Mediationsverfahren: Wie Change etwas gutes wird

Widerstand ist eine typische Reaktion auf Veränderung. Mediationsverfahren können dazu beitragen, Change mit positiver Bedeutung zu füllen. Lesen Sie, wie. [...]

„Früher war alles besser“. Wer kennt diesen Satz nicht?
Der Mensch ist ein Gewohnheitstier und fühlt sich unwohl, sobald Veränderungen auftreten – sei es privater oder beruflicher Natur.
Heute ist Veränderung jedoch ein steter Begleiter. Wir brauchen diese Veränderung auch, um uns weiterzuentwickeln und neue Wege zu gehen, die zuvor noch unentdeckt waren. Bereits Charles Darwin erkannte die Bedeutung von Veränderung: „It is not the strongest of the species that survives, nor the most intelligent; it is the one most adaptable to change.“ Und in der agilen Unternehmenswelt heißt das: Wer stehen bleibt, beginnt rückwärts zu gehen und gibt der Konkurrenz das Zepter in die Hand.

Der englische Begriff steht laut Gablers Wirtschaftslexikon für „laufende Anpassung von Unternehmensstrategien und -strukturen an veränderte Rahmenbedingungen“.
Allein die Tatsache, dass neue Jobprofile, zusätzliche Studiengänge und Weiterbildungen für Change Management geschaffen werden, zeigt die zunehmende Bedeutung dessen.

Jedoch sind nicht immer alle Mitarbeiter bereit, ohne zu zögern neue Wege mitzugehen. Sie wünschen sich den ursprünglichen Zustand beizubehalten, denn das Unbekannte macht Angst.
Rein evolutionstheoretisch sehr gut nachzuvollziehen. Warum die Höhle verlassen, wenn man nicht weiß, was draußen auf einen wartet?

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Projektmanagement – die Anzeichen des Scheiterns

An strategischen Wendepunkten ist das Buy-In der Mitarbeiter das A und O. Bleibt es aus, ist das Projekt in Gefahr. Typische Fehler von Führungskräften sind Foliensätze mit Transformationsbekenntnissen, ohne sie aktiv vorzuleben. Man verschanzt sich hinter neuen Buzzwords ohne zu verstehen was sie bedeuten. Oder es werden im Trend liegende Methoden und Techniken eingeführt, ohne zu hinterfragen ob diese zur eigenen Situation passen. Das schürt das Misstrauen der Mitarbeiter und treibt negative Reaktionen voran. Jetzt ist es Zeit, die Situation zu hinterfragen, bevor das Projekt zu scheitern droht. Achten Sie auf die Anzeichen:

• Ihre Kollegen streiten öfter und Diskussionen werden lauter? Konflikte entstehen oft aus unbefriedigten Bedürfnissen heraus und einem Mangel an Klarheit, Orientierung und Transparenz. Anstatt sich mit dem Wesentlichen auseinanderzusetzen und an einem Strang zu ziehen, gehen sich Kolleginnen und Kollegen nun gegenseitig an.
  
• Hören Sie öfter den Spruch: „Wir haben keine Probleme!“? Dann sollten Sie wachsam sein, denn das ist ein klassischer Fall von Verdrängung oder Verleugnung. Die Mitarbeiter möchten sich nicht mit dem neuen Sachverhalt auseinandersetzen, weil sie entweder davon ausgehen, dass „das“ schon vorbeigeht, wie alles davor auch. Oder weil sie ignorieren, dass sie eine aktive Rolle in dieser Veränderung spielen. Sie möchten keine Verantwortung übernehmen und halten sich lieber raus.
  
• Vor allem verdeckter Widerstand ist bedrohlich. Selten ist er eindeutig erkennbar und häufig ist er den ausübenden Personen selbst nicht bewusst. Oft wird er dadurch aber zu einem unkalkulierbaren Risiko für Transformationsprojekte. Werden Sie hellhörig, wenn bereits getroffene Entscheidungen immer wieder in Frage gestellt werden, angenommene Aufgaben zurückdelegiert und Verantwortungsbereiche von Ihnen eingeteilt werden müssen, weil sich niemand mehr freiwillig meldet. Proaktivität wird zum Fremdwort. Nebensächliches und Sonderfälle werden endlos diskutiert. Doch dort wo Kommunikation notwendig wäre, wird geschwiegen.

Man kann das Ruder aber dennoch rumreißen, bevor man gegen einen Eisberg fährt. Es bedarf nur des richtigen Werkzeugs.

Mediationsverfahren für den Change-Erfolg

„Wenn man als Werkzeug nur einen Hammer hat, sieht jedes Problem wie ein Nagel aus.“ Das sagte schon Paul Watzlawick. Mediationsverfahren spielen für den Erfolg von Change Management eine wichtige Rolle, vor allem, wenn wie oben beschrieben, bereits das Projekt zu scheitern droht. Mit den folgenden fünf Schritten führt Mediation zu einer langfristig positiven Lösung:

1. Informationsbeschaffung: Um ein umfassendes Bild der Situation zu bekommen und das Problem einzugrenzen und zu identifizieren, müssen Themen und Sichtweisen gesammelt werden.
   
2. Analyse: Die gesammelten Informationen werden analysiert und vertieft, um die Interessen, Bedürfnisse und Sorgen der Personen um das zugrunde liegende Problem im Kern zu erfassen.
   
3. Brainstorming: Mithilfe unterschiedlicher Kreativitätstechniken und lösungsorientierter Fragen werden verschiedene Lösungswege gesammelt und aufgezeigt.
   
4. Lösung: Es wird nun eine Option ausgewählt und detailliert ausgearbeitet. Alle Parteien werden in die Entscheidungsfindung miteinbezogen und übernehmen somit auch Verantwortung.
   
5. Kontrolle: Im letzten Schritt wird der Umsetzung überprüft und verschiedene Details können nachjustiert werden. Diese Phase öffnet die Tür zu einem nachhaltigen Dialog und Feedback. Neue Widerstände können so frühzeitig erkannt werden.

Grundlegend für alle fünf Schritte ist eine offene und transparente Kommunikation. Wer unklar kommuniziert, keine oder schwammige Begründungen liefert, darf sich nicht wundern, wenn die Mitarbeiter das Projekt nicht mehr aktiv unterstützen. Visionen, Ziele aber auch Herausforderungen im Verlauf müssen transparent sein, denn so verhindert man ein Auftreten von Verunsicherungen und Misstrauen.

Leitfaden für aufschlussreiche DEIB-Analysen

Veränderung richtig kommunizieren

Um Change-Management-Prozesse und Veränderungen an sich von Anfang an positiv zu gestalten, sollten Sie grundsätzlich die folgenden Hilfsmittel nutzen:

• Empathie: Seien Sie empathisch und versuchen Sie Emotionen, Bedürfnisse und Interessen Ihres Gegenübers zu verstehen. Probleme entstehen meist aufgrund unerfüllter Bedürfnisse. So führt eine Umstrukturierung beispielsweise zu Sorgen um dem Verlust von Status, Macht und Ansehen. Stellen Sie sicher, dass Sie die Anliegen der beteiligten Parteien erkennen und berücksichtigen, um sich deren Unterstützung zu sichern.
  
• Objektivität: Trennen Sie Fakten und Tatsachen von Annahmen und Interpretationen. In Veränderungsprozessen müssen viele Entscheidungen getroffen werden. Stellen Sie sicher, dass diese auf Fakten basieren, statt sich von Emotionen leiten zu lassen.
  
• Selbstreflexion: Stellen Sie sich die Frage, ob Sie eventuell selbst zu dem Problem beitragen? Nicht selten suchen wir die Schuld immer bei Anderen. Reflektieren Sie Ihr eigenes Verhalten, erkennen Sie Ihre Rolle und übernehmen Sie Verantwortung.
  
• Empowerment: Empowerment heißt Mitarbeiter aktiv in Projekte einzubinden und an Entscheidungen zu beteiligen. Dies steigert nicht nur die Motivation, sondern stärkt das selbstverantwortliche Lernen durch neue Erfahrungen und die Übernahme von Verantwortung.
  
• Metakommunikation: Reden Sie darüber, wie sie miteinander reden. Den Kommunikationsprozess zu reflektieren hilft den Gesprächspartner besser zu verstehen und wiederkehrende Muster zu erkennen. So können Sie die Kommunikation verbessern, Widerstände thematisieren und Konflikten vorbeugen.

Beachten Sie alle oben aufgeführten Prozessschritte, sollte dem Erfolg Ihres nächsten Change-Management-Projektes nichts im Weg stehen. Und droht doch einmal etwas zu scheitern, denken Sie daran: Es gibt für alles eine Lösung, hat man nur das richtige Werkzeug.

*Stefanie Krauss ist Inhaberin von Tech Mediation Krauss. Sie ist spezialisiert auf die Optimierung der Arbeits- und Kommunikationsprozesse in der IT. Mit einem Abschluss in Wirtschaftspsychologie und Change Management (M.Sc.) sowie jahrelanger Erfahrung in der Softwareentwicklung, spricht sie beide Sprachen – die der IT und Psychologie.