Digitale HR-Pioniere: A1 Group HR immer einen Schritt voraus

In einer Welt, in der die Digitalisierung in allen Branchen unaufhaltsam voranschreitet, steht die HR-Branche vor einer Revolution. Die A1 Group, der führende Telekommunikationsanbieter in Zentral- und Osteuropa und Teil von América Móvil, hat diesen Wandel nicht nur angenommen, sondern gestaltet ihn aktiv mit. [...]

Mit rund 29 Millionen Kunden in sieben Kernmärkten und einer starken Präsenz in der digitalen Transformation hat sich das Unternehmen auf eine beeindruckende Reise zur Digitalisierung von HR-Prozessen und zur Schaffung einer zukunftsorientierten Arbeitskultur begeben.

Die Strategische Vision bei A1: Human@Center

Die HR-Strategie der A1 Group für die rund 18.000 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter konzentriert sich darauf eine mitarbeiterzentrierte Erfahrung in einer leistungsstarken Organisation zu schaffen. Für das technologiegetriebene Unternehmen ist das Verständnis und die Förderung der Skills der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter essenziell für die Weiterentwicklung des Unternehmens.  „Lernen ist in der DNA unseres Unternehmens fest verankert, ebenso wie ESG“, erklärt Eva Zehetner, Director Group HR bei A1. „Wir wollen ein nachhaltiger und moderner Arbeitgeber sein, wobei zum einen Diversity gelebt wird, und zum anderen Arbeitsmittel zur Verfügung gestellt werden, die den Anforderungen unserer Kolleginnen und Kollegen entsprechen.“

Komplexe Ausgangssituation mit mehreren HR-Systemen

Aufgrund der Größe des Unternehmens ist eine gemeinsame unternehmensweite Datenbasis unumgänglich. Unterschiedliche Prozesse, Systeme und Datenquellen in den verschiedenen Ländern erschwerten die gruppenweite HR-Arbeit. Ein wichtiges Ziel war daher die Harmonisierung im HR: „Wir wollen im Personalbereich einheitlich arbeiten, soweit es Sinn macht. Natürlich ist das nicht überall möglich. Aber es gibt in sieben Ländern, die sich doch sehr ähnlich sind und vor sehr ähnlichen Herausforderungen stehen, viele Dinge, die man gemeinsam abwickeln kann“, so Zehetner. Anforderungen an das HR-IT-Projekt der A1 Group waren daher:

• Ein einheitliches, modernes und benutzerfreundliches HR-System mit Mobile Access und Self-Service einzuführen
• Durchgängige, länderübergreifende Prozesse nach internationalen Standards zu schaffen
• Stammdatenmanagement, Compensation, Learning, Recruiting sowie Skill- und Talentmanagement zu integrieren
• Das gruppenweite HR-Reporting zu optimieren
• Stringenten IT Security und SOX Anforderungen zu entsprechen

Go-Live mit Workday innerhalb eines Jahres

Der Implementierungsprozess von Workday folgte einer strukturierten Methodologie, die von der Projektvorbereitung über das Design und Prototyping bis hin zum Testing und der finalen Einführung reichte.

Der Ansatz war global und standardisiert, mit einem ehrgeizigen Ziel: ein „Geographischer Big Bang mit Full-Suite“. Dies bedeutet, die hochintegrierte Workday-Lösung wurde gleichzeitig in allen Units und Ländern ausgerollt, mit der Verpflichtung, den gesamten Funktionsumfang zu nutzen.

HR-Prozesse mit Workday mobil, integriert und global

Ein zentrales Element der Workday-Nutzung ist der mobile Zugang für alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, automatisiertes Schnittstellenmanagement im Hintergrund und Single Sign-on. Die Funktionalitäten von Workday sind in nahezu allen Sprachen des Konzerns verfügbar und die Benutzeroberfläche ist sehr einfach zu bedienen. Das fördert die Akzeptanz und Nutzung im gesamten Unternehmen und ermöglicht Einheitlichkeit. „Wir haben eine Cloud-Lösung gekauft. Das heißt, wir können nicht viel am System ändern. Das war auch einer der Gründe, warum wir uns für Workday als Anbieter entschieden haben, denn wir wollten dieses hohe Maß an IT-Customizing vermeiden. Dieser Weg bedeutete ein Umdenken und Überzeugungsarbeit bei der Implementierung“, so Köhler. „Heute sind wir stolz darauf, Workday als Single Source of Truth für HR-Prozesse und Daten etabliert und unser Reporting entscheidend verbessert zu haben.“

A1 Erfolgsfaktoren: Kultur und Vertrauen

Aus Sicht von A1 war die Kombination aus strategischer Weitsicht, methodischer Disziplin, kultureller Sensibilität und unermüdlichem Engagement ausschlaggebend für den Erfolg.

Eva Zehetner, Director Group HR bei A1

Das gesamte Projektteam bestand aus rund 70 Personen, inklusive Tester. Entscheidend für einen zeitgerechten Go-Live war die Abkehr von Perfektionismus, und das Vertrauen auf eine geschulte und verfügbare Support-Organisation im Hintergrund. Gleiches gilt für die frühzeitige Einbindung von Datenschutz und IT-Sicherheit.  Ein wesentlicher Erfolgsfaktor war auch die Unterstützung durch das Top-Management.

Ein Blick in die Zukunft

Die Reise der digitalen HR-Transformation bei der A1 Group ist noch nicht zu Ende. Nach dem erfolgreichen Rollout der Module Core HR und Compensation sowie einer Erweiterung mit den Modulen Recruiting, Talent & Learning plant das Unternehmen bereits die nächsten Schritte. Mit der Erweiterung um Absence und Travel Module in den folgenden Jahren zeigt A1, dass kontinuierliche Verbesserung und Anpassung an neue technologische Möglichkeiten im Mittelpunkt der HR-Strategie stehen.

Navigationshilfen und Empfehlungen für eine HR-Transformation

Sowohl Karin Köhler als auch Eva Zehetner können basierend auf ihren Erfahrungen wertvolle Empfehlungen an HR-Teams geben:

• Frühe Prozessharmonisierung: Idealerweise bereits vor Projektbeginn, da dies ein detaillierteres Scoping der Module ermöglicht. .
• Hybrides Meeting-Setup: Insbesondere bei der globalen Prozessdefinition ist die persönliche Interaktion von unschätzbarem Wert.
• Realistische Planung von Ressourcen
•  Ein Train-The Trainer-Konzept sowie selbst erstellte Workday Video Nuggets für unsere End user hat zeitgerechte Schulung aller User ermöglicht
• Straffes Testing: Erst hier lernen die User wirklich das System kennen und es besteht noch die Möglichkeit, Korrekturen vorzunehmen.
• Daten-Freeze: Den Zeitraum des Eingabestopps vor dem Go-Live so kurz wie möglich halten, um die Nacharbeit zu minimieren.
• Stabilisierung vor neuen Funktionalitäten: Ein solides Fundament schaffen und Zeit für Verbesserungen lassen, bevor neue Features hinzugefügt werden.

Die Einführung von Workday hat nicht nur die HR-Prozesse der A1 Group verändert. Sie hat auch einen Kulturwandel eingeleitet, der weit über die ursprünglichen Erwartungen hinausgeht. Das Fazit der beiden HR-Verantwortlichen der A1 Group: „Es war zwar anstrengend,  hat aber auch sehr viel Spaß gemacht. Wir wünschen allen, die sich auf eine ähnliche aufregende Reise begeben, alles Gute und viel Erfolg.

Weitere Information über die Workday-Software für Personalmanagement und Kundenreferenzen finden Sie hier.