mitarbeiter und macht die Behörde für sie zum attraktiven Arbeitgeber.  Interne Abläufe lassen sich durch smarte Lösungen verschlanken und im besten Fall End-to-End automatisieren. Damit steigt die Produktivität der Mitarbeiter, was sich wiederum positiv auf den Arbeitgeber auswirkt: Durch optimierte Prozesse kann eine Behörde fehlende Fachkräfte besser kompensieren.

Von einer schnelleren Digitalisierung der öffentlichen Verwaltung profitieren auch die Bürger. Sie können mithilfe der App „Digitales Amt“ wichtige Angelegenheiten erledigen, ohne dafür eine Behörde aufsuchen zu müssen – zum Beispiel die Wohnsitzan- und -ummeldung oder die Beantragung von Geburtsurkunden und Reisepässen. Seit Dezember 2023 ist es zudem möglich, sich mit der neuen „ID Austria” digital auszuweisen. Dadurch kann das Amt Anfragen schneller bearbeiten und die Anzahl der Behördengänge verringern. Die Mitarbeiter im öffentlichen Dienst haben mehr Zeit, sich auf die komplexeren Anträge und Aufgaben zu konzentrieren. 

Der Fachkräftemangel im IT-Bereich für die Betreuung der digitalen Angebote wird für den öffentlichen Sektor dennoch eine Herausforderung bleiben. Die fortgeschrittene Digitalisierung vereinfacht die Prozesse aber bereits deutlich und kann fehlende Fachkräfte besser kompensieren. Damit profitieren von der Digitalisierung nicht nur die Bürger, sondern auch der öffentliche Dienst, dessen Beschäftigten im Arbeitsalltag entlastet werden. 

*Der Autor Fabrizio Vismara ist Area Vice President Alps Sales bei Matrix42.