Europäischer EdTech-Pionier schafft den Spagat zwischen Wachstum und Stabilität mit der HR-Plattform von Workday [...]
Wenn ein schnell wachsendes EdTech-Unternehmen seine HR-Prozesse transformieren will, ist die Wahl der richtigen HR-Plattform entscheidend. Das 2016 in Wien gegründete Unternehmen GoStudent hat Workday Human Capital Management als neues HRIS implementiert, um seine ehrgeizige Expansion in 15 Märkten zu unterstützen. Zur GoStudent-Gruppe gehören auch die Marken Studienkreis, Seneca Learning und TUS Media.
„Wir brauchten eine Lösung, die unsere Ambitionen unterstützen kann“, sagt Paul Henriques, VP People bei GoStudent. Das Projekt stellte eine besondere Herausforderung dar: die Implementierung eines strukturierten HR-Systems in einem dynamischen Scale-up-Umfeld. „Wir mussten einen Weg finden, Struktur und Konsistenz einzuführen und gleichzeitig unsere Agilität zu bewahren.“
Von einfachen Werkzeugen zu komplexen Anforderungen
Der Weg von GoStudent zu Workday spiegelt die Weiterentwicklung des Unternehmens wider. Während die ursprüngliche HR-Plattform in der Anfangsphase ihren Zweck erfüllte, wurden ihre Grenzen mit der Expansion des Unternehmens deutlich. „Unsere vorherige Lösung war für grundlegende Anforderungen geeignet, aber mit zunehmender Größe benötigten wir anspruchsvollere Funktionen“, sagt Alena Bischof, Senior Manager People Solutions bei GoStudent.
Eine Bestandsaufnahme der HR-Technologielandschaft identifizierte mehrere verbesserungswürdige Bereiche. Die Genehmigungsworkflows waren zwar funktional, benötigten jedoch mehr Differenzierung, um komplexe Organisationsstrukturen abbilden zu können. Die Self-Service-Funktionen für Führungskräfte waren begrenzt, was für die Mitarbeitenden unnötigen Verwaltungsaufwand verursachte. Zudem boten die Reporting-Funktionen nicht die für strategische Entscheidungen erforderliche Analysetiefe, und eine Testumgebung fehlte.
Als besondere Herausforderung erwiesen sich die europaspezifischen Anforderungen. „Der Betrieb in mehreren europäischen Märkten erfordert eine sorgfältige Beachtung lokaler Vorschriften, insbesondere in den Bereichen Zeiterfassung und Abwesenheitsmanagement“, erklärt Bischof. „Wir suchten eine Lösung, die diese Komplexität bewältigen und gleichzeitig Konsistenz in unseren Betriebsabläufen gewährleisten kann.“
Klarer Business Case: Fünf Schlüsselanforderungen
GoStudent identifizierte fünf zentrale Bereiche, die die Entscheidung für eine neue HR-Plattform leiteten. An erster Stelle stand die Skalierbarkeit. „Als schnell wachsendes Scale-up brauchten wir eine Lösung, die mit uns mitwachsen kann“, erklärt Bischof.
Die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften in verschiedenen europäischen Ländern bildete die zweite Säule, insbesondere hinsichtlich Zeiterfassung und Abwesenheitsmanagement. Die dritte Anforderung betraf die Workflow-Komplexität. „Wir benötigten ausgereifte Genehmigungsketten – beispielsweise mussten Vergütungsmanager jede einzelne Vergütungstransaktion genehmigen“, erläutert Bischof.
Die Integration der Gehaltsabrechnung (Payroll) stellte die vierte Anforderung dar. „Ursprünglich erschien es uns logisch, die Gehaltsabrechnung und die HR-Kernfunktionen (Core HR) gleichzeitig zu implementieren. Nach unseren Erfahrungen würden wir jedoch eine sequentielle Vorgehensweise empfehlen – erst Core HR, dann Payroll“, rät Bischof.
Der fünfte Treiber konzentrierte sich auf die Modernisierung der Infrastruktur. „Unser Ziel war es, manuelle Workarounds zu reduzieren und unseren HR-Mitarbeitenden mehr Möglichkeiten zu geben, über administrative Aufgaben hinaus Mehrwert zu schaffen“, sagt Bischof. Dazu gehörten die Fähigkeit, Programmierschnittstellen (APIs) zu erstellen, ordnungsgemäße Prüfpfade zu gewährleisten und die Datengenauigkeit zu erhalten.
Wenn Planung auf Realität trifft: Die Implementierungsphase
Während des Auswahlprozesses wurden neben Workday mehrere große HR-Plattformen evaluiert. Der Business Case konzentrierte sich auf die Verbesserung der Produktivität und die Reduzierung von Fehlern in kritischen HR-Funktionen bei gleichzeitiger Steigerung des Engagements der Mitarbeitenden durch Self-Service-Funktionen. Die Workday-Plattform überzeugte durch ihre Fähigkeit, Mitarbeiterdaten für Echtzeit-Kennzahlen und fundierte Entscheidungen zu zentralisieren. „Die Plattform ermöglicht uns, durch integrierte Reporting-Tools bessere strategische Personalentscheidungen zu treffen“, erklärt Henriques. Nicht zuletzt beeinflussten auch positive Erfahrungen mit Workday aus früheren Unternehmen die Entscheidung.
Das schnelle Wachstum des Unternehmens stellte jedoch eine erhebliche Implementierungsherausforderung dar: das Fehlen dokumentierter HR-Prozesse. „Als Scale-up hatten wir keine etablierten Strukturen wie eine Job-Architektur“, erklärt Bischof. „Diese Grundlagen sind notwendig, um Workday richtig zu konfigurieren. Daher mussten wir für die Einführung einige Strukturen von Grund auf neu aufbauen.“
Wichtigste Erkenntnisse aus dem Projekt
Aus der Implementierung ergaben sich mehrere zentrale Lektionen. Die Ressourcenzuteilung erwies sich als besonders herausfordernd. „Wir hatten nur eine Person, die sowohl für die Umsetzung als auch für die Prüfung zuständig war“, erklärt Henriques. „Idealerweise benötigt man separate Teams für Konfiguration und Validierung.“
Das Timing erwies sich als weiterer kritischer Faktor. Der Go-live fiel mit einer wichtigen Geschäftsphase zusammen, was die Wirkung der Schulungs- und Kommunikationsmaßnahmen abschwächte. „Die Führungskräfte konzentrierten sich darauf, ihre Ziele zu erreichen, statt das neue System zu erlernen“, erinnert sich Henriques. „Wir erhielten weiterhin Google Sheets, anstatt eine Nutzung der Self-Service-Funktionen durch die Mitarbeitenden zu sehen.“
Die Einbindung von Fachexperten erwies sich als unverzichtbar, insbesondere bei komplexen Anforderungen. „Man muss die Details verstehen“, betont Bischof. „Bei Abwesenheitsplänen reicht es beispielsweise nicht aus, die Anzahl der Urlaubstage zu kennen – man muss wissen, ob sie im Voraus gewährt werden, ob sie monatlich anfallen und wie sie mit lokalen Vorschriften übereinstimmen.“
Aufbauen auf einem soliden Fundament
Trotz dieser internen Herausforderungen ist das Team positiv gestimmt. „Das Beste war die volle Unterstützung unseres großartigen Teams, bei dem alle einsprangen, wenn sie gebraucht wurden“, resümiert Bischof. Das Hauptproblem – begrenzte Ressourcen – lieferte wertvolle Erkenntnisse für zukünftige Projekte.
Mit Blick auf die Zukunft optimiert GoStudent weiterhin seine HR-Prozesse. „Die Verfeinerung von HR-Prozessen und der Aufbau von Strukturen führen letztendlich zu mehr Effizienz“, schließt Henriques. „Es ist viel Arbeit, aber diese Grundlagen zu schaffen und gleichzeitig unsere Agilität zu bewahren, positioniert uns gut für weiteres Wachstum.“
Weitere Information über die Workday-Software für Personalmanagement und Kundenreferenzen finden Sie hier
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